Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Журнал обліку використання відпусток

Наказ про затвердження Положення про відпустки

Положення про відпустки

Положення про оплату праці

Положення про преміювання

Положення про табельний облік

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Це другий урок першого модуля, де ми розглядаємо кадрові документи. Сьогодні наш урок називається так: «Положення замість колективного договору». Тут я маю вам нагадати, на чому ми закінчили попередній наш урок. На підприємстві може бути колективний договір. Якщо його немає або немає його у ФОП-роботодавця, то мають бути його замінники. Замінниками якраз і слугують положення, тобто положення замість колективного договору. Тож давайте розглядати.

Фіксуємо для себе правило, що у нас має бути або колективний договір, а у разі його відсутності – відповідні положення. Що це за положення? Залежно від того, наскільки у вас велике підприємство, залежно від того, які гарантії ви надаєте своїм працівникам. Це може бути положення про оплату праці, положення про преміювання, положення про надання відпусток, положення про надання матеріальної допомоги на оздоровлення, положення про облік робочого часу, у тому числі проведення табеля. Або це останнє положення може мати назву «положення про табельний облік». Таке також зустрічається, також цілком допустимо застосовувати таку назву.

Але я хочу одразу відзначити, що базово у вас як мінімум має бути положення про оплату праці, положення про надання відпусток і положення про облік робочого часу. Це базові положення, без яких ви ніяк.

Якщо ви вводите систему преміювання, це дуже буде добре, якщо ви її висвітлите, можливо, навіть у якихось графіках, у якихось заохоченнях, схемах, яким чином працівник може заробляти більше для того або після того як він виконає ті чи інші завдання, і відповідно йому буде виплачуватися премія, бонуси, назвіть це як завгодно. Але, щоб уникнути конфліктів з самими працівниками, щоб уникнути конфліктів з контролюючими органами, а це у нас і Держпраці, і податкова, краще розробити положення про преміювання. І тоді у вас не буде виникати запитань по цих спірних моментах.

Отже, стосовно положень, ми проговорили, а яким чином вони розробляються? Вони розробляються або кадровиками, або кадровик плюс бухгалтер може їх розроблювати, але ви маєте пам'ятати, що вони мають бути затверджені наказом. Ну, таким чином пішла практика, тобто вони мають бути кимось затверджені, затверджуються вони наказом директора, і ми прописуємо базові моменти з цього приводу.

Якщо говорити про сам наказ, він також буде у додатку до цього відео. Приклад про затвердження положення про відпустки. Що ми з вами вказуємо? Затвердити і ввести в дію, тобто коли він починає застосовуватися. І такі завдання: начальнику відділу кадрів забезпечити ознайомлення з положенням про відпустки, затвердженим цим наказом, усіх працівників ТОВ «Млинок» до 30 вересня 25-го року. Тобто або розмістити його на корпоративному сайті, можливо у ваших месенджерах, де спілкуються співробітники. Тобто якимось чином донести його до відома працівників. Ось такий наказ може бути. Головне, що він затверджує положення про відпустки і коли вводиться в дію. Це основні такі головні моменти.

І далі ми ставимо гриф затвердження. Наказ директора ТОВ «Млинок», така-то дата, номер такий-то, тобто реквізити нашого наказу. І після цього вже викладається положення про відпустки.

Тут хочу відзначити такий факт, що якщо ви тільки прийшли на підприємство, то, звісно, якщо немає колективного договору, шукаєте положення про відпустки для того, щоб визначитися, які відпустки надаються працівникам, якої тривалості, може, це стандартна щорічна основна 24 дні, чи є додаткові. Все це ви можете дізнатися з положення про відпустки.

Але є нюанс, що можливо вам доведеться розроблювати саме це положення. Так ось, на нашому сайті Кадроленд, на нашій платформі є спеціальний калькулятор. Ви заходите в калькулятори і обираєте положення про відпустки. Вам пропонується така комбінація, такий собі конструктор, за допомогою якого ви самостійно будете формувати положення про відпустки. Вам додаються блоки, і ви самі визначаєтесь: «А це мені підходить, я його ставлю, я його помічаю, і він додається до мого положення про відпустки». 

Це для вас зараз базово дуже важливо, оскільки вам не треба вигадувати набір слів чи завантажувати щось з гугла, умовно кажучи, а ви можете самостійно пройтись по цих блоках, відмітити ті, що вам потрібні, прописати свої нюанси, там є спеціальні поля, і сформувати положення про відпустки працівників вашого підприємства.

Далі, що стосується того, що ми там будемо шукати, те, що я сказала. Тривалість щорічної основної відпустки - must have. Ви просто обов'язково маєте знайти, якої тривалості надаються працівникам щорічні відпустки. Після цього що входить, що не входить до стажу щорічної основної відпустки.

Якщо є додаткові відпустки, бажано, щоб вони також були вписані не тільки там у письмових трудових договорах. У мене ж немає колективного договору, де мені ще прописати? У додатках до положення про надання відпусток. Тут я знайшла норму і відсилку можу знайти там на додаток, де все розписано, за якою посадою, кому скільки гарантовано цієї чи іншої щорічної додаткової відпустки.

Далі те, що ми з вами шукали в колективному договорі: у які дати, у які строки, у які терміни я маю затвердити графік відпусток, бо це ціла процедура. Тут вона має бути розписана. Наприклад, треба, щоб графік щорічних відпусток був затверджений до 31 грудня відповідного року. І далі описується процедура, коли я маю питати працівників, коли повинна зведений зробити. Все, все, все тут прописано, і я розумію, що мені потрібно дотримуватися цих строків. Далі, яким чином відбувається власне повідомлення працівників, коли вони пишуть заяви, також це відзначають. Це для мене, для кадровика дуже і дуже важливо.

