Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Алгоритм оцифрування трудової книжки»

Довідник «Витяг з електронної трудової книжки покрокова інструкція для формування на порталі ПФУ»

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити

Паперова трудова книжка після 10.06.2026

Порядок видачі трудових книжок працівникам після 10.06.2026

Приклади із внесення записів до паперової трудової книжки

Роз’яснення ГУ ПФУ в Миколаївській області від 09.10.2024 «Як сформувати витяг з електронної трудової книжки онлайн?»

Роз’яснення ПФУ від 25.09.2025 «Де працівник може дізнатись, чи оцифровано його трудову книжку?»

---

Текстове розшифрування відео

Стосовно трудової книжки під час прийняття на роботу, є стаття 24 Кодексу законів про працю, яка визначає, що особа, яка працевлаштовується, має надати або трудову книжку, у разі її наявності, мається на увазі паперової трудової книжки, або відомості про трудову діяльність реєстру застрахованих осіб. Це так званий витяг за ТК.

При прийнятті на роботу формально працівник має або показати паперову трудову книжку, і потрібно її подивитися і віддати одразу йому, тому що на зберігання вже не можна приймати.

При цьому досить часто запитують, чи потрібно робити ксерокопію цієї паперової трудової книжки. Нема цього в законодавстві. Проте багато кадровиків це роблять. Це не заборонено, тому що їм так легше розрізнювати стаж, якщо не відсканована паперова трудова книжка. Можливо, багатьом потрібно для того, щоб визначити безперервний стаж роботи. Наприклад, у медиків таке може бути. Але знову ж таки, як тільки трудова книжка опинилася на руках у працівника, то він самостійно вирішує, де і як її заповнювати. Тому такої гарної, якісної інформації наразі паперова трудова книжка не надає.

Стосовно відомостей з ЕТК, наскільки вони інформативні? Також це спірний момент, але надати повинен. Але тут зауважу, що до особової справи ми їх не залучаємо, тому що вони там не передбачені у переліку, який визначений в Правилах №1000/5.

Способи формування витягу за ЕТК є у додатку до цього відео. Пропоную розглянути, якщо встановлений додаток Пенсійного фонду. Непогано з ним працювати, достатньо швидкий. Встановити можна, в залежності від того, який ви системою Андроїдам чи Apple застосовуєте. Встановлюється дуже швидко, але треба авторизуватися. Можна авторизуватися навіть якщо у вас КЕП немає, наприклад через банк, в якому ви обслуговуєтеся.

Після цього потрапляєте на сторінку. У банку ще треба буде підтвердити, що саме ви заходите. І все, ви потрапляєте до сторінки, де натискаємо до ПФУ внизу, потім подати запит, потім обираємо витяг, воно формується лічені секунди. Повертаємося на головну і тут бачите відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Ви туди натискаєте і в принципі виходить ось така форма (див. презентацію). Ви можете її переслати і згодом роздрукувати, надати своєму новому роботодавцю.

Зверну вашу увагу, що тут є спеціальна графа четверта і якщо вона не заповнена, це значить, що паперову трудову книжку не сканували або вона подана на сканування, але не опрацьована Пенсійним фондом. Або якщо ця графа заповнена, значить вже все добре – паперова трудова книжка відсканована, прийнята Пенсійним фондом. Всі відомості вже потрапили до Реєстру.

Багато хто із роботодавців запитує: раніше у нас була паперова трудова книжка і ми розуміли, якщо працівник мені її надає, то все в мене основне місце роботи, тому що вона зберігалася тільки за основним місцем роботи. Тепер паперова трудова книжка зберігається у працівника. Це прямо закріплено законодавством.

І тоді виникає запитання: а як же визначати основне місце роботи чи сумісництво? Якщо говорити про таку сторону, то це визначає саме працівник. Бажано в заяві про працевлаштування він має прописати, приймається за основним місцем роботи або сумісницем. І все, роботодавець відповідальність більше не несе. Працівник самостійно визначає, де він працевлаштовується.

