Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Посадова інструкція менеджера з персоналу

Посадова інструкція фахівця з персоналу

Посадова інструкція інспектора з військового обліку

Посадова інструкція інспектора з кадрів відповідального за ведення військового обліку

Посадові та робочі інструкції: структура та для кого застосовувати

ТОП 3 правила про посадові (робочі) інструкції на підприємстві

Чинність посадових інструкцій після запуску Єдиного реєстру кваліфікацій – Класифікатора професій

---

Текстове розшифрування відео

Для розробки посадових та робочих інструкцій можна використовувати Єдиний реєстр кваліфікації – Класифікатор професії. Цей документ містить профстандарти та посилання на ДКХП. Однак посадові та робочі інструкції в ньому не згадуються.

Посадові та робочі інструкції регламентуються ДКХП 1. Поки діє ДКХП 1, на підприємстві можуть застосовуватися посадові та робочі інструкції. Запровадження Єдиного реєстру кваліфікації не є підставою для їх скасування. Це не заборонено.

З'явилося нове поняття профстандарт, який містить трудові функції та професійні кваліфікації. Однак розроблення простандартів не є обов'язковим для роботодавця. Якщо роботодавець займається цією справою, він повинен пройти всю процедуру розроблення за відповідною формою, подати Нацагентству, яке буде його вивчати разом з комітетами. Лише після появи профстандарту на сайті його можна використовувати як основу для посадової інструкції або письмових трудових договорів.

Профстандарти не замінюють посадові інструкції. Це різні субстанції. Профстандарти є основою для розробки посадових інструкцій.

Для пошуку профстандартів або посилань на ДКХП можна скористатися Єдиним реєстром кваліфікації. Необхідно ввести основні слова, наприклад інспектор з кадрів, персонал. Якщо є профстандарт, система перекидає на додаткову сторінку з копією затвердженого професійного стандарту. Якщо профстандарту немає, система перекидає на сторінку з кваліфікаційною характеристикою з ДКХП. Якщо взагалі нічого немає, пропонується розробити профстандарт, але це необов’язково.

За роз’ясненням Нацагентства кваліфікацій, Довідники кваліфікаційних характеристик професій втратили значення як окремий нормативний документ. Інформацію про кваліфікаційні характеристики перенесено до Єдиного реєстру кваліфікації до моменту їх заміни професійними стандартами. Якщо немає профстандарту за відповідною профназвою, може застосовуватися відповідні ДКХП.

Для посадових або робочих інструкцій слід застосовувати профстандарт як основу, якщо він є. Якщо профстандарту немає, застосовується відповідні ДКХП.

Кваліфікаційні вимоги або професійні кваліфікації — це вимоги до рівня освіти та підготовленості за відповідною посадою. Завдання та обов'язки або трудові функції — це типові обов'язки, які мають виконуватися за цією посадою, але вони завжди адаптуються під конкретну посаду та особливості підприємства.

За Класифікатором професії, якщо код починається з 1, 2, 3, 4, складається посадова інструкція. Якщо розпочинається з 5, 6, 7, 8, 9, складається робоча інструкція.

Посадові та робочі інструкції складаються для всіх посад. Виключення становлять керівники. Посадову інструкцію директора можна не розробляти, якщо його обов'язки прописані в статутних документах.

Посадові та робочі інструкції оформлюються за посадою. Вони знеособлені без прив'язки до прізвищ, імен, по батькові конкретних працівників.

Для визначення назв посад краще застосовувати Класифікатор професії 2010 року, який залишається чинним.

Розробляти посадові та робочі інструкції можуть керівник підрозділу та інспектор з кадрів разом. На малих підприємствах це може робити тільки кадровик.

Посадові або робочі інструкції підписує той, хто її утворив. Якщо утворював начальник відділу кадрів, то підписує він. Можна передбачити, що підписує керівник відповідного підрозділу, зафіксувавши це в Інструкції з діловодства.

Внутрішнє погодження посадової або робочої інструкції здійснюється через проставлення віз. Однак віза може бути, а може й не бути. Це залежить від потреб підприємства.

Посадові та робочі інструкції затверджуються обов'язково директором або за його дорученням заступником директора. Якщо йдеться про посадову інструкцію директора, її має затвердити вищий орган, наприклад загальні збори засновників підприємства.

Робоча інструкція повинна погоджуватися з профспілкою. Для посадової інструкції такої вимоги немає.

Посадові та робочі інструкції підлягають реєстрації. Рекомендується завести спеціальний журнал або журнал реєстрації внутрішніх документів.

З посадовими та робочими інструкціями обов'язково ознайомлюємо працівників перед початком роботи. Оскільки це знеособлені документи, ознайомлення може відбуватися так: відмітка про ознайомлення проставляється на самих посадових або робочих інструкціях, або заводиться спеціальний аркуш до посадової інструкції з відміткою про ознайомлення, або заводиться спеціальний журнал.

Примірні форми посадової та робочої інструкцій можна коригувати, прибираючи зайві елементи, та приводити у відповідність до специфіки підприємства. Позитивним є те, що в примірних формах гарно розставлені всі реквізити.

Якщо посадові інструкції складалися в довільній формі, їх не потрібно перепроводити до примірних форм.

Для розробки посадових та робочих інструкцій рекомендується застосовувати базу на Kadroland. Там можна шукати назви посад, посадові інструкції, профназви в сервісі «Класифікатор професій». У сервісі «Документи» є безліч готових посадових та робочих інструкцій. Якщо потрібна консультація, можна звернутися до сервісу «Консультант по документах».

Якщо з'являється профстандарт, необхідно переглянути трудові функції. Однак не факт, що вони будуть розглянуті по-іншому, оскільки трудові функції прив'язуються до специфіки роботи за посадою. Наприклад, інспектор з кадрів може сканувати трудові книжки або не сканувати — це індивідуальні підходи.

Якщо з'явився профстандарт, кваліфікаційні вимоги потрібно перейменувати на професійні кваліфікації та переглянути їх. Якщо працівник не відповідає освітньому рівню за цією посадою, то підприємство не звільняє його, адже за особливим положенням ДКХП працівник може залишатися на цій посаді, якщо він все одно виконує всі обов'язки та рівень його підготовленості відповідає посаді.

Якщо вносяться зміни до посадових інструкцій через появу профстандартів або приведення назви посади у відповідність до Класифікатора професій, це здійснюється за наказом керівника та за згодою працівника. Для робочої інструкції додається умова про погодження з профспілкою.

Якщо посаду ще не обіймає працівник, за якою змінюється посадова інструкція, то просто перезатверджується нова. Якщо посаду обіймає працівник, то вносяться зміни за його згодою. Працівника інформують про необхідність внесення змін, отримують письмову згоду та видається наказ про внесення змін або затвердження нової посадової інструкції.

Якщо розширюються обов'язки, це вважається зміною істотних умов праці, що запускає відповідну процедуру.

На наступному модулі, другому, поговоримо про кадрові документи для ФОП-роботодавця.