Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Довідка про використання соцвідпустки на дітей

Доповідна записка про відсутність на роботі

Пояснювальна записка працівника про свою відсутність

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Урок 10-й. Будемо говорити одразу про три документи. Це довідки, доповідні та пояснювальні записки. І будемо розглядати як саме поняття, так і приклади їх утворення на найбільш розповсюджених випадках у кадровому обліку.

Отже, що таке довідка? Знову ж таки, у нас немає поняття довідка у трудовому законодавстві, ні у Кодексі законів про працю, ні у власне Законі про відпустки або Законі про оплату праці. Там немає такого визначення, як довідка. Ми черпаємо інформацію зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчої документації. І в принципі як сьомий, так і перший випуск, вони в чомусь схожі і дають розуміння, що таке довідка. Довідка – це інформаційно-аналітичний документ, що містить опис і підтвердження певних фактів чи подій. Тобто довідка видається для того, щоб підтвердити той чи інший очевидний факт, який вже у нас задокументований і визначений.

Розрізняють довідки службового та біографічного характеру. Довідки службового характеру бувають, в свою чергу, внутрішні та зовнішні. Зовнішні довідки, що відбивають основу виробничої діяльності юридичної особи, складаються для подання на іншу юридичну особу, також на запит контролюючих, судових і правоохоронних органах. Внутрішня довідка – це для подання керівництву юридичної особи або на розгляд колегіального органу.

Довідки біографічного характеру бувають виключно зовнішніми. Їх видають працівникам, робітникам юридичної особи з метою підтвердження факту роботи, трудового стажу, розміру заробітної плати тощо для подання до відповідних юридичних осіб. І, як правило, кадровик має справу саме з довідками біографічного характеру. Коли приходить працівник і говорить: «Мені потрібна довідка, наприклад, про заробітну плату для того, щоб я подав її до Пенсійного фонду». Це цілком такий можливий варіант, доволі розповсюджений на практиці.

Інший ще приклад може бути: «Мені потрібна довідка про розмір заробітної плати для того, щоб надати цю довідку для за сумісництво, щоб мені нарахували там, наприклад, лікарняні». Тут може бути симбіоз кадровика з бухгалтерією, коли кадровик запитує відповідну інформацію бухгалтерії, сам вже складає довідку, скільки у нього є шаблон.

І ще один із розповсюджених варіантів, який ми будемо розглядати, у нас є така соцвідпустка на дітей. Ви зі мною будете проходити цей модуль. Ми з вами будемо вивчати, кому що і як надається. Тут скажу коротко. У нас є гарантія на додатковий відпочинок, бо це соціально додаткова відпустка на дітей працівникам, які мають двоє і більше дітей, надається вона одному із працівників, або матері, або батьку за його місцем роботи. Тому один із батьків має отримати за своїм місцем роботи довідку, що він не скористався цією соцвідпусткою. Або якщо ми бачимо, що скористався, то видамо довідку про те, що він скористався цією соцвідпускою на дітей. Тому саме на її прикладі будемо розглядати, як нам утворювати довідки.

Прописуємо назву підприємства. Повністю / скорочення. Код ЄДРПОУ. Можете зазначати, можете ні. Далі вписуємо назву нашого документа. Це що? Довідка. Так і прописуємо – Довідка. Довідки також підлягають реєстрації. Проставляємо дату реєстрації, місце реєстрації, і відповідно номер реєстрації. Як його ви ввели, цей реєстраційний номер, яким чином довідки реєструються, так і присвоюєте цьому документі. Єдине, що відзначу, що, як правило, вони нумеруються в рамках року від одного і так далі.

Далі. Про що довідка? Назва довідки про невикористання соціальної додаткової відпустки на дітей. Далі визначаємо обставини «Гавриленко Ольга Василівна працює бухгалтером відділу бухгалтерії ТОВ «Млинок» та не користувалась правом на додаткову соціальну відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А першої групи за 25-й рік» , бо це повна назва цієї соцвідпустки на дітей. «Передбачену статтею 19 Закону про відпустки».

