Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок наказу про затвердження штатного розпису на 2026 рік

Зразок штатного розпису на 2026 рік

Кадрові документи для ФОП: що потрібно вести

Колективний договір між ФОП і працівниками

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Протокол загальних зборів трудового колективу про затвердження Правил ВТР

---

Текстове розшифрування відео

Модуль другий – це кадрові документи ФОП роботодавця. Урок перший присвячений вивченню необхідних та ненеобхідних документів для ФОП роботодавця: колективного договору, ПВТР, штатки та посадових інструкцій.

Колективний договір може укладатися із фізичною особою, яка використовує найману працю. Норма є імперативною – колективний договір укладається також з фізичною особою, яка використовує найману працю. Навіть у ФОП роботодавця, незважаючи на те, що у нього п'ять працівників, він все одно має розробити колективний договір.

Однак існує суттєвий нюанс. За нормами Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачена відповідальність за недотримання колективного договору та уникнення в переговорах щодо норм колективного договору, але немає відповідальності за те, що у ФОП роботодавця відсутній колективний договір. Якщо жодна зі сторін не виступають за укладення колективного договору, то відповідальності за його відсутність немає.

ФОП роботодавець може замінити колективний договір положенням про оплату праці, положенням про преміювання та положенням про відпустки. Якщо у ФОП роботодавця один-два працівника та всі умови викладені докладно в письмовому трудовому договорі, то ані колективний договір, ані положення можуть не знадобитися. Якщо система преміювання розгалужена, то обов'язково потрібне положення про преміювання. Положення про табельний облік або облік робочого часу все одно має бути у ФОП.

Правила внутрішнього трудового розпорядку. За статтею 142 Кодексу законів про працю йдеться про правила внутрішнього трудового розпорядку на підприємствах, установах, організаціях. Про ФОП ці норми не згадуються. Однак за статтею 29 Кодексу законів про працю роботодавець повинен ознайомити працівника перед початком роботи з правилами внутрішнього трудового розпорядку. Термін «роботодавець» не має прив'язки до юридичної особи, тому ФОП роботодавець також під цей термін потрапляє.

Правила внутрішнього трудового розпорядку розробляє та подає на погодження ФОП роботодавець або той, хто займається кадровим обліком, але затверджує ці правила трудовий колектив. Трудовий колектив – це принаймні два працівники. Якщо працівники зберуться на загальних зборах і почнуть затверджувати правила внутрішнього трудового розпорядку, то один може проголосувати так, інший ні, і не буде рішення. Якщо три працівники, то вони вже можуть вирішити. За загальним правилом визначається, що правила внутрішнього трудового розпорядку мають бути у тих ФОП роботодавців, у яких є три і більше найманих працівника. У роботодавців, у тому числі ФОП роботодавців, мають бути ПВТР та протокол загальних зборів трудового колективу про затвердження ПВТР.

Штатний розпис. Раніше він був прописаний тільки в Господарському кодексу України. Зараз цей кодекс скасований. Про штатний розпис для звичайних комерційних роботодавців, у тому числі ФОП роботодавців, ніде не згадується. Навіть в Кодексі законів про працю штатний розпис не зазначений. Однак контролюючі органи люблять цей документ. ФОП роботодавцям безпечніше мати штатний розпис.

Штатний розпис регламентує назви посад у відповідності до Класифікатора професій. Назви посад у ФОП роботодавця також мають бути приведені у відповідність до Класифікатора професії. Штатний розпис може визначати організаційну структуру. Він дає розуміння по окладах та посадах. ФОП роботодавці здебільшого не розробляють спеціальні документи про формування посадових окладів, а в штатному розписі вони принаймні будуть. Якщо контролюючі органи запитуватимуть такий документ, його можна надати. Крім того, наявність штатного розпису виключає непорозуміння між працівниками щодо розміру окладу.

Якщо проводиться процедура скорочення, то за штатним розписом можна визначити, які посади скорочують й за якою штаткою працювати надалі. 

Контролюючі органи запитують штатний розпис під час перевірок. Держпраці виступає за доцільність наявності штатного розпису у роботодавця. Мінекономіки наголошує, що мають бути обов'язково штатні розписи. Проте немає жодного нормативного правового акту сучасного, який би казав, що однозначно штатний розпис має бути у кожного роботодавця. Для ФОП роботодавця бажано, щоб штатний розпис все ж таки був.

Посадові робочі інструкції. Про посадові робочі інструкції не згадуються в Кодексі законів про працю. Вакуум по них. Вони згадуються у ДКХП, але там йдеться про їх розробку для підприємств. Про ФОП роботодавців у ДКХП взагалі не згадується. Формально краще б, щоб посадові та робочі інструкції були, тому що там можна прописати абсолютно всі обов'язки по посаді, кваліфікаційні вимоги, взаємодії з іншими підрозділами.

ФОП роботодавець може укладати зі своїми працівниками письмові трудові договори. Якщо у нього один-два працівники, він може викласти все оці обов'язки в письмовому трудовому договорі, і тоді такої гострої потреби в посадовій або робочій інструкції немає. Формально посадова робочі інструкції мають бути, у тому числі у ФОП роботодавця. Проте з практичної точки зору бажано, щоб були, а далі вирішуєте, наскільки йдете на цей ризик і чи можете прописати все в письмовому трудовому договорі.

Графік відпусток. На відміну від деяких документів, графік відпусток у ФОП роботодавців має бути. За Законом про відпустку черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або повноваженим органом, у тому числі ФОП роботодавцем. У ФОП роботодавця навряд чи буде профспілка, проте уповноважене представництво трудовим колективом орган або представник трудового колективу точно буде, який зможе погодити графік відпусток. У ФОП роботодавця мають бути обов'язково графік відпусток.

Стосовно того, чи потрібно його затверджувати окремо наказом, то у більшості випадків у ФОП роботодавців його не буде, але сам графік відпусток має бути. Строки його розроблення не визначені як для юридичних осіб, так і для ФОП роботодавців. Планово до 5 січня року, на який затверджується цей графік відпусток. Не рекомендую застосовувати такий підхід. Раджу хоча б відштовхуватися від 1 січня, за два тижні затвердити до кінця попереднього року графік відпусток на наступний рік, бо з 1 січня працівники вже можуть піти у відпустки.

Краще, коли у правилах внутрішнього трудового розпорядку чи положенні про оплату праці зафіксовано, що графік відпусток на плановий рік затверджується щорічно, наприклад, до 10 грудня попереднього року. У такому випадку точно буде відомо, коли затвердити графік відпусток.

Складання графіку відпусток відбувається так само, як і для юридичних осіб. Спочатку йде опитування працівників про те, коли вони бажають сходити у відпустку. Далі складається зведений проект графіку відпусток. Він підписується тим, хто займається кадрами. У ФОП роботодавця це головний бухгалтер або просто бухгалтер. Далі йде погодження графіку відпусток від трудового колективу, затвердження графіку відпусток ФОП роботодавцем та доведення графіку відпусток під підпис працівникам. Краще в самому графіку передбачити спеціальну групу для підписів.

Щодо форми графіку відпусток, є примірна форма. Вона розроблена більше для юридичних осіб, але ніхто не мішає ФОП роботодавцю підігнати її під себе. Якщо вона не подобається, можна користуватися довільною формою. Можна обрати, яку форму застосовувати: ту, яку пропонують примірні форми кадрових документів, затверджені наказом Мінʼюстом, чи довільну форму.

У цьому урокці розглянуто локальні документи, які повинні бути, можуть бути та рекомендовано їх наявність у ФОП роботодавця.