Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок коригування особової картки П-2

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги! Урок 13. І знову розглядаємо особову картку П-2. Якщо на минулому уроці ми з вами з'ясували, яким чином вона заповнюється, що вона, в принципі, залишається актуальною для свого ведення, то у нас виникає одразу інше запитання.

А що, якщо вона закінчиться? А що, якщо мені потрібно внести зміни? Бо я б вам сказала, що особова картка П-2 заповнюється від етапу прийняття працівника на роботу, про загальні відомості, на яку посаду ми її прийняли, і поповнюється протягом всього його періоду роботи у нас. Це і про відпустки мається на увазі, це і про його переведення. Це і про зміну його власних даних, особистих даних. Все це має відображатися в картці П-2. Але як це зробити, будемо з вами вивчати.

Перший момент – це не вистачає місця у розділах. І знову ж таки повертаємося до того, що ми з вами проговорили на нашому попередньому уроці. Ми з'ясували, що немає методичних рекомендацій, як заповнювати картку П-2. Немає взагалі ніякої інформації офіційної, від офіційного джерела, щоб це було затверджено, погоджено і написано, що заповнення картки П-2 здійснюється наступним чином. Якщо ми говоримо про типову форму затвердження наказу Держкомстату і Міноборони, такої інформації не має. Відповідно, не має інформації, яким чином вносити зміни чи продовжувати її.

Тому напрацювали наступний момент на практиці. Для продовження особової картки слід взяти нову чисту форму П-2 і на верхньому березі написати «Продовження особової картки». Вказати табельний номер працівника, заповнити розділ 1, але не всю інформацію, а тільки прізвище, ім'я, по батькові та дату народження. Далі особова картка розміщується під первинною особовою карткою.

Як же це нам виконати? Приклад (див. презентацію). Бачите, продовження особової картки. Що я тут вписую? Табельний номер, щоб ідентифікувати працівника, у мене ж є основна, вже заповнена, вся-вся-вся заповнена, як ми на минулому уроці з вами дослідили, вона вся у мене вже заповнена в основних розділах. А це до її доповнення, тому у мене немає необхідності повторювати одну і ту саму інформацію. Тим паче, що вони будуть зберігатися разом. Тому тут я прописую тільки основні відомості. Це табельний номер. І що ще прописую? Прізвище, ім'я, по батькові, ну і дату народження. Ну, раптом у мене є одне і те ж прізвище у одного і того ж працівника. Все, цього достатньо. Далі, як правило, у більшості випадків закінчується саме розділ про відпустки. Тому, якщо у мене закінчився розділ про відпустки в основній особовій картці П-2, я розробила ось такий додаток, умовно кажучи, продовження особової картки П-2, вписала основні відомості, тепер мені потрібно вести тільки той розділ про відпустки, я продовжую там спокійно собі вести цей розділ про відпустки.

Ще хотіла відзначити про місце для фотокартки. Воно є в особовій картці П-2. Коли ми говоримо про продовження особової картки, звісно, що тут нічого не вклеюємо. Але в основній картці П-2, яку ми заводимо при прийнятті працівника на роботу, ми маємо вклеїти цю фотокартку. Але багато працівників починають говорити про те, що в мене немає красивої фотографії, у мене немає свіжої фотографії, я не хочу фотографуватися і так далі. З урахуванням того, наскільки картка П-2 тепер слугує більше для нашого обліку, ви можете і не вклеювати її. Але якщо ви бажаєте, щоб вона тут була, прописуйте це у правилах внутрішнього трудового розпорядку. Бо коли ви працевлаштовуєте працівника до початку роботи, ви маєте його ознайомити із правилами внутрішнього трудового розпорядку. І якщо там буде написано і про надання фотокартки, то відповідно ви можете на щось спиратися, це такий вам лайфхак, на щось спиратися для того, щоб її отримати і прямо там красиво-красиво оформлювати картку П-2. Це ось такий момент, про який я також хотіла б проговорити.

Стосовно виправлення, навіть Держстат у своєму такому вже трошки давнішньому листі, але він погоджувався, що «формат особової картки передбачає як можливість доповнення даних про працівника в додаткових рядках, так і їх виправлення на підставі відповідних документів, наприклад, зміна прізвища, місця проживання, паспортних даних тощо. Виправлення такого роду інформації не є порушенням ведення первинного обліку на підприємстві і не тягне за собою адміністративної відповідальності».

Тобто, навіть Держстат, визнав такий момент, що особова картка П-2, вона наповнюється протягом усього трудового життя нашого працівника на цьому підприємстві. І, звісно, що можуть бути і мої помилки. Я не виключаю цього, бо кадровики вони ж теж люди. Неправильно вписала назву посади. Ну, буває так. Головне не панікувати. Або ж інші такі більш об'єктивні причини. Моя працівниця вийшла заміж. Вона змінила прізвище. Що мені в такому випадку робити? Я ж не можу заводити нову картку П-2. Ні, бо там облік відпусток, оці призначення, переведення, вони ж актуальні. Все, що мені потрібно, це змінити її прізвище на особовій картці П-2.

Інший приклад, який може бути. Я прийняла неодруженого працівника, а він одружився, ще в нього і дитинка з'явилася. Я повинна це вписати в П-2. Вписала, тільки вписала, він вже розлучився. Мені потрібно змінити його статус. Як відбуваються ці зміни? Напрацювали єдиний вірний спосіб. Виправлення вноситься коригуючим способом. Закреслюють неправильний запис і поруч чи згори вписують правильний. Але я тут хочу підкреслити. Ніякі коригуючі сучасні засоби тут не застосовуємо. Я маю бачити, що саме я виправила. Де була помилка, я її виправила. Тобто це мається на увазі обережне закреслення. Ані коректор, ані оці клейкі стрічки я в особовій картці П-2 не можу застосовувати.

