Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Внутрішній опис документів особової справи

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Журнал обліку особових справ

Зразок обкладинки особової справи

Зразок особового листка з обліку кадрів

Склад документів особової справи

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Урок 14-й. Будемо говорити про особову справу. Що це таке? Як вона наповнюється, і як власне оформлюється, яка наша місія з її оформленням.

Отже, давайте спочатку розберемося, що таке власне особова справа. Якщо ми говорили на попередніх двох уроках про особову картку, то це певний шаблон, в якому ми вносимо відомості про працівника. Тобто такий літопис, то особова справа – це документи про нашого працівника. Усі документи, які стосуються прийняття, звільнення, переведення, атестації, вони всі накопичуються в особовій справі. Тобто, якщо особова картка – це більше заповнення даних про працівника, то особова справа – це така картотека документів про працівника, саме документів.

Так і визначено, що особова справа – це сукупність документів, у якій містяться біографічні відомості та дані про трудову діяльність працівника. Порядок ведення особової справи та перелік документів визначено у нашому такому величезному документі, який має назву Правила №1000/5.

Наповнення особової справи, я сказала, що це певний перелік документів. Які це документи? Ніколи не вигадуйте додаткових документів до особової справи. Не треба цього робити. У нас є пункт 12 – 13 глави другої розділу четвертого Правил №1000/5. Там все сказано про особову справу і в тому числі стосовно її наповнення. Тому відкрили, подивилися, що саме підходить, не підходить, то і інше нічого підкладати не потрібно. Це вже виважена позиція. Це закріплено на нормативному рівні. У додатку до цього відео ми зробимо вам спеціальну шпаргалочку з цього приводу для того, щоб ви могли відкривати, дивитися, що входить чи не входить до особової справи і в залежності від цього формувати особову справу.

Отже, що входить? Внутрішній опис особової справи. Це додаток 16. Ми з вами трошечки пізніше розглянемо його. До особової справи обов'язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи. Це те, що міститься у цій справі, чим я її наповнюю, якими документами.

Далі заява про прийняття, письмовий трудовий договір, копії наказів про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів. Залишаю вам шпаргалочку, що його заповнює працівник. Це коли він приходить у довільній формі, ви маєте розробити цей особовий листок з обліку кадрів, у додатку є і заповнює. 

Доповнення до особового листка з обліку кадрів. Ну, там уже у нас різні відомості, стягнення, заохочення, виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників. Доповнення вже заповнює кадровик.

Тому, щоб ви не розгубилися, я залишила вам, що особовий листок з обліку кадрів заповнює працівник. Це довільна форма, там основні відомості про нього. Ви розробіть собі шаблончик на підставі нашого зразка і надавайте його працівникам. Так буде легше усім, повірте мені.

Далі. Доповнення до особового листка з обліку кадрів. А це вже заповнює кадровик. І шаблон також краще розробити для того, щоб вам у роботі було легше з цим впоратися.

Далі автобіографія, копія паспорта, копія податкового номера, копія військового квитка. Тут зупинюсь. У Правилах №1000/5 визначена саме копія військового квитка. Але ми знаємо, або ще не знаєте, але скоро дізнаєтеся, дійдете до цього модуля і зрозумієте, що у нас зараз не тільки військові квитки, у нас зараз є поняття військово-облікового документа, який включає в себе приписні для призовників, тимчасові посвідчення військовозобов'язаного, військовий квиток для нашого військовозобов'язаного. Також це може бути військово-обліковий документ. Так і буде назва військово-обліковий документ у редакції постанови №559 на папері. Або ж це може бути військовий обліковий документ як роздруківка з «Резерв+».

Працівник самостійно реєструється в «Резерв+». Військовозобов'язаний, призовник, резервіст вже немає значення. Це єдиний документ. Він там зареєструвався і має змогу сформувати PDF-файл. Він його друкує, приносить. Ми за ним ведемо військовий облік. І крім того, що залишаємо цю копію у військовому обліку, приведенні у відповідній справі, ми ще його забираємо в особову справу окрему копію цього військово-облікового документа. Тому тут по суті будь-який документ військово-обліковий, на підставі якого ви ведете військовий облік на підприємстві, має місце бути і в особовій справі. Запам'ятайте цей момент.

