Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок Положення про облік використання робочого часу

Зразок Положення про табельний облік

Зразок бланку табеля обліку робочого часу

Зразок наказу про затвердження кодів умовних позначень для табелю обліку використання робочого часу

Приклади заповнення табеля обліку використання робочого часу

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги! Це урок 11 і будемо з вами говорити про такі кадрові документи, як табель обліку використання робочого часу. У нас у ст. 30 Закону про оплату праці так і зафіксовано, що роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи.

І найкращий варіант це зробити через табель обліку використання робочого часу. Тут хочу відзначити, що табель обліку використання робочого часу передбачає фіксацію як відпрацьованого, так і невідпрацьованого робочого часу працівника.

Тобто і коли він працював, ми будемо проставляти/ фіксувати, що дійсно в цей день працівник вийшов і відпрацював. Ну, і так протягом, наприклад, місяця. Так само, якщо він хворів, фіксуємо, так само, якщо він мобілізований. Ми маємо це зафіксувати, коли він працював і з якої дати вже був мобілізований, проставляти відповідні відмітки. Якщо він не з'явився, якщо був у відпустці, все це у нас відображає табель. Тобто це фіксація як відпрацьованого, так і невідпрацьованого робочого часу тим чи іншим працівником.

У нас є типова форма табеля обліку використання робочого часу. Вона затверджена наказом Держкомстату №489. Якщо говорити про її форму, то вона таблична, трохи з першого погляду заплутана, але насправді щодо її заповнення, як тільки ви входите в цей ритм, ви все зрозумієте. Тим паче, що сьогодні приклади ми також з вами основні розглядаємо.

І не забувайте, що у додатку до цього відео також у нас є приклади заповнення, якими ви можете скористатися. Тепер поговоримо більш докладно. Що з собою являє типова форма табеля, ми з вами зрозуміли. Таблична форма передбачена для відмічання відпрацьованих або невідпрацьованих годин працівників чи днів працівників.

Але тут хочу підкреслити, що форма табеля, затверджена наказом Держкомстату №489, вона має рекомендований характер. Тобто ви можете самостійно прийняти на своєму підприємстві, застосовувати той табель, який, на вашу думку, є зручним. Головне зафіксувати за собою головні моменти, прописані в типовій формі, і плюс фіксувати відпрацьований та невідпрацьований час.

Але, скажу з практики, ніхто не вигадує щось нове і застосовують саме табель, затверджений наказом Держкомстату №489. Які підприємства, роботодавці повинні вести табель, а які не повинні. Немає у нас такого розмежування. Підтверджує це Мінпраці, воно говорить, «ведення табеля обліку використання робочого часу для підприємств з невеличкою чисельністю також є обов'язковим». Тобто, можливо, ви ФОП, працюєте на ФОП, можливо, ви працюєте на великих підприємствах, можливо, ви працюєте на невеличких підприємствах, середніх, будь-яких – все одно у вас має бути забезпечене ведення табеля обліку використання робочого часу,  як обов'язкова певна фіксація відпрацьованого, знову ж таки, і невідпрацьованого часу. 

Далі, що стосується типової форми, що там наведено? Власне, типову форму П-5, мінімальний набір позначок, буквених і цифрових кодів для відображення відпрацьованого часу.

Форма носить рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників. Те, що ми з вами проговорили. Є типова форма, можете її застосовувати, можете розширювати, можете вводити свою. Але, знову ж таки, як правило, застосовують саме цю форму, оскільки вона відображає всі необхідні елементи.

Далі, для того, щоб відобразити у самій формі, відпрацьований і невідпрацьований час ми ж не можемо прописувати щодо кожного працівника. У самої форми П-5 наведені буквені позначення. Зараз я вам покажу, в якому варіанті вони представлені (див. презентацію).

У нас, наприклад, години роботи передбачені колективним договором. Буквене позначення «Р», цифрове 01. Тобто, у табелі ми з вами проставляємо саме буквене, літерне позначення або цифрове. Це вже як ви визначитесь на своєму підприємстві.

Головне, що кожна літера, вона відображає певний стан працівника. Години роботи передбачені колективним договором, значить він виходив на роботу. Позначаємо «Р». Відрядження – «ВД», значить він перебував у відрядженні. Наприклад, щорічна основна відпустка – це у нас «В». Таким чином ми саме її відображаємо у табелі. Як це виглядає, не хвилюйтеся, я все покажу.

Ще такий важливий момент, що у нас є форма, є літерні або кодові позначення, але немає розшифрування, як саме застосовувати цей табель.

Як його вести, як він складається, як вносити до нього зміни? На нормативному рівні і навіть на рекомендаційному рівні нічого немає, ніякого документа.

