Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок заповнення особової картки працівника П-2

Особова картка П-2: вести (не) обов’язково

Текстове розшифрування відео

В уроці 2 ми будемо вивчати такі документи: табель, особова картка і особова справа. Чи є особливості для ФОП?

Розпочнемо з табелю обліку використання робочого часу. У статті 30 Закону про оплату праці зафіксовано, що роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи. Тут ідеться про роботодавця, тобто і ФОП-роботодавці включаються. Роботодавець зобов'язаний забезпечити облік виконаної працівником роботи