Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Відмінності трудового та цивільно-правового договорів»

Зразок письмового трудового договору

Зразок письмового трудового договіру з неповнолітнім

Зразок письмового трудового договору між працівником та ФОП

Письмовий трудовий договір

Розмежування ознак цивільно-правових та трудових відносин: постанова КАС ВС від 11.01.2022 у справі №280/5370/19

Типова форма договору про надомну роботу

Типова форма трудового договору про дистанційну роботу

Трудовий договір: коли письмова форма обов’язкова

---

Текстове розшифрування відео

Розглядаємо наступний документ. Це трудовий договір усний, письмовий, електронний. Надзвичайно популярна зараз тематика.

Дивіться, сучасна стаття 24 Кодексу законів про працю України визначає, що трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. І це дає нам змогу трактувати цю норму. Так, трудовий договір може укладатися в усній або письмовій формі, але далі в статті 24-й Кодексу законів про працю України перелічені обов'язкові випадки, коли саме укладається письмовий трудовий договір.

Це якщо контракт, якщо працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі, якщо це з ФОП-роботодавцем, про дистанційну і надомну роботу, з нефіксованим робочим часом. Якщо спрощений режим регулювання трудових відносин, то має бути письмовий трудовий договір.

Але зараз діє Закон №2136, який застосовується під час дії воєнного стану. У ньому визначено, що в період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Що це означає на практиці? Під час дії воєнного стану можна укласти трудовий договір усно навіть у тих випадках, коли стаття 24 Кодексу законів про працю передбачає укладання письмового трудового договору.

Я проти застосування такої норми і вважаю, якщо особливо йдеться про дистанційну, надомну роботу, про трудові відносини між ФОП-роботодавцем і його працівником, краще укладати письмову форму трудового договору навіть під час дії воєнного стану.

По-перше, якщо закінчиться воєнний стан, вам все одно потрібно буде укладати трудовий договір письмово. По-друге, виходьте з практичних моментів. Наприклад,  дистанційна роботу. Її можна налагодити, але без трудового договору у письмовій формі ви не обійдетеся. Саме це стосується і, наприклад, письмового трудового договору із ФОП.

Тому, на мою думку, якщо визначена письмова форма, краще саме в письмовому вигляді укладати трудовий договір навіть під час дії воєнного стану. Але альтернатива є і я вам про це пояснила.

Що таке контракт? Власне, це особлива форма трудового договору, де визначаються які-то окремі нюанси з цього приводу, але зрозумійте, що не будь-який трудовий договір можна назвати контрактом, бо багато хто чує таке модне слово, воно більш сучасне, контракт. Ми укладаємо зі своїми працівником контракт. Проте згідно з чинним законодавством, контракт укладається тільки в тих випадків, які передбачені Законами України.

Можу навести вам приклади – у Законі про освіту, у Законі про культуру, там дійсно йдеться про укладання контракту з керівниками. Якщо ви відноситеся до якогось спеціального законодавства, відкрили свій профільний закон, подивилися: ага, в мене контракт, тут може бути контракт, тоді укладаєте контракт.

Робимо проміжний висновок. По-перше, трудовий договір може бути укладений усно. Це не заборонено станом на зараз. Якщо випадок визначено у статті 24 Кодексу законів про працю, то краще укласти письмовий трудовий договір навіть під час дії воєнного стану. І роботодавець має право прийняти рішення про укладання письмових трудових договорів з новими працівниками і з чинними працівниками.

Тут поясню, чому досить часто почали говорити про письмові трудові договори. Тому що багатостраждальний проєкт Трудового кодексу, який то повертають, то вносять до Верховної Ради, то знову повертають. Тим не менш, він обговорюється і в будь-якій його редакції йдеться саме про письмові трудові договори. Ну, ще передбачена електронна форма, але вона по суті теж письмова, просто укладається в електронному форматі.