Тому на підприємстві у вас або у ФОП обов'язково розробіть Положення про облік використання робочого часу. Іноді його називають Положення про табельний облік. У будь-якому випадку у вас має бути це положення. Ми вже трошки про нього з вами говорили на одному з попередніх уроків. 

Що потрібно викласти у цьому положенні? Осіб, відповідальних за ведення табеля обліку використання робочого часу. Посадових осіб, які мають засвідчувати своїм підписом інформацію, зазначену в табелі. Строки подання табеля на підпис відповідальних та посадових осіб. Строки для передачі табеля в бухгалтерію. Порядок внесення до табеля відомостей про нових працівників і вилучення відповідно звільнених. Правила і порядок присвоєння працівникам табельних номерів. Бо у нас кожному працівникові ще присвоюється табельний номер. Як він формується? 001, або 0011, або він позначає, які ви підрозділи будете вводити в цей код. Можете самостійно це розробити і не хвилюйтеся. Ось ту нумерацію, яку ви запровадите на підприємстві, вона і буде вірною саме для вашого підприємства, бо ви так вирішили і зафіксували у положенні про облік робочого часу.

Далі правила і порядок коригування табеля. Хто коригує, коли передає? Тут такий лайфхак, обов'язково унормуйте це питання ведення табеля між бухгалтерією, його обов'язки бухгалтерії і обов'язки відділу кадрів. Чому це важливо? Тому що на практиці дуже багато суперечок, що багато хто покладає цей функціонал саме на кадровиків, але тоді не прописано в їх посадових інструкціях. Або навпаки, в посадових прописано, а в положенні про робочий час поклали на бухгалтерію. Ви маєте унормувати цей момент, оскільки тільки тоді буде злагоджена спільна робота. Наприклад, ви бачите, що у положенні і у вашій інструкції інспектора з кадрів, наприклад, зафіксовано, що ви ведете табель. Щодо яких підрозділів? Ви його ведете, і після цього ви маєте ще дізнатися, коли вам передавати в бухгалтерію, бо табель – це основа для нарахування заробітної плати. Тобто ці моменти дуже важливі.

Так само у нас важливий момент – це прописати коди позначення. Тільки ви можете або застосовувати ці типові, які я вам показувала, вони є в додатку до цього відео, прописувати у положенні про облік робочого часу, що ви застосовуєте літерні коди позначення, наприклад, і прописуєте, що відпрацьовані години там «Р», або щорічна основна відпустка «В». Або ви можете інші коди вводити, якщо вам це необхідно. Яскравий приклад – це відпустка без збереження заробітної плати працівникам, яка надається, наприклад, працівникам, які перебувають за кордоном або мають статус внутрішньо переміщеної особи, яка надається тривалістю до 90 календарних днів. Ви можете самостійно розробити, яке це буде літерне позначення саме для цієї відпустки або для інших видів явок чи неявок. Тобто це на ваш власний розсуд. Але якщо ви новачок, коли приходите на підприємство, то маєте поцікавитися цим положенням, що в ньому прописано, хто складає чи складаєте ви, коли передаєте до бухгалтерії, як коригується він, що від вас взагалі потрібно. Крім того, обов'язково, якщо ви ведете, то, подивитися на літерні або кодові позначення, як взагалі ведеться цей табель і яка його форма.

Далі, стосовно кого ведеться? Стосовно всіх працівників. Будь-який працівник, навіть якщо він працює, наприклад, одну годину на тиждень, все одно йому присвоюється табельний номер, все одно в табелі його відображаю. Досить часто буває, що на моєму підприємстві працівник займає дві посади. Тобто, він у мене працює як основний працівник, наприклад, менеджером з продажів умовно, і за сумісництвом він ще, наприклад, інспектор з кадрів. Це такий приклад. У цьому разі у нього будуть два табельні номери, і в табелі я буду відображати йому двома рядками. Як менеджера з продажів і як інспектора з кадрів, якщо він там працює, наприклад, дві години на день. Зрозуміли, що по кожній посаді, якщо обіймає, то обов'язково показуємо.

Інша ситуація, якщо інспектор з кадрів тимчасово виконує обов'язки, наприклад, відсутнього іншого інспектора з кадрів, йому за це доплата здійснюється, або, у нього є бухгалтерська освіта і тимчасово виконує обов'язки відсутнього бухгалтера. У такому випадку працівник виконує роботу в свій основний час, його не приймали на роботу, він не обіймає ще посаду бухгалтера, тому все буде показуватися тільки в одному рядочку по моїй існуючій посаді інспектора з кадрів. Бачите, є такі нюанси.

