Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Графік відпусток – 2026: ТОП 10 правил та рекомендацій

Зразок графіку відпусток (затвердження директором)

Зразок графіку відпусток (затвердження наказом)

Зразок наказу про затвердження графіку відпусток

---

Текстове розшифрування відео

У Законі про відпустки чітко визначено, що черговість надання відпусток визначається графіками. Графіки відпусток є обов'язковими для всіх, затверджуються роботодавцем і погоджуються з профспілкою або іншим органом, уповноважених на представництво трудовим колективом. Графік доводиться до відома всіх працівників.

Графік відпусток складається навіть під час дії воєнного стану. Виключення становлять підприємства на територіях активних та можливих бойових дій. У всіх інших випадках графік відпусток укладається на підприємстві незалежно від обставин.

Щодо терміну затвердження графіку відпусток, у Законі про відпустки та Кодексі законів про працю регламентованої дати немає. Однак у Типових правилах №213 передбачено, що до 5 січня планового року необхідно укласти графік відпусток. Наприклад, графік на 2027 рік можна укласти до 5 січня 2027 року. Проте оптимальніше затвердити його до 17 грудня попереднього року, враховуючи, що працівники мають право на двотижневе повідомлення про початок відпустки.

Рекомендується зафіксувати в Правилах внутрішнього трудового розпорядку або Положенні про відпустки конкретну дату затвердження графіку на наступний рік, наприклад до 10 грудня. Це забезпечує прозорість та своєчасне повідомлення працівників.

У графік відпусток обов'язково вносяться щорічні відпустки — основні та додаткові. За бажанням можна вносити інші оплачувані відпустки, соціальні відпустки на дітей, додаткові для учасників бойових дій. Однак рекомендується включати до графіку виключно щорічні відпустки, оскільки соціальні відпустки та відпустки учасникам бойових дій надаються за заявою працівника і можуть змінюватися.

Розроблення графіку залежить від структури підприємства. На малих підприємствах без відділів кадровик або менеджер з персоналу може опитати працівників, узгодити з керівниками і скласти проєкт графіку. На більших підприємствах з розгалуженою структурою керівники відділів опитують своїх працівників та передають дані в кадровий відділ, де складається єдиний графік. Опитування слід розпочати з тих працівників, які мають право на щорічну основну відпустку у зручний для них час.

У графіку відпусток можна передбачити конкретну дату початку відпустки або вказати лише місяць. Обидва варіанти допустимі.

До графіку включаються сумісники, оскільки вони мають право на щорічні відпустки. Новачків також враховуємо при затвердженні графіку. Новий працівник, прийнятий у грудні, через шість місяців матиме право на щорічну відпустку повної тривалості, а до цього періоду — пропорційно відпрацьованому часу. Тому необхідно узгодити період щорічної відпустки і внести працівника-новачка до графіку.

Працівників у відпустці без збереження заробітної плати опитуємо та вносимо до графіку. Мобілізованих працівників не рекомендується турбувати і не вносимо до графіку відпусток.

Невикористані відпустки, заплановані в графіку, переносяться на наступний рік і мають бути заплановані в графіку наступного року. Наприклад, працівник за погодженням із роботодавцем не використав щорічну відпустку, передбачену у графіку відпусток – 2026, то невикористані дні цієї відпустки ми плануємо у графіку відпусток – 2027.

Затвердження графіку відпусток здійснюється у такому порядку: складається зведений графік, він узгоджується з профспілкою або іншим представником, затверджується керівником підприємства через гриф затверджую або наказом, доводиться під підпис працівникам. Рекомендується передбачити спеціальну графу про ознайомлення з графіком у самому тілі документа.

Графік відпусток може бути затверджений через гриф ЗАТВЕРДЖУЮ або через наказ й тоді застосовується гриф ЗАТВЕДЖЕНО. Наказ не є обов'язковим. Для графіку відпусток існує примірна форма, затверджена наказом Мінʼюсту, але можна розробити власну форму на її підставі або користуватися довільною формою.

Наказ про затвердження графіку також не є обов'язковим. Якщо підприємство невелике, достатньо затвердження директором. Якщо система розгалужена і потрібно комусь доручити, можна скласти наказ.

Повідомлення про початок щорічної відпустки складається, коли працівники йдуть за графіком. Роботодавець зобов'язаний письмово повідомляти працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Існує два варіанти оформлення. Перший: якщо у графіку визначена конкретна дата початку відпустки, то після двотижневого повідомлення заява не потрібна. Другий, найчастіший: якщо в графіку зазначений лише період, наприклад вересень, то від 1 вересня відраховуємо два тижні, надаємо повідомлення та просимо працівника повідомити конкретну дату початку щорічної відпустки через заяву.

Якщо відпустка надається поза графіком, повідомлення не складається. У цьому випадку оформлюється лише заява та наказ. Наприклад, якщо щорічна відпустка працівника запланована на вересень, але йде у грудні, у примітках зазначається фактична дата, і оформлюються заява та наказ.

Повідомлення не є заявою від працівника і не є наказом. Це окремий документ. При наявності конкретної дати в графіку регламентовані лише повідомлення та наказ. На практиці, коли в графіку зазначений місяць, оформлюються повідомлення, заява та наказ.

Повідомлення складається просто: повідомляємо, що з такої-то дати буде надана щорічна основна відпустка з такою-то тривалістю. Якщо визначений лише місяць, пишемо, що згідно з графіком відпусток заплановано надання відпустки в певному місяці, тому просимо визначитися з датою початку та повідомити через окрему заяву.

До графіку відпусток можуть вноситися зміни протягом року. Якщо є спеціальні графи примітки, можна коригуватися через них. Якщо є графи про продовження або перенесення щорічної відпустки, можна коригуватися через них. Наприклад, якщо працівник захворів під час щорічної відпустки, з'ясовуємо, переноситься чи продовжується ця частина, і коригуємо графік. Іноді, коли коригування неможливі, зміни вносяться на підставі наказу. Такий наказ також має погоджуватися з профспілкою та доводитися до відома працівника.

Графік відпусток є обов'язковим. Повідомляти працівників про початок щорічної відпустки необхідно навіть під час дії воєнного стану.