Далі. Копію документів про освіту, науковий ступінь, учене звання, заяви про переведення, сумісництва, зміну біографічних даних. Тут поки що підкреслюю про сумісництво. Ви запам'ятайте, ми ще про це поговоримо. Копії наказів про переведення на іншу роботу за сумісництвом, копії документів, що є підставами для надання пільг. Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв'язку зі зміною біографічних даних. Характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення, документи з атестації, заява про звільнення, копія наказів про звільнення з роботи.

Тут ще хочу підкреслити такий важливий момент. Коли ми з вами проходилися по документах, які наповнюють особову справу, ви, мабуть, звертали увагу, що десь є оригінали, а десь є копії. Яким чином зараз у нас завіряються копії? Як не дивно, але слово копія на копії не ставиться. Такі були зміни до Правил №1000/5. Потім нормотворці вже готують проєкт для того, щоб надалі повернути це слово «копію», бо, воно якось нелогічно виглядає, але поки що, коли я записую цей урок, слово «копія» на копії не проставляється.

Як же тоді мені позначити, що це власне копія? Дивіться, є спеціальне таке позначення «згідно з оригіналом». Далі проставляється, хто саме завірив цю копію. Ставиться назва посади. Після цього підпис, ім'я і прізвище великими літерами і дата завіряння цієї копії. 

Стосовно печатки. Вона може бути або може і не бути. Тут, так більш імперативно написано, що напис про засвідчення копій скріплюється печаткою підприємств або печаткою структурного підрозділу. Якщо у вас дійсно застосовуються ще печатки на підприємстві, обов'язково проставляйте. Це буде певна гарантія виконання Правил №1000/5. Проте на багатьох підприємствах вже не використовують печатку, тому зафіксуйте це в інструкції з діловодства. І якщо немає печатки, то, звісно, ви уже печатку просто фізично не можете проставити, і це буде нормально.

Стосовно внутрішнього опису, те, що я сказала, на початку йде внутрішній опис справи. Спеціальний додаток, яким чином це може виглядати (див. презентацію). Наводжу вам приклад, як його заповнювати. Бачите, індекс документа, дата документа і що це власне за документ? Заява про прийняття, наказ про прийняття і ставлю скільки, на скільки аркушів воно викладене. Як правило, наші кадрові накази будуть невеличкі. Хіба що трудовий договір може бути там три-чотири аркуші і так далі. Якщо будуть примітки,  вилучено зі справи, може таке бути, тоді це проставляти. Це більше для моєї зручності.

Такий важливий момент, чи всі роботодавці мають вести особову справу? Дуже цікавий момент. У нас є Правила №1000/5 і саме в них визначено про особову справу. І Правила № 1000/5, умовно кажучи, поширюються тільки на підприємства, установи, організації незалежно від форми власності. Тому, якщо відповісти, чи всі роботодавці мають вести особову справу, то треба вказати так: якщо йдеться про юридичну особу, підприємство, установу, організацію, органи місцевого самоврядування, державні органи, у них там свої особливості, але в цілому, про підприємство, установу та організацію вони мають формувати особові справи.

Якщо говорити про ФОП роботодавця, то у нього немає обов'язку формувати особову справу. А чому? Тому що він не є юридичною особою і він не перелічений в Правилах №1000/5. Тому по факту Правила №1000/5 на фізичну особу – підприємця не поширюються. Відповідно і фізична особа підприємець не повинен, не зобов'язаний формувати особову справу.

Далі. На кого ведуть особові справи? Тут ціла дилема. А в Правилах №1000/5 визначено, «в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі..» і так далі. Тут узагальнено «працівники», немає ніякої розбивки. Але через певні законодавчі нюанси, які стосуються, в тому числі строків зберігання особової справи роблять багато експертів висновків, що особова справа формується за тими посадами, для яких код класифікатора професій починається з одиниці до четвірки. Тобто, якщо в мене є посада сформована за класифікатором професій, їй присвоєний код класифікатора професій і якщо вона починається цей код з 1, 2, 3, 4 особові справи має вести. Якщо йдеться про професії, які починаються з цифр, код для них починається у класифікаторі професій з 5, 6, 7, 8, 9, то тоді особові справи не повинна формувати.