І тут багато хто каже, де це написано? Ніде це не написано. Але я маю знати, що саме я виправила, що саме було в моїх первинних відомостях. Якщо це я замажу коректором, то я вже це не побачу. А якщо я обережно, філігранно це закреслюю, то, звісно, я побачу свої попередні виправлення.

І тут приклад. Наприклад, якщо відбулася зміна прізвища, то треба після отримання працівником нового паспорта закреслити колишнє прізвище і вписати нове. У графі «Додаткові відомості» зазначити, що прізвище змінено на підставі паспорта, вказати реквізити наказу та нового паспорта.

Ось таким чином виглядає коригуючий спосіб. Наприклад, в мене заповнена П-2 (див. презентацію). Дуже красиво, в мене все виведено. Змінилися прізвище. Працівниця була Будько, стала Кривко. Обережно закреслила. Вона стала в мене Кривко. І в додаткових відомостях у спеціальному полі заповнено. Заповнювала на всякий випадок. Прізвище Будько змінено на прізвище Кривко у зв'язку з укладенням шлюбу. Підстава паспорт, якщо бажаєте, то можна вписати ще й наказ, бо мені потрібно буде загальний наказ видати, поміняти ж не тільки в П-2, а в інших документах, які стосуються її прізвища. Тому, якщо я видаю такий наказ, в тій самій трудовій книжці, якщо вона забажає цього, то тут можу вписати ще й реквізити наказу, як підтвердження, чому я зробила цей коригуючий запис.

Ще такі особливості. Досить часто працівник може відмовлятися від проставляння підпису на нашій особовій картці П-2. Ви бачили, на попередньому уроці, наприклад, коли працівник призначається, переводиться, ну і тим самим, коли він звільняється, він повинен поставити свої підписи. І якщо хтось навпаки хоче заповнювати особову картку П-2, то є інший бік, коли навіть свій підпис не хочуть проставляти. Як то кажуть, не проставляє, то і не проставляє. Знову ж таки, такі послаблення, які стосуються зараз особової картки П-2, це зараз ні на що не буде впливати. Про це Мінсоцполітики радить це зафіксувати актом, що працівник не підтвердив ці дані.

Я сподіваюся, що у вас таких ситуацій буде не так багато, тому що, по суті, ми в картці П-2 відображаємо те, що стосується працівника.

Якщо працівник звільняється буває так, що в рамках одного підприємства. Сьогодні я 15 вересня попрощалася зі своїм працівником, а з 16 вересня він може в мене вже працювати, наприклад, на іншій посаді. Або був за основним місцем роботи, став працювати в мене за сумісництвом на тій самій посаді. Безліч може бути варіантів. Головне, що одним днем він звільнився, через кілька днів або на наступний день у мене знову працевлаштування його ж. Чи заводити нову особову картку П-2? Так, заводити. Як тільки я з працівником попрощалася, поставили ми всі підписи, розійшлися, все, це особова картка П-2, умовно кажучи, закрилася. Як тільки я його працевлаштовую, навіть якщо мені він знайомий, я ті самі дані буду заповнювати: прізвищем, ім'я, по батькові, дату народження, сімейний стан, диплом і все це все буде перелічувати, все одно це буде нова особова картка П-2.

При проведенні аудиту відпусток куди вписувати результати? Бувають такі моменти, коли мені потрібно наприкінці року, наприклад, зрозуміти чи всі дні працівник використав, якщо він там 14 днів брав, а потім по одному дню. Таке можливо, ви будете вивчати, але це можливо, що він 14 днів використав, а потім там на вихідних тільки брав 2 дні, 1 день або 5 днів. А мені за цей робочий рік треба ось у загальному випадку прорахувати 24 дні чи не 24 він використав. Бо коли я складаю графік відпусток вже на наступний рік, мені ця інформація потрібна. Де фіксуватися? Я провела таку грандіозну роботу. Де мені зафіксувати, скільки залишок днів у нього залишилося?

Знову ж таки, немає цієї інформації, можемо в додаткові відомості вписати, але я раджу все ж таки підкладати під особову картку спеціальні аркуші для того, щоб у мене була, така вся інформація по моєму працівнику. Бо додаткові відомості, вони теж не резинові, там не дуже багато рядочків, краще це підкладати. Якщо ви користуєтеся нашими калькуляторами, раджу користуватися, там у нас є і про розрахунок днів відпусток. Якщо вже провели цей розрахунок, то можете вивести на друк і підкласти його під особову картку П-2.

Що ж, колеги, що ми з вами зрозуміли? Особова картка П-2 ведеться протягом всього трудового шляху працівника на нашому підприємстві. І бувають моменти, коли закінчується у нас особова картка П-2. Що ми робимо у цьому разі? Ми беремо нову, пишемо продовження, вписуємо основні відомості про працівника і вже працюємо у цій новій формі, але вона і «стара», первинно заповнена, є єдиним цілим.

Якщо говорити про внесення змін, вносимо коригуючим способом. Обережно закреслюємо, вписуємо вірні дані. Даний урок ми закінчили. 

Не забудьте ставити мені оцінки, пишіть, будь ласка, свої питання. Будемо консультуватися, будемо з вами на одній хвилі. Ну, а нам пора рухатися далі.