Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Штатний розпис»

Зразок наказу про внесення змін до штатного розпису

Зразок наказу про затвердження штатного розпису на 2026 рік

Зразок штатного розпису на 2026 рік

Лист Держпраці від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а Щодо штатного розпису

Лист Мінекономіки від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09 Щодо обов’язковості штатного розпису

Лист Мінпраці 27.06.2007 №162/06/187-07 Щодо штатного розпису

Лист Мінсоцполітики від 25.04.2013 № 336/13/155-13 Щодо штатного розпису

Штатний розпис після 28.08: як вплинуло скасування Господарського кодексу?

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Наш третій урок модуля один. Продовжуємо розглядати з вами кадрові документи. І наразі у нас штатний розпис. Для чого цей документ і яка роль кадровика при його розробці?

Що таке штатний розпис? Якщо ми будемо відкривати саме трудове законодавство, згадки про нього ми взагалі не знайдемо. Тим не менше, ТЦК можуть запитувати штатний розпис, Держпраця розпочинає свої перевірки виключно зі штатного розпису. І навіть податківці, коли перевіряють вас, бо вони також можуть виявляти неоформлені трудові відносини, вони розпочнуть цей шлях саме зі штатного розпису.

А тим не менше визначення наведене у листі Мінпраці 2007 року, що це певна організаційна структура, де визначаються і назви посад, і чисельність персоналу, та оклади за кожною посадою. Якщо так більш опосередковано розповісти про штатний розпис в цілому, то це назва посади, це організаційна певна структура, яку ми маємо побачити саме зі штатного розпису. І обов'язково мають бути прописані оклади і кількість штатних одиниць за тією чи іншою посадою. Цього, на думку профільного міністерства, цілком достатньо.

Нюанс: бюджетні установи, для них штатний розпис є обов'язковим і вони його розроблюють відповідно до форми, яка затверджена наказом Мінфіну №57. Бюджетникам:  зайшли в цей наказ, побачили цей штатний розпис і вам більше нікуди не можна звертатися. Що стосується інших комерційних підприємств бізнесу, то тут на ваш розсуд, ви можете самостійно встановити форму штатного розпису. Чому? Тому що вона не затверджена на нормативному рівні. Чому? Тому що маємо тільки роз'яснення Держпраці і профільних міністерств стосовно того, яким чином він має вестися. Тому всі карти вам на руки. Ви можете самостійно розробити штатний розпис. Він буде вірним для вашого підприємства і показувати його власне всім перевіряючим, які будуть приходити.

І тут ще є важливий нюанс. Ми з вами зустрінемося вже після 28 серпня 25-го року. Але я хочу висловити такий важливий момент. Справа в тому, що з 28 серпня 25-го року у нас скасовано Господарський кодекс України. Ви скажете: «А до чого це кадровикам?» Для чого ця інформація? Справа у тому, що згадка про штатний розпис для бізнесу, для комерційних підприємств була тільки у Господарському кодексі України. Більше згадок для комерційних підприємств про штатний розпис просто не існує. І тоді виникає запитання: то вести чи не вести штатний розпис з 28 серпня 25-го року.

Що ж, це питання, я думаю, що на цей момент ви вже мали б врегулювати і прийти з відповідною відповіддю: я працевлаштувалася і на моєму підприємстві штатний розпис збережено. Тобто він продовжує вестися. Мені потрібно його розроблювати у своїй частині, допомагати бухгалтерії або я цим займаюся, а потім він затверджується. Це вже таке інше питання. Але я розумію, я запитала: «У вас є штатний розпис? Ви його ведете?» І мені відповіли: «Так, веду». Тоді цей урок для вас.

Інший момент, що ви можете запитати, чи ведемо ми штатний розпис після 28 серпня 25-го року. Вам скажуть: «Ні». Ми перейшли на організаційну структуру і вважаємо це доцільним, нам достатньо. Ну що ж, тоді на цьому ви можете закривати цей урок і крокувати до наступного. Але я сподіваюся, що на вашому підприємстві штатний розпис залишається.