Мені, чесно кажучи, не дуже подобається цей підхід. Коли ми розподіляємо так працівників, що до кого вести, що до кого не вести, тут не треба забувати, що у мене можуть бути працівники з особливими статусами, працівники, які є задіяні у важких роботах, і вони можуть бути за їх професією код класифікатора професій яких починається від п'яти там до дев'яти. І по суті на підприємстві я тоді не веду для них особові справи, а мали б вестися, бо ці документи мають накопичуватися, мають певні строки зберігання.

Тому моя вам порада: не розділяйте. Ведіть особові справи по всім працівникам незалежно від їх посади, незалежно від того, з якої цифри починається код класифікатора професій для тієї чи іншої посади чи професії. Ось моя вам порада: формувати особові справи для всіх працівників незалежно від посади, незалежно від професії. Звісно, рішення ви можете прийняти своє, але я висловила свою точку зору.

Ще про сумісництво. Ми з вами вже розбирали, якщо особова картка завжди заводиться у нас окрема для кожної посади. Тобто, якщо в мене працівник бухгалтер, пам'ятаєте інспектор з кадрів з попереднього уроку в нас був інспектор кадрів. По основній посаді в нього є П-2. І якщо в мене він ще сумісник HR, я умовно називаю, бо має бути професійна назва роботи. Говорю про HRа, він сумісник, у нього буде своя особова картка П-2.

А як же бути з особовою справою? Коли ми з вами дивилися наповнення особової справи, я неспроста сказала: «Запам'ятайте слово сумісництво». Пам'ятаєте? Можете відмотати і подивитися. Так ось, коли ми говоримо про наповнення особової справи, то там ви побачили в переліку документів сумісництво. Це означає на практиці, якщо в мене працівник працює і інспектором з кадрів, і HRом, то всі документи, які стосуються його діяльності і як HRа, і як інспектора з кадрів будуть вкладатися у цю особову справу єдину. Тобто вона буде одна, якщо він у мене працює за основним місцем роботи і за сумісництвом, особова справа одна.

Якщо в мене зовнішнє сумісництво, тобто працівник де-інде, там у нього основне місце роботи, тут приходить на 4-6 годин, скільки він може працювати, скільки я його працевлаштувала, то звісно особову справу я буду заводити, якщо вона передбачена за його посадою чи то професією, але знову ж таки рекомендую особові справи формувати щодо всіх працівників.

Далі такі правила, давайте пройдемося по них. Особова справа оформлюється після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття працівника. Заводиться вона як окрема тека - папка, а усі документи або їх копії поміщаються безпосередньо до неї. Тобто це папка, де написано особова справа. Бачите, обкладинку титульний аркуш особової справи оформляють відповідно до додатку 18-го до Правил №1000/5. До речі, цей додаток також заповнений є у додатку до цього відео.

Використовуються картонні або пластикові теки швидкошивачі з клапанами або зав'язками. Зберігайте в алфавітному порядку за окремими відділами підрозділами. Розміщуйте вертикально корінцями назовні, щоб було видно для оперативного знаходження потрібних документів, бо ви ж постійно поповнюєте, ви ж не можете кожний раз шухляду перегортати. Тому краще все це систематизувати.

Усі особові справи відображають у журналі обліку особових справ. Зберігайте в шафах, що закриваються. Обмежте доступ до особових справ, тільки у працівників кадрової служби. У кадровій службі зберігаються особові справи співробітників, що працюють, та особові справи звільнених працівників протягом двох років після звільнення. Через два роки після завершення поточного зберігання в діловодстві особові справи звільнених працівників передають до архіву установи для подальшого зберігання та користування. В архіві зберігається 75 років після звільнення працівника.

Ми з вами  розглянули, яким чином формується особова справа. Це певні документи про нашого працівника. Хочу звернути увагу ще раз. Ми в особову справу наповнюємо тільки документи, про які проговорили. Якщо вони там не визначені, то й документи ці не долучаємо до особової справи. Наприклад, наказ про звільнення працівника у зв'язку з мобілізацією визначено? Ні, не визначений в особовій справі не додаю. Наказ про щорічну відпустку визначено? Ні, то не додаю. Тільки формуємо особову справу виключно з тих документів, які визначені у Правилах №1000/5.

Що ж, колеги, це останній урок цього модуля.