Але ми розуміємо, що ми йдемо до письмових трудових договорів. Це наше майбутнє, це наші перспективи. Там, у проєкту Трудового кодексу, навіть наданий перехідний період для того, щоб ми перейшли з абсолютно всіма працівниками на письмові трудові договори. І немає значення, яка то категорія працівника, його вік, чи зараз приймаємо, чи приймали там 10-15 років тому. З усіма працівниками укладаються письмові трудові договори за проєктом Трудового кодексу.

Тому вже зараз багато роботодавців переходять на письмові трудові договори. Плюс вони страхуються, бо в письмовому трудовому договорі можна викласти більше умов. І чим більше ми прописуємо, звісно, законного, з більшими докладнішими деталями, тим ми себе захищаємо від можливих трудових спорів і судових спорів із цим працівником.

Тому багато роботодавців вони вже приймають рішення: все, ми укладаємо письмові трудові договори з працівниками. Можна розпочати з нових працівників, зараз приймаємо працівникам, то буде з ним письмовий трудовий договір. А можна з абсолютно всіма працівниками, навіть тими, що з нами працюють вже 2, 5, 10 років.

Але тут буде такий нюанс перехідний, тому що якщо ми укладаємо письмовий трудовий договір з новим працівником, то там будуть всі свіженькі дати. А якщо ми укладаємо письмовий трудовий договір вже з чинним працівником, то тут є така деталь.

Дивіться, сам письмовий трудовий договір буде укладений поточною датою, наприклад, 24 серпня 26-го року. Але оскільки трудові відносини розпочались ще тоді, колись там, наприклад, з 14 липня 2010 року, то і дата виникнення трудових відносин буде 14 липня 2010 року. Це дуже суттєвий нюанс.

Стосовно форм трудових договорів, то у нас зараз є письмова, окремо форма – контракт, але в випадках визначених законодавством. Усна форма також зберігається. І ще з'являється електронна форма.

Стосовно електронних трудових договорів, як я вже озвучила, про неї йдеться і в проєкті Трудового кодексу, і навіть є спеціальний законопроєкт №14141, він очікує на друге читання. Законопроєкт передбачає внесення змін до статті 24 Кодексу законів про працю, де вже передбачається, що можна укладати саме електронні трудові договори.

Крім того, в «Дії» анонсований експериментальний проєкт не для всіх, а той, хто хоче приєднатися. Тим не менш, у «Дії» передбачається запровадження проєкту «Обрій», де ми зможемо укладати письмові трудові договори в електронній формі. Начебто там буде форма, яка буде передбачатися цією системою, і ми зможемо укладати електронний трудовий договір.

Крім того, у нас з'явився наказ Мінекономіки, який передбачає, що ми можемо кадровий облік ввести, в тому числі в електронному вигляді. Все це дуже суттєво впливає на нас, але ви маєте розуміти, що по суті електронний трудовий договір це також викладений літерами умови праці конкретного працівника. Тобто це все одно письмовий трудовий договір, який укладається з урахуванням підписання в електронному вигляді. Тобто ми не друкуємо його, а він отак у нас ганяється. Один екземпляр залишається в працівника з електронним, наприклад, підписом, інший залишається в мене з електронним підписом.

Ви маєте це розуміти. Ці новації підштовхують до того, щоб я оформила яку-то кальку письмового трудового договору.

Чи можна зараз укладати письмові трудові договори? Так, можна. Дивіться, це у нас регламентовано і статтею 7 Закону №2136, і статтею 29 Кодексу законів про працю. І крім того підкріплюються цим наказом Мінекономіки, який я вже коментувала.

Проте вводити їх також потрібно поступово. Спочатку розробіть Положення про електронний документообіг. Як у вас все це буде відбуватися, які процедури ви можете перекласти на електронний документообіг. Потім потрібно, щоб у працівників був КЕП. Крім того, ви повинні визначитися, ви просто будете підписувати КЕП документи, які надсилаєте один одному, в тому числі і трудові договори, або це буде через систему (наприклад, Вчасно до Dubidoc).

І далі, якщо ви самостійно застосовуєте, підписуєте КЕП, то визначите шаблон трудового договору, на який будете накладати власне КЕП. Ви будете наповнювати шаблон трудового договору в залежності від даних працівника, можливо особливостей роботи з цим працівником.