І кому видається ця, для чого видається ця довідка? «Довідка видана для надання за місцем роботи Гавриленка Миколи Степановича». Тобто ми розуміємо, що це чоловік нашої Ольги Василівни. Чоловік з цією довідкою піде до свого відділу кадрів і ймовірніше за все саме він буде отримувати соцвідпустку на дітей, бо нею може скористатися один із батьків.

Далі нам потрібно засвідчити довідку, тобто підписати її. Підписує, як правило, директор. Він визначає, що власне він директор, свою посаду проставляє, підпис, ім'я, прізвище великими літерами. І так само її підписує. Якщо це виходило від нашого відділу, відділу кадрів, то начальник відділу кадрів підпис, ім'я та прізвище. Якщо це буде інспектор з кадрів, то буде підписувати її інспектор з кадрів.

Доповідна записка, ще один такий наш документ, який ми розглядаємо в рамках цього уроку. Доповідна записка – це інформаційно-аналітичний документ, який інформує керівництво про ситуацію, що склалася, факти, які мали місце, стан виконання роботи тощо. За необхідності у доповідній записці подають висновки і пропозиції. Доповідна записка може готуватися як за власною ініціативою автора, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки спонукати керівника до прийняття певного рішення.

Розрізняють внутрішні та зовнішні довідки. Внутрішню довідку адресують керівнику юридичної особи або керівнику структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник автор цієї записки. Зовнішню доповідну записку адресують, як правило, керівнику юридичної особи вищого рівня.

Найчастіше розповсюджена довідка, доповідна записка – це доповідна записка про відсутність працівника. Наприклад, я прийшла на роботу і бачу, що мого підлеглого немає. Наприклад, я начальник відділу кадрів, приходжу, інспектора з кадрів немає. І перш ніж робити наступні кроки, скликати комісію, актувати, що цей працівник відсутній, мені потрібно утворити доповідну записку. Як мені це зробити?

Я прописую назву підприємства. Наприклад, Товариство з обмеженою відповідальністю «Млинок» (див. презентацію). Далі можу зазначити або його скорочену назву, якщо вона є, зазначаю ТОВ «Млинок». Далі позначаю, з якого структурного підрозділу виходить ця доповідна записка. Це відділ кадрів у моєму випадку. Справа я прописую, кому адресую доповідну записку. В моєму випадку, оскільки я начальник відділу кадрів, то буду адресувати її директору: «Директору ТОВ «Млинок» Олені Горпинич».

Далі повертаємося на ліву частину і там я прописую назву цього документа (див. презентацію). Це доповідна записка. Вона також підлягає реєстрації, тому номер, дата і місце реєстрації традиційно у нас присутні. Далі називаю її. Мені потрібно дати їй назву. У моєму випадку «Про відсутність на роботі Марини Бутко». Далі вже фіксую факти, які маю довести до відома свого директора:

«Доводжу до вашого відома, що сьогодні, 15 вересня 25-го року інспектор з кадрів відділу кадрів Бутко Марина Анатоліївна не з'явилася на роботу. Про причини ймовірної відсутності на роботі вона нікого не попереджала. З метою з'ясування причин відсутності на роботі Марини Бутко я …» і далі перераховуються, що саме зробив цей начальник відділу кадрів. Наприклад, телефонував чоловіку цієї жінки, якщо в мене в П-2 це прописано, чи може зателефонувати. Можливо, писав на месенджера, тобто фіксую все, що було зроблено для того, щоб розшукати свого працівника. Тобто, які дії я зробила для того, щоб цю ситуацію максимально пом'якшити, чи то розшукати працівника, чи то з'ясувати, що з ним сталося.

Далі бачимо, що телефонні дзвінки не призвели ні до яких подальших дій, тому вже час підводити до якогось висновку свого керівника. Тому прописуємо, що у табелі обліку використання робочого часу за 15 вересня зроблено відмітку про неявку з нез'ясованих причин. Далі підводжу до висновку. «Зважаючи на те, що Марина Бутко раніше вчиняла прогули, прошу вжити заходів для з'ясування причин і додаткової фіксації відсутності її на роботі». Ця додаткова фіксація на роботі означає, що треба складати акт про відсутність цієї працівниці на роботі.

