Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Інструкція з кадрового діловодства

Наказ про затвердження інструкції з діловодства

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Урок шостий. Інструкція з діловодства. Пам'ятаєте, на минулому уроці, коли ми з вами вивчали реквізити за ДСТУ 4163:2020, досить часто говорили про інструкцію з діловодства. Тому час дізнатися, що це за документ і головним чином, що потрібно одразу кадровику взяти з нього, коли він приходить на роботу. Звісно, якщо цей документ є.

Отже, за визначенням інструкція з діловодства – це обов'язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства установи. Якщо говорити коротко, то інструкція з діловодства охоплює всю процедуру утворення документів: за якими реквізитами, як вони розміщуються, як утворюються реєстраційні індекси. Все це має містити інструкція з діловодства. До неї в додатках має бути ще перелічено строки зберігання документів, хто їх опрацьовує, як вони виконуються, як вони зберігаються, як утворюється номенклатура справ. Усе це певними правилами, притаманними саме для вашого підприємства, має бути описано в інструкції з діловодства.

Причому інструкція з діловодства саме для кадрового діловодства, може бути розроблена як самостійна така одиниця, а може бути у складі загальної інструкції з діловодства. І ми там шукаємо, де стосується саме наших кадрів, нашого кадрового обліку, як описано, наприклад, те саме формування реєстраційного індексу для наказів з кадрових питань.

Що ще хочу відзначити, що під час оформлення інструкції з діловодства слід мати на увазі, що інструкція з діловодства підлягає затвердженню розпорядчим документом з основної діяльності юридичної особи. Тобто мається на увазі, що інструкція з діловодства має бути затверджена наказом. Це прямо визначено і в Правилах №1000/5 і у Збірнику організаційно-розпорядчої документації, хоча він має такий рекомендаційний характер, але Правила №1000/5 прямо нам кажуть: «Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи». І він є наказом з основної діяльності.

Ми вже з вами зрозуміли, яким чином формуються такі накази згідно ДСТУ 4163:2020. Назва підприємства від ЄДРПОУ, назва документу наказ. Далі дата, місце складання, реєстраційний індекс присвоєний і назва про затвердження інструкції з діловодства ТОВ «Вікторія». Зробили це. Тепер власне текст нашого наказу. Ми повинні констатувати факт про затвердження інструкції з діловодства ТОВ «Вікторія», що додається. Далі, коли вона вводиться, з якої дати, обов'язково вписуємо, бо маємо дати старт для її застосування.

І крім того, можемо надати такі доручення своїм працівникам. Наприклад, здійснювати щоквартальні перевірки організації кадрового діловодства та забезпечити збереження документів у структурних підрозділах ТОВ «Вікторія» згідно з вимогами інструкції з діловодства. Далі, наприклад, пряме таке доручення: начальнику відділу кадрів Марині Будко здійснювати перегляд інструкції з діловодства з метою визначення необхідності внесення до неї змін та або доповнень щорічно до 20 грудня відповідного поточного року. В Правилах №1000/5 не встановлено, з якою періодичністю вона має переглядатися. Проте ми з вами розуміємо, що у нас може зростати підприємство, змінюватися процедури, можуть змінюватися підходи до оформлення документів. З цією метою може інструкція з діловодства переглядатися і знову затверджуватися вже іншим наказом.

Далі там начальнику адміністративно-господарського відділу Миколі Турчинову розмістити інструкцію з діловодства на внутрішньому сайті, щоб всі мали доступ до неї, щоб всі розуміли, що вона там оновлена, затверджена, застосовується з такої-то дати. І власне додатком буде у нас йти інструкція з діловодства.

Приклад (див. презентацію). Назва знову ж таки підприємства – повністю/скорочена. І далі гриф затвердження. На минулому уроці ми з вами зрозуміли, як він формується, якщо йдеться про затвердження саме наказом. Затверджено наказом директора ТОВ «Вікторія» дата, і звісно номер, тобто реквізити нашого наказу, яким ми затвердили інструкцію з діловодства. Далі розпочинаємо інструкцію з діловодства і прописуємо повне найменування вашого підприємства.

Яка може бути структура? Ну, звісно, загальні положення. На кого розповсюджується, хто застосовує такі загальні норми. Далі, наприклад, документування управлінської діяльності. І тут підрозділи, вимоги до створення документів, вимоги до бланків, оформлення реквізитів документів. Варіанти можуть бути різні, тому що основний документ, в якому згадується інструкція з діловодства – це Правила №1000/5. Вони не містять структуру для цієї інструкції з діловодства. Тому так, як ви пропишете, так і буде. А це орієнтовний план. Ну і краще його дотриматися, бо в принципі він виважений і охоплює всі стадії проходження нашого документа, його життєвий цикл.