Мої аргументи на цю користь наступні. По-перше, у нас немає такого прямого замінника, який може замінити штатний розпис. Ось раз-два, готово і можна не користуватися штатним розписом. Так чи інше, як би його ви не називали, ви все одно прийдете до штатного розпису. Наступний момент. Наші органи, принаймні зараз перевіряючі, контролюючі органи, я маю на увазі Держпрацю, ДПС, ТЦК, вони ще не переналаштувалися і все одно при перевірках будуть запитувати штатний розпис. Або можуть сказати: «Надайте інший аналогічний документ, який підтверджує кількість посад, кількість ваших штатних одиниць, оклади, які встановлені». І ми все одно приходимо до якого документу? До штатного розпису. Тому, на мою думку, штатний розпис на підприємстві має право бути і надалі. Будуть які-то зміни, будуть які-то уточнення, звісно, ми вас проінформуємо. Ви в рамках цього уроку у додатку до відео знову подивіться, яку додаткову інформацію ми надаємо. Але станом на зараз у мене є аргументи тільки для подальшого застосування штатного розпису.

Наступне, якщо ми вже вирішили з вами, що штатний розпис має бути, виникає запитання: на який час його затверджують? Як правило, на рік. І раджу цим користуватися, тому що в рамках року у вас і так можуть бути зміни, але коли ми підходимо до грудня, кипить робота, закриття року і ми розуміємо з вами, що у цей проміжок часу і потрібно затвердити штатний розпис на наступний рік, провести аудит чинного. Якщо посади ми скоротили, можливо, вони якимось чином залишилися, це вкрай неправильно. Нам треба підчистити. Можливо, у нас є вакантні посади, ми їх не будемо більше вводити. Ну, на них ніхто не працює. Ми вирішили, що нам і не потрібно, то їх треба звідти видалити, бо це зайве запитання. У вас є штатна одиниця, а де ваш працівник? Ми їх повинні видалити і знову ж таки перезатвердити наш штатний розпис на відповідний рік. Тобто, як правило, це на 25-й, на 26-й і так далі.

Далі період дії штатного розпису можна не вказувати, але знову ж таки я вам донесла, що краще його формувати на рік. У нас було таке старе роз'яснення Держпраці у Хмельницькій області, досить таки ґрунтовно написано і багато хто з представників Держпраці так ним і користується.

Ось таким чином може виглядати форма штатного розпису (див. презентацію). Бачите, структурний підрозділ, якщо у вас він є, код і назва. Якщо немає, у вас невеличке підприємство, достатньо прописати назви посад або професій, код КП, кількість штатних одиниць, далі посадовий оклад обов'язково вказуйте і місячний фонд заробітної плати. Що мається на увазі? Якщо в мене буде дві штатні одиниці там по 10 000, то фонд, місячний фонд заробітної плати буде складати 20 000 грн. Ну, зрозуміло, для того, щоб ще планувати витрати на фонд оплати праці.

Ще хочу відзначити, як правило, кадровик при затвердженні штатного розпису бере участь у заповненні наступних граф. Це структурний підрозділ, якщо є, назва посади і код КП. Іноді кількість штатних одиниць. Наступні дві графи, в моєму випадку шість і сім ( див. презентацію), заповнює вже бухгалтерія.

Ще хочу відзначити такий момент, що форму штатного розпису комерційні підприємства, знову таки підкреслюю, можуть застосовувати будь-яку. Я затвердила цю. Мені здається, вона найбільш наповнена і вона є вірною для мого підприємства. Майте це, будь ласка, на увазі.

Знову ж таки, хто займається розробкою штатного розпису? Це окреме питання, тому не до вас, коли ви тільки прийшли, а скоріше до тих документів, які регламентують цю процедуру. Де її можна знайти? У положеннях про структурні підрозділи, відповідно у положенні про відділ кадрів, у положенні про бухгалтерію. Ну або ж зазирніть у свої посадові інструкції, знайдіть свої посадові обов'язки і подивіться, що на вас покладається в частині розробки штатного розпису. Це досить таки важливо.

Чи прописувати у штатному розписі прізвище, ім'я, по батькові? Дуже багатьом хочеться це зробити. І в принципі для комерційних підприємств заборони як такої немає. Ви можете це зробити, але майте на увазі наслідки. Кожного разу, коли ви будете приймати чи звільняти працівника, вам потрібно або затвердити новий штатний розпис, або внести до нього зміни. Тому моя порада, і це логічно, будь ласка, не вносьте у штатний розпис прізвище, ім'я, по батькові ваших працівників. Це знеособлений документ. Тут ми вписуємо посаду.