Стосовно трудових договорів, їх шаблонів, то є типові або примірні форми і є довільна форма. Для кого є типові форми? Для надомної та дистанційної роботи. Я дуже люблю ці типові форми. Ось чесно, вони мені прям дуже-дуже імпонують і подобаються.

Тому, якщо у вас дистанційна або надомна робота, не йдіть на усні трудові договори. Навіть під час дії воєнного стану укладайте письмові трудові договори і обов'язково за цими типовими формами. Вони так складені, вони наче провідник. Ви все прописуєте, як він буде працювати, з котрою до котрої вільний час і ви не можете йому телефонувати. А чи підпорядковується він Правилам внутрішнього трудового розпорядку? Спойлер: краще, щоб підпорядковувався. А ще прописуєте електронні дані для обміну, електронну пошту, месенджере, звіт про дистанційну роботу тощо. Дуже важливо, щоб працівник надсилав звіт, бо я ж не знаю, що він там робить. Є такі проєкти, які можна пощупати, а є такі довгострокові, коли, не знаю, там рекрутер шукає працівників і скільки він там їх шукає, чи робить він це увесь день, чи ні. А так, якщо буде звіт, то буду розуміти, яка робота зроблена для того, щоб пошукати і заповнити вакансію.

Якщо у нас нефіксований робочий час, вже менше застосовується, але якщо комусь потрібно, є примірна форма. Ви можете взяти таку саму, можете адаптувати, а можете взагалі нею не користуватися. Вона непогана, як примірна форма цілком підходить. Можете її використовувати.

А якщо у нас контракт, наприклад, з керівниками підприємств, що є в державній формі власності, є типова форма, маємо застосовувати саме її.

А ще форма трудового договору між ФОП-роботодавцем і найманими працівниками. Ця форма затверджена наказом №260, але сама форма застаріла. Не рекомендую нею користуватися. Там навіть згадується про обов'язкову реєстрацію в центрі зайнятості письмових трудових договорів між ФОП-роботодавцем і його працівниками. А це вже дуже багато років просто не виконується. Такого функціоналу більше нема в центрі зайнятості.

Тому краще тут під час воєнного стану застосовувати письмову форму трудового договору між ФОП і його працівниками в довільній формі.

Якщо ми укладаємо письмовий трудовий договір й для нашого випадку немає типової чи примірної форми, то нам потрібно розробити шаблон письмового трудового договору. Розумійте, що він повинен укладатися з урахуванням ДСТУ 4163:2020.

Серед примірних форм кадрових документів, які затверджені наказом Мінʼюсту №1860/5, трудового договору немає, тому що це індивідуально під кожне підприємство. Але ми не залишимо вас ні з чим. У нас є чудовий конструктор трудового договору. Мені він дуже подобається. Посилання залишаю (див. презентацію).

Що вам потрібно зробити? Зайти за цим посиланням і просто дозаповнити необхідні вам відомості. Крім того, ви пташечками можете позначати потрібен вам цей блок чи не потрібен. Якщо не потрібен, вилучаєте, нумерація оновиться автоматично.

Потім рекомендую зберегти його в Ворді, перечитати, додати все, що вам ще потрібно, тому що це індивідуальний письмовий трудовий договір. Геть для кожного ми не зможемо передбачити всі нюанси. Прописуйте свої нюанси, на печать, в двох екземплярах підписали або через електронний підпис прогнали і все, ваш трудовий договір власне укладений.

Отже, на сьогоднішній момент трудові договори можуть укладатися усно, проте багато хто переходить на письмову форму через ось ці нюанси в проєкті Трудового кодексу, який передбачає тільки письмову або електронну форму трудового договору.

Проте усний трудовий договір поки що має право бути. Рекомендую навіть під час воєнного стану укладати письмові трудові договори, особливо у тих випадках, де вони визначені ст. 24 КЗпП як такі, що мають укладатися письмово. Я взагалі за письмові форми трудових договорів, тому що там можна прописати безліч нюансів і це мінімізує ризики спорів з нашим працівником і в тому числі у разі подальших судів, можливо з нашим вже колишнім працівником.