Кого ми не включаємо в табель, це таке «табу» під забороною, це працівників або осіб, якщо це стосується договору цивільно-правового характеру, якщо йдеться про цивільно-правовий договір, може це з працівником на окремі роботи укладений, може зі сторонньої особи, все, що стосується цивільно-правового договору, я ніколи не прописую в табелі, тому що цивільно-правовий договір – це завжди виконання роботи у свій час, на свій власний розсуд, все інше. Я не контролюю це виконання. І тут можуть бути приховані трудові відносини, тому нічого не відображаєте. Бачите виконання роботи по посаді, навіть якщо працівник обіймає дві посади, прийнятий на роботу за основним місцем роботи, прийнятий на роботу за сумісництвом, ці дві посади будете відображати в табелі обліку використання робочого часу.

Ще такий важливий момент, табель заповнюємо завжди на підставі документів, наказів, листків непрацездатності, довідок з військоматів, будь-що, що підтверджує чи то відсутність, чи присутність працівника. Присутність ми самі бачимо по виконанню роботи, але щодо  довідок з військоматів – це Інструкція № 286, яка трохи застаріла. Довідок з ТЦК, треба говорити. Тобто, на слово я не вірю працівнику. Або він пише мені пояснювальну записку, про те, чому він був відсутній. Тільки після того, як я прийняла цю записку, я можу поміняти позначення, обґрунтовуючи, що це була явка з поважних причин, поміняти позначку. Тобто, зрозуміли, що пішов у відпустку, значить, у мене має бути наказ. Зі слів, що я там був у відпустці, ні, у мене має бути, це документовано. Якщо він у відпустці, то проставляю, що він у відпустці. І так далі.

Може вестися табель в паперовому вигляді, може в автоматизованому, той самий BAS Бухгалтерія КОРП, також, наприклад, може вестися табель. Це не заборонено. Табель відкривається щомісяця, і відповідно табель ведемо протягом місяця.

Як заповнюється табель? Є верхнє позначення, це, як правило, відпрацьовані або невідпрацьовані години. І нижнє позначення, це те, що я говорила, літерний код або цифровий код, який означає відпрацьований або невідпрацьований час.

Наприклад (див. презентацію), якщо працівник працює, стабільно цілий місяць, там вересень, то я й показую, у верхній комірці буде 8, у нижній комірці буде «Р», тобто його відпрацьований час. І потім підбиваю підсумок. 22 робочих дні він відпрацював, що відповідає 176 робочим годинам. Так само неповний робочий час. По 4 години, наприклад, працює з понеділка по п'ятницю. Але показую вже інший літерний код «РС».

Далі, якщо щорічна основна відпустка (див. презентацію), спочатку працівник відпрацював і з 8 числа він пішов у щорічну основну відпустку. Так і проставляю «В», «В», «В»… Що стосується позначення вихідних днів, якщо говоримо про робочий час, наприклад, то ви можете або ввести, або не вводити позначення ваших вихідних днів. Це ваше право. Якщо говорити про щорічну відпустку, будь-яку відпустку вона надається в календарних днях, то календарний день позначаємо відповідним кодом. В моєму випадку «В», але не проставляємо години.

Через сімейні обставини пішов у відпустку без збереження зарплати на весь місяць, позначила «НА». І там, де він мав би працювати, проставляла вісімки. Далі, якщо працівник мобілізований, виходив на роботу з 1 по 5 вересня, потім були вихідні, потім походив два дні, 8 та 9, і далі я дізналася про те, що він мобілізований, подав мені необхідні документи, позначаю літерним кодом «ІН», бо так введено у мене.

Далі, якщо працівник хворів, і це оплачувана тимчасова непрацездатність, позначаю «ТН». Також виводжу (див. презентацію). Хворів він з 8 по 10 вересня. Неявки з нез'ясованих причин. Працівник ходив-ходив-ходив у мене, потім перестав ходити. Відповідно, я не бачу його на робочому місці, він нічого не виконує. Якщо дистанційний працівник не виходить на зв'язок, я проставляю «НЗ», аж поки не з'ясую, чому він не виходив на роботу.

Що стосується коригування, це ви, знову ж таки, маєте в положенні про робочий час затвердити, яким чином ви здійснюєте коригування. Єдине, що відзначу, що ніякі закреслення, підтирання, нічого в табелі не допускається. Як зазвичай коригування відбувається? Покажу на прикладі ось того відсутнього працівника (див. презентацію). Я проставляла «НЗ», він вийшов, написав пояснювальну записку, ми визначили, що це дійсно інші причини неявок. Треба переставити на «І», бо ми приймаємо його позицію, чому він не виходив. Що ми з вами робимо? Ось у мене були «НЗ», потім я беру табель, форму, але заповнюю щодо тільки одного працівника, щоб бухгалтерія бачила, що я виправляю тільки по одному працівнику. І проставляю відповідно, там де у мене було «НЗ», тепер я проставила «І».

Що ж, колеги, на цьому ми по даному уроку ставимо крапку. Ви зрозуміли про табель. Це фіксація всіх явок і неявок наших працівників. Це дуже важливий елемент. Знайомтеся зі зразочком. Ми ж з вами крокуємо далі.