Більш того, якщо виявиться, що це не так, знову ж таки, відповідальності для роботодавця не буде, вона не передбачена.

Але якщо ви критично важливе підприємство, якщо ви бронюєте працівників, то ви знаєте, що зараз буває досить таки важливо визначити, де саме працює працівник. Це можна через ОК-7/ОК-5, через той витяг з реєстру застрахованих осіб, коли він підтягне всі відомості стосовно прийняття та звільнення. Але стосовно паперової трудової книжки, то як тільки вона на руках у працівника, він тут вносить, там забув внести запис, тому визначити основне місце роботи чи сумісництво просто неможливо.

Щодо витягу з ЕТК, то після того, як роботодавець подасть зарплатний звіт з інформацією про звільнення чи прийняття, ця інформація потрапить до витягу за ЕТК. Тоді ви зрозумієте, що так, працівник там звільнився, у нього немає основного роботу, то він правомірно приймається до мене за основним місцем роботи.

Проте, знову ж таки, те, що він вкаже в заяві про працевлаштування, ось цього для вас достатньо, щоб визначити приймається працівник за основним місцем роботи чи сумісництвом.

Наступний момент – це зберігання паперової трудової книжки. Тут взагалі дуже цікава історія, тому що зараз у нас чітко визначено, що стаття 48 Кодексу законів про працю України після 10 червня 26 року працює на повну. І тут визначено, що трудова книжка зберігається у працівника. Розумієте? Тобто в мене по суті вже на підприємстві не можуть зберігатися паперові трудові книжки.

Дивіться, до чого нас підштовхує норма Закону №1217. Після завершення цих робіт, мається на увазі сканування чи оцифрування, наявні трудові книжки видаються працівникам особисто. У нас вже і перехідний період навіть з цього приводу закінчився.

Тому, на мою думку, у роботодавця більше немає обов'язку зберігати паперові трудові книжки своїх працівників, навіть якщо вони були прийняті, не знаю, там в 14-му, 15-му роках. А ті працівники, які до вас приходять після 10 червня 21-го року, у вас взагалі немає обов'язку зберігати їх паперові трудові книжки через цю норму статті 48 Кодексу законів про працю.

Тому, на мою думку, у підприємств немає обов'язку зберігати паперову трудову книжку, з урахуванням того, що зараз у нас воєнний стан і мені на підприємстві її зберігати, повірте, більш небезпечно, ніж вона буде там у валізці працівника, яку він буде брати з іншими документами.

Проговорити про це з працівниками й краще, щоб паперова трудова книжка вже зберігалася у працівника.

Тоді мені закидають: а що буде, якщо я й далі буду зберігати, тому що так надійніше, так краще, мені безпечно, працівнику безпечно, мені зручно одразу вносити записи, чи буде штраф? Ні, штрафу не буде. Про ризики я сказала. Це, перш за все, воєнний стан. Це, перш за все те, що в мене й обов'язку нема її зберігати в собі на підприємстві.

Тому зараз, якщо у мене вже там накопичилися ці паперові трудові книжки працівників, яких приймали до 21-го року, що мені робити з їх паперовими трудовими книжками? Видавати працівникам? У мене для цього є всі правові підстави. Якщо ви вважаєте, що це трошки небезпечно, беріть від працівників заяву і видавайте ці паперові трудові книжки.

Тому готуємо наказ (див. презентацію), він може бути на підставі заяви або без заяви, й прописуємо, що ви віддаєте всім працівникам трудові книжки на підставі того, що перехідний період зі скануванням, оцифрування офіційне вже завершився.

Залишаю вам приблизну форму заяви про видачу на зберігання паперової трудової книжки (див. презентація). Якщо ви віддаєте зараз на зберігання паперові трудові книжки, не забувайте ще про один такий момент. А саме: потрібно в книгу обліку руху трудових книжок внести запис про те, що ви видали ці паперові трудові книжки на підставі наказу, можливо тільки на підставі заяви, але цей запис потрібно закрити.