Хто підписує? Власне, я говорила, це мій підлеглий, тому я і підписую – начальник відділу кадрів Кривко, підпис Кривко і ім'я, прізвище великими літерами.

Останній документ в рамках цього уроку – це пояснювальна записка. Пояснювальна записка – це інформаційно-аналітичний документ, який містить пояснення змісту окремих положень іншого документу або причин якоїсь подій, ситуації, що склалося, вчинків та поведінки окремих працівників. Тобто пояснювальні записки виходять завжди від працівників і вони мають пояснити, чому він це зробив, або чому не зробив, або найрозповсюджена ситуація, чому не вийшов на роботу.

Внутрішню пояснювальну записку адресують керівнику юридичної особи або керівнику структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник автор цієї записки. Зовнішні пояснювальні записки адресують, як правило, керівнику юридичної особи вищого рівня. Це якщо директор нашого підприємства, наприклад, він підпорядкований якомусь вищому органу, то якщо він буде пояснювати причину своїх дій чи бездіяльності, то він буде адресувати цю пояснювальну записку керівнику юридичної особи саме вищої за рівнем.

У більшості випадків маємо з вами внутрішню пояснювальну записку, коли працівник пише пояснювальну записку або на ім'я директора, або на ім'я його керівника структурного підрозділу, у якому працює. Якщо йдеться про керівника структурного підрозділу, то, звісно, тільки на директора або заступника директора.

Отже, що ми тут з вами бачимо (див. презентацію)? В принципі, ми уже так само складали і доповідну записку. Давайте пройдемося по пояснювальній записці. Знову ж таки, прописує найменування підприємства повністю, скорочене. Вказує відділ, бо з якого відділу виходить ця пояснювальна записка. Прописує назву «Пояснювальна записка». Реєструю її, тому всі реквізити проставляю, вказую про що вона, про відсутність на роботі і кому адресую. Наприклад, я пишу на свого начальника відділу кадрів, як інспектор з кадрів, чому мене не було на роботі. Прописала і цей момент і далі пояснюю, чому мене і не було на роботі:

«Я Бутко Марина Анатоліївна, інспектор з кадрів відділу кадрів, була відсутня на роботі такого з такого по таке число у зв'язку з доглядом за хворою бабусею, яка проживає в місті Ірпінь». Далі можу ще дописувати, що зв'язку не було чи ще які-то додаткові причини, чому я не повідомила свого керівника, що не вийшла на роботу, що може це був якийсь екстрений виїзд до цієї бабусі і так далі. Звісно, що причини можуть бути різні. Всі працівники ваші різні, і ви самостійно визначаєте, поважна це причина для відсутності або неповажна.

І той, хто власне склав пояснювальну записку, той і проставляє свій реквізит «підпису», проставляє свою назву посади, підпис, ім'я і прізвище великими літерами.

Колеги, на цьому ми завершуємо даний урок. Пройшлися з вами по довідкам, по пояснювальним, доповідним запискам. Вони дійсно у нас широко застосовуються в нашому кадровому обліку, бо і працівники часто не виходять, вони пояснюють свої дії. Ми доносимо щось більш високим керівникам. Крім того, довідки також видаємо своїм працівникам. Яскравий приклад про те, що наша працівниця не скористалася соцвідпусткою на дітей або працівник не скористався соцвідпусткою на дітей саме за нашим місцем роботи.

Не забувайте, що в додатку до цього відео зібрані всі зразочки. Ви сміливо можете їх накопичувати у своїй окремій папці для того, щоб використовувати у роботі. Вони вам ще точно знадобляться. Ви будете проходити інші модулі і зрозумієте, де і що з них застосовується. 

Чекаю запитання від вас усіх. І не забувайте поставити оцінку відео. На цьому все. Крокуємо далі.