Далі організація документообігу та виконання документів: опрацювання виконаних вхідних документів, прийняття, первинне опрацювання, попередній розгляд документів, реєстрація документів і так далі. Четвертий розділ. Про що може бути? Систематизація та зберігання документів у діловодстві. І номенклатура справ, вимоги до формування справ, п'ятий розділ, порядок підготовки справ до передавання до архівного зберігання. І в принципі на цьому ми завершуємо нашу інструкцію з діловодства.

Якщо говорити такими більш легкими словами, то що має містити інструкція з діловодства? Порядок реєстрації документів. Я вже неодноразово вам на цьому наголошувала, що саме ви на своєму підприємстві маєте розробити індекси, за якими будете реєструвати різні документи, в тому числі з кадрових питань. Правила відображення дати у документах. Ми з вами бачили варіанти, ви маєте так і прописати. Такий формат дати застосовується там-то. Та такий формат дати застосовується, наприклад, в текстах кадрових наказів, заяв і так далі. За якими посадами, у яких випадках візуються документи, хто, як і коли проставляє візи. Дуже важливий момент, щоб не було, що документ пройшов всі стадії, а там керівники відділів навіть не знають про нього.

Розподіл наказів, вони всі розподіляються з основної діяльності, адміністративно-господарські і з кадрових питань. Ми ще будемо проходити з вами і ви будете поступово накопичувати знання з цього приводу. Але зараз, коли ви відкриваєте інструкцію з діловодства, ви маєте знайти цей розділ, де прописано, які накази відносяться до основної діяльності, які до адміністративно-господарських, які з кадрових питань. Правила формування власне констатуючої частини наказу, тобто констатуюча – це преамбула (наприклад, відповідно до закону такого-то). І там правила в інструкції з діловодства вже мають бути прописані, що ви включаєте в констатуючу частину наказу.

Далі йде розпорядча частина. Це власне після того, як наказую і пішло: надати Будко Марині щорічну основну відпустку і так далі. Це розпорядчі частини, як ви їх формуєте, як формуєте ім'я та прізвище. Це також має бути прописано. Додатки з прикладами заяв, наказів, протоколів. Додаток із розподілом документів на тривалого та тимчасового строку зберігання. 

Ми розібрали, що має включати в себе інструкція з діловодства. Сподіваюся, що ви все зрозуміли, але тепер власне приклади.

Наприклад, до організаційно-розпорядчих документів, тобто до кадрових документів, умовно кажучи, належать накази про прийняття, протоколи засідань правління товариства, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, доповідні записки, пояснювальні і так далі. Все це перелічуємо.

Далі, як можна сформувати, наприклад, цифровий формат дати? Дати оформляються цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом, її елементи визначаються арабськими цифрами. І прописуємо день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляється двома парами цифр, розділеними крапками. Тобто зафіксували це. У текстах організаційно-розпорядчої документації застосовується словесно-цифровий спосіб. Може бути два варіанти. Ми обираємо, наприклад, 15 вересня 2025 р. з крапочкою, а можемо вписати повністю рік. І якщо ми зафіксуємо, то будемо застосовувати повністю рік.

Далі, у різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим. Тобто, коли, наприклад, проставляємо дату реєстрації наказу, тут може бути цифровий спосіб, 15.09.2025. А у самому тексті, коли надати щорічну основну відпустку, наприклад,  з 15 вересня 2025 р. Тобто ми бачимо, що два способи формування дати вже у нас закладені в інструкцію з діловодства.

Складові реєстраційного індексу. Яким чином вони формуються? Це тільки на ваш розсуд. Не хочете з основної діяльності «ОД», хочете, щоб взагалі літерні індекси не проставлялися. Ви просто тут ставите прочерк. Хочете не «аг» з адміністративно-господарських питань, а, наприклад, АГП. Це ваше право. Прописуйте. Хочете, щоб у вас був з кадрових питань п/тр, персонал. Можете прописати п/тр або к/тм, або п/тм. Тобто, все це на ваш розсуд. Єдине, що це правобічна похила риска, формат цифр ви маєте прописати і формат застосування літерних індексів. 