Багато хто говорить: а мої працівники за кордоном, то що робити? Най пишуть заяву про пересилання паперової трудової книжки, в тому числі за кордон, або якщо вони в Україні, то в межах України і ви будете пересилати цю паперову трудову книжку. Це дозволено. Не рекомендую видавати її без довіреності якимось родичам.

А якщо в мене там мобілізований працівник, звісно, не може прийти, то краще зберігати й надалі його паперову трудову книжку аж до його повернення. Або з нотаріальною довіреністю прийде його родич, я віддам йому паперову трудову книжку.

Наступне це про внесення запису. А тут знову ж таки стаття 48 Кодексу законів про працю України. Я вношу до паперової трудової книжки записи тільки, якщо є вимога працівника про це.

Наприклад, відбувається переведення. І по суті, якщо б паперова трудова книжка була в мене, я б одразу сіла і внесла запис про переведення. А так ні, це вже не моя зона відповідальності. Та навіть якщо працівник звільняється, це не моя зона відповідальності. Ось прийде він з вимогою, ну тоді я буду вносити запис, це вже буде мій обов'язок. Але бігати, розшукувати його при переведенні, при звільненні чи навіть при прийнятті мені не потрібно, тому що в мене вже немає вимог з цього приводу. Це від нього має йти, що він хоче внести запис до паперової трудової книжки.

Записи здійснюються згідно з вимогами Інструкції №58. Так, вона застаріла. Тим не менш, іншого нічого не придумали, тому механізм внесення записів не змінився.

Ще такий нюанс, я проговорила, що працівник, якщо паперова трудова книжка зберігається вже у нього, то до неї вноситься записи на підставі вимоги працівника і не визначено, яка це вимога: усна або письмова. Якщо бажаєте її зробити письмовою, то най це буде у формі заяви і зафіксуйте це як мінімум у Правилах внутрішнього трудового розпорядку. Хоча це не обов'язково і може бути усна вимога про внесення запису до паперової трудової книжки.

Проте в будь-якому випадку, як виглядає процедура внесення запису, якщо паперова трудова книжка у працівника? Він мені, якщо передбачають ПВТР, надає письмову заяву про це. Якщо ПВТР не передбачає, то усно попереджає про внесення запису. В назначений день і час він приходить, приносить паперову трудову книжку. Я беру, вношу запис і повертаю її назад. Я її не зберігаю, я її нікуди не вношу, просто взяла, внесла запис, віддала. Все, процедура завершена.

Проте, знову ж таки, на практиці є такі старожили, які вважають, що краще паперова трудова книжка буде на підприємстві навіть після 10 червня 26-го року. Проговорили, що це ваше право, але не ваш обов'язок. Тому, якщо ви все ж таки в це втягнулися, то розумійте, якщо паперова трудова книжка у вас, то ви вносите туди апріорі записи про прийняття, переведення, звільнення без будь-яких вимог працівника, бо вона у вас. Тут на вас повністю розповсюджується Інструкція №58.

Якщо паперова трудова книжка нарешті все ж таки у працівника, то записи – тільки за його вимогою, усною або письмовою. Про це ми проговорили.

Наступний момент – це наповнення електронної трудової книжки. І відзначу, що це не заведення якої-то електронної трудової книжки на порталі Пенсійного фонду чи ще щось. Електронна трудова книжка, вона формується автоматично. Вона є у кожного, хто перебуває в трудових відносинах. Навіть якщо не перебуває, колись працював, е-трудова все одно є. Тобто формувати її спеціально якось на порталі Пенсійного фонду не потрібно, а ось наповнювати її потрібно.

І сама по собі електронна книжка містить більше відомостей, ніж паперова трудова книжка. Зокрема, про призупинення або відновлення дії трудового договору, про всі ранги, категорії, присяги, все це має вноситися в електронну трудову книжку.