Чи можна в штатному розписі вписувати доплати, надбавки? Ви комерційне підприємство, тому, з чого я розпочала, ви можете туди вписати все, що завгодно, ті графи, які вважаєте за потрібне. Але знову ж таки зважуйте на те, що вам потрібно буде, якщо відмінити якусь доплату, то коригувати. Тому, будь ласка, зважуйте і на цей момент.

Штатний розпис затверджується наказом. Заднім числом його в дію вводити не можна. Знову ж таки, ми розроблюємо наказ про затвердження штатного розпису. В ньому прописуйте, на який він рік. Бачите (див. презентацію), я вже наперед забігаю. Штатний розпис на 26-й рік. Він буде додаватися. Це ж у нас наказ. А сам штатний розпис буде внизу з кількістю, наприклад, 100 штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати, там 1 млн грн. І одразу, якщо у нас був попередній штатний розпис, ми маємо визнати його таким, що втратив чинність.

Далі ще такий важливий момент, що посадовою особою, тобто директором, мають бути затверджені штатні розписи. Це трохи дисонансу додає, але беремо цю шапочку із форми штатного розпису для бюджетників і прописуємо її у себе для того, щоб якщо ми вже затверджуємо штатний розпис, щоб не було жодних претензій. Ось що мається на увазі під затвердженням керівником.

Далі ви вже бачите заповнений штатний розпис (див. презентацію). Ось так він буде виглядати. Бачите, вписую, наприклад, якщо у мене є структурний підрозділ, адміністрація, хто до неї відноситься і починаю формувати: директор, заступник директора, код за Класифікатором професій прописую. Обов'язково, будь ласка, подивіться додатковий бонусний курс до цього нашого масштабного курсу, який присвячений формуванню назви посад за Класифікатором професій. Ви зрозумієте, звідки брати і цей код Класифікатора професій. І ось таким чином ми заповнюємо наш штатний розпис на відповідний рік.

А далі, що ви ще повинні знати, що штатний розпис не є фінансовою документацією. Тому всі правила ДСТУ 2020, ми будемо ще про них говорити, але коли ви розробляєте штатний розпис, застосовувати їх не обов'язково.

До речі, для HR-менеджменту, рекрутингу,  ви можете там дивитися, які посади є, які заповнені працівниками, які не заповнені працівниками. Тому це досить важливі документи для вас. Але протягом року, ось я прийшла, подивилася, штатний розпис є, але потім можуть вноситися зміни до штатного розпису. Це не є усталеною величиною протягом року.

Існує два способи внесення змін до штатного розпису. Або внести, ви видаєте наказ про внесення змін до штатного розпису. І спосіб другий – це новим наказом затвердити новий штатний розпис. До речі, мені другий спосіб імпонує більше, тому що, якщо багато змін накопичується протягом року, то це теж не добре. Коли у мене до основного штатного розпису ще купа якихось паперів, які говорять про його зміни. А коли я перезатверджую його, це досить неважко. Видається наказ, робиться нове «тіло» штатного розпису і все, я виконала свій обов'язок і перейшла на змінений штатний розпис.

Тому маємо розуміти ще такий момент. Наводжу вам приклад (див. презентацію)  змін до штатного розпису. Коли ми застосовуємо перший варіант, наприклад, я застосовувала неправильну назву посади «інспектор по кадрам», тепер виправляюся і таким чином говорю, що треба замінити цю назву посади на «інспектор з кадрів», код КП 3423. 

Тепер ось наш останній акорд стосовно штатного розпису. Дивіться, станом на зараз я за те, щоб штатний розпис на підприємстві існував. Але коли ви прийдете, то ви повинні поцікавитися, чи є на підприємстві цей штатний розпис. А далі ваша цікавість полягає у тому, що ви повинні вивчити, яким чином ви залучаєтеся до його розробки. Як правило, це саме визначення організаційної структури, прописати, визначити назви посад вірно і код за Класифікатором професій. А далі, можливо, вас будуть долучати до розробки проєктів наказу про затвердження штатного розпису, а також проєктів наказів про внесення змін або ж проєктів про знову ж таки затвердження нових штатних розписів, але вже протягом року. Все це ви маєте проаналізувати, занотувати і розуміти, що це також може бути частинкою вашого кадрового функціоналу. 

Не забувайте ставити мені запитання, не забувайте оцінювати це відео, а ми з вами крокуємо далі.