Далі можна прописати реєстраційні індекси наказів з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань. І те, що я сказала, порядковий номер у межах відповідної групи наказів і календарного року, дефіс і літерний індекс. Прописали. Потім зразки навели, щоб точно вже зрозуміти, яким чином він формується. Накази нумерують згідно з порядком їх видання у межах календарного року. Також важливий момент розподіл їх на тривалого та тимчасового строку зберігання. Де мені його знайти? У додатку до інструкції з діловодства вони мають бути. У додатку до цього відео ви також знайдете приклад інструкції з діловодства. Якщо на вашому підприємстві вона ще не запроваджена, ви можете, ну, взяти основу, сформувати для себе і застосовувати на своєму підприємстві. Але я дуже надіюся, що коли ви кадровик початківець і тільки прийшли на підприємство, що там вже буде інструкція з діловодства, ви пройдетеся по цим правилам і зрозумієте, яким чином вам утворювати кадрові накази. А тим паче, якщо є розроблені шаблони, то можете їх застосовувати вже. Якщо немає, не хвилюйтеся. Ми все розробимо, запровадимо і усі документи будуть мати такий уніфікований характер.

Далі, що ще може бути прописано? Накази з кадрових питань, про прийняття, переведення на іншу роботу, звільнення можуть бути індивідуальними або зведеними, тобто індивідуальні, коли стосуються, наприклад, Людмили Смердової виключно, а коли стосується Людмили Смердової, Тетяни Шолкової, це вже зведений. І пам'ятаєте, ми говорили, що коли ми вказуємо про назву, так назву документу, про що? Про надання щорічної відпустки. То коли Людмила Смердова, то тут можна вписати про надання щорічної основної відпустки Людмилі Смердовій. Якщо ми говоримо про зведений, то тут буде тільки стояти про надання щорічної основної відпустки і все. 

Процедура візування. Це, те що я вже говорила. Де, як, яким чином, хто і де розміщує цей реквізит візи? Проєкти наказів з кадрових питань прямо візують: начальник відділу кадрів, головний бухгалтер, начальник юридичного відділу, заступник директора товариства. Можемо так вписати? Можемо. Не хочемо заступника. Ну, ми вважаємо, що це не потрібно. Не вписуємо.

Далі. Накази з кадрових питань доводяться до відома всіх працівників, коли ми ставимо відмітку про ознайомлення з документом. Товариство використовує журнальну форму реєстрації документів. Це також дуже важливо. Тобто ми вже розуміємо, що на підприємстві є розроблені журнали реєстрації документів. Ну і відповідно, коли у нас приходить той чи інший наказ, ми його реєструємо в відповідному журналі.

Далі, зразки. Дуже важливо, якщо вони є на підприємстві, у вас просто відходить така левова частина роботи. Ви будете розуміти, де взяти шаблон наказу про прийняття – в додатку 11-му. Ну, наприклад, де взяти шаблон наказу про переведення – в додатку 12-му, і так далі. Так само із заявами від працівників.

А що ще можна відзначити? Під час оформлення інструкції з діловодства слід мати на увазі, що підписує інструкцію з діловодства керівник служби діловодства. Візують проєкт інструкції з діловодства керівники всіх структурних підрозділів юридичної особи та заступники керівника юридичної особи. Наводжу приклад. В моєму випадку відповідальним за діловодство є начальник відділу кадрів. Він склав інструкцію з діловодства. Ну, так вже сталося. Він її підписав, поставив свій реквізит підпис. Яким чином він оформлений див. презентацію. Ну і далі вже візи пішли. В моєму випадку головний юрисконсульт, він вже проставив свою візу (див. презентацію).

Якщо на підприємстві відсутня інструкція з діловодства, чим це загрожує? Це може загрожувати хіба що мінімальним штрафом, у розмірі мінімальної заробітної плати або ці мінімальні розміри адміністративних штрафів. Але у загальному випадку інструкція з діловодства прописана тільки у Правила №1000/5 і, як правило, за її відсутність не штрафують. Але інструкція з діловодства – це ваш такий оберіг від неправильно складених документів.

Як часто потрібно змінювати або оновлювати інструкцію з діловодства? Не прописано на нормативному рівні. Тому встановлюйте самостійно, коли розроблюєте наказ про затвердження інструкції з діловодства.

Колеги, це все по даному уроку. Що ми з вами зрозуміли? На підприємстві має бути інструкція з діловодства, якою регламентовано, зокрема і складання кадрових документів. Хто візує, як візує, яким чином розміщуються наші реквізити, правила утворення реєстраційних індексів. Тому обов'язково вивчайте цю інструкцію з діловодства на вашому підприємстві. Якщо немає, беріть шаблон і розроблюйте її самостійно, шаблон у додатку до цього відео. 

Ставте мені оцінки, задавайте питання. Будемо з вами спілкуватися і крокуємо далі.