У загальному випадку наповнення електронної трудової книжки відбувається наступним чином. Про прийняття на роботу – через повідомлення про прийняття на роботу, яке подаємо до ДПС, а якщо не підтягнеться, то через зарплатний об'єднаний звіт. З зарплатного звіту йде й інша інформація про прийняття, про звільнення, про переведення. Тобто основні ці процедури, що проходить в зарплатному об'єднаному звіті і мають відображатися в електронній трудовій книжці, вони туди підтягнуться за якраз через зарплатний об'єднаний звіт.

Усі інші відомості, які не підтягуються з зарплатного звіту, але мають відображатися в електронній трудовій, вносяться кадровиком самостійно. Як? За допомогою XML-файлу або функціоналу «Додати запис».

Це XML-файл (див. презентацію). Розберетеся, чудово. Можете ним користуватися. Якщо ні, у нас поки що цей функціонал порталу Пенсійного фонду передбачає функціонал «Додати запис».

У будь-якому випадку все одно вам потрібно подати сканкопію наказу, на підставі якого вноситься запис. Ви заходите, так само авторизуєтеся, знаходите «Відомості про трудові відносини робітника», відкривається карточка, заповнюємо відомості про застраховану особу, відкривається наступне вікно, де завантажити XML-файл або «Додати запис». Не забувайте додавати файл. Це сканкопія наказу або іншого документу, на підставі якого вноситься запис.

Сканування трудових книжок. Ми вже перетнули цю межу 10 червня 26-го року і можемо констатувати: портал Пенсійного фонду і досі приймає сканкопії паперових трудових книжок. А більш того, це може зробити або роботодавець, або працівник. Але пам'ятайте, що у роботодавця немає безумовного обов'язку це зробити, тим паче після закінчення перехідного періоду.

Але сама процедура сканування, вона триває, і ви можете подати сканкопії паперової трудової книжки.

Що важливо розуміти, то це потрібно обов'язково зробити тим, у кого є стаж до 2004 року. Це просто must have.

Якщо так сталося, що ви подавали сканкопії трудових книжок і вони ніяк не рухаються, то дивимося на статус. Якщо відхилено – це погано, подавайте нанова скани трудової книжки. А якщо вони в роботі, в опрацюванні, до речі є різні статуси, то не переживайте, Пенсійний фонд за повідомленням ще опрацьовує подані скани паперових трудових книжок.

Єдине, що слідкуєте ще за розділом повідомлення, тому що там іноді прилітають які-то уточнення. Можливо, потрібно буде досканувати яку-то довідку чи наказ, або робити виправлення в паперовій трудовій книжці та знову завантажувати їх скани. 

Пам’ятайте: процедура сканування продовжує поки що тривати.

Стосовно заведення нової трудової книжки для абсолютно нових працівників, для яких ви перше місце роботи, до цього вони в трудових відносинах не перебували. Чи можна зараз заводити паперову трудову книжку? Так, можна, але на вимогу працівника. Ось є у нього вимога, він надає її і ви заводити паперову трудову книжку, ну і вносити відповідно записи. Знову ж таки, одразу краще, щоб він подав вимоги і про заведення паперової трудової книжки, і внесення до неї запису, наприклад, про прийняття. Це не заборонено.

Проте наскільки це доцільно, якщо ми всі переходимо до електронної трудової і стаж з паперової зараховується тільки до 2004 року, все інше дивляться по внескам, то це риторичне питання. Це вирішувати кожному окремому працівнику самостійно. Проте є вимога, маємо задовольнити, взяти чисту паперову трудову книжку і заповнити її.

Але є нюанс. Якщо працівник говорить: заведи мені нову паперову трудову книжку, бо в мене попередньо закінчилася, так не робиться. Робиться вкладиш. Якщо працівник каже, що я загубив паперову трудову книжку, заведи мені нову. Так теж не робиться, бо оформлюється дублікат трудової книжки.

А чиста паперова трудова книжка заводиться тільки для тих працівників, для яких ви перше місце трудових відносин.