Відпустки без збереження заробітної плати. Тут зупинюся і відзначу, що перечитайте цей розділ уважно, бо тут може бути прописане тільки те, що визначено у нас у законодавстві, а це Закон про відпустки і Закон №2136. Роботодавець не має права встановлювати інші види відпусток без збереження заробітної плати. Він може вводити додаткові відпустки, як на прикладі колективного договору ми з вами розглядали, але тільки оплачувані. Неоплачувані, інші підстави для їх надання, він вводити не може.

А далі, як закінчується положення про відпустки, інші положення – той, хто його розробив, ставить свій підпис. У нашому випадку начальник відділу кадрів. І це положення, воно має бути погоджене з профспілкою або з іншим колективним органом. Тобто воно має все одно погоджуватися.

Далі, що ще? Положення про табельний облік або Положення про облік робочого часу. Обов'язково вивчаю, бо тут я знаходжу важливі моменти про табель. За якою формою він ведеться? Ага, за типовою формою П-5. Я це вже знайшла, вже я молодець. Далі. Яким чином він ведеться? Які позначки використовуються? Ага. Розшифрування кодів наведено у додатку 1. Угу. Саме ними я і буду користуватися. Яким чином передається табель до бухгалтерії? Яким чином він закривається? За першу половину місяця 15-го числа відповідного місяця, за другу половину з першого до останнього числа місяця, останнього дня відповідного місяця. Ось тут у нас все це прописано. І я обов'язково маю цим керуватися.

Що ще можу визначити? Яким чином присвоюється табельний номер кожному працівнику? Це ж не просто я вирішила 1, 2, 3. До мене вже була введена якась нумерація, і я бачу, що вона започаткована в додатку 2. Вивчаю додаток 2, бо коли я буду особову картку заповнювати, там я буду вписувати табельний номер. І не виключено, що саме я і буду присвоювати цей табельний номер новому своєму співробітнику.

Положення про оплату праці, здається, це більше такий документ пов'язаний з бухгалтерією, але мені він також потрібен для того, щоб я розуміла строки виплати зарплати, яким чином виплачується матеріальна допомога, наприклад, на оздоровлення, яким чином формуються оклади, там будуть коефіцієнти, співвідношення, все-все-все інше. Це досить таки важливо. Я маю це розуміти.

Якщо, наприклад, є у мене суміщення і встановлюється доплата за суміщення, то це може бути і 50%, і 30%, а тут я маю побачити конкретний розмір виділених коштів, що я можу запропонувати працівнику у разі, якщо він йде у мене на суміщення. Тобто або заміна тимчасово відсутнього працівника. Все це мені потрібно розуміти, бо кадровий і бухгалтерський облік, вони певним чином між собою пов'язані. Принаймні це, що стосується кадрового обліку і зарплати, кадрового обліку і відпускних, кадрового обліку і табеля, вони все одно між собою не можуть окремо існувати один від одного.

Далі, що ще може бути? Табель обліку робочого часу за поточний період подається відповідальною особою структурного підрозділу до бухгалтерії. Коли подавати за першу половину місяця 15-го числа, за другу 31-го і навіть є уточнення. Це також досить таки важливо для мене.

Стосовно виплати заробітної плати, як і в колективному договорі, мають бути зафіксовані конкретні дати. Що теж мені важливо про преміювання. Положення про преміювання – досить часто наказ про преміювання видає саме кадровик. Готує цей проєкт або HR, який займається виплатою цих бонусів, розробкою всієї цієї програми. Все одно він пов'язаний, якщо він пов'язаний із кадровим обліком, то буде складати проєкт цього наказу. Йому потрібно розуміти, а якщо працівник хворів, а якщо працівник був у відпустці, чи виплачується йому, чи ні? До яких дат може виплачуватися ця премія? За які досягнення? Наприклад, у разі досягнення працівниками 50 та 60 років і в випадку виходу на пенсію виплачується премія на цьому підприємстві. Всі ці можливі моменти. Я маю поєднати ці знання, слідкувати за цим, за виплатою премії, бути у взаємодії з бухгалтерією і якщо це мій функціонал, то готувати проєкти відповідних наказів. Без цього ніяк.

А про надання матеріальної допомоги також обов'язково треба його вивчити для того, щоб знайти, ну, наприклад, такий важливий момент. Відпускні завжди виплачуються до відпустки. А чи виплачувати матеріальну допомогу на оздоровлення, це досить таки важливий момент, мені треба це також розуміти, роз'яснювати працівникам при прийнятті на роботу і розуміти, які накази мені готувати.

Що ж, колеги, це був такий наш досить таки, здається мені, насичений урок. Ви зрозуміли, де шукати інформацію, яка потрібна саме для роботи. Чи зможете ви самостійно розроблювати такі положення? Так, шаблони ми знову ж таки пропонуємо у додатку до цього відео. Під цим відео ви можете знайти відповідні положення. Також у нас є сервіс калькулятори. Там можна також розробити, ну, зокрема положення про відпустки.

Але коли ви тільки прийшли, маєте обов'язково дізнатися, чи є колективний договір, якщо його немає, чи є його замінники, тобто положення, і пройтися по цих моментах, на які я звернула увагу, тому що без них ваша робота на підприємстві буде неповною, бо ви можете і не знати, наприклад, чи виплачується навіть там матеріальна допомога, коли я надаю відпустки своїм працівникам. Тому це дуже важливі моменти. Ви по них проходитеся і починаєте працювати.

Якщо відео було вам корисним, оцініть, будь ласка, його і не забувайте про можливість ставити запитання. Чекаю їх від вас. Ну а ми йдемо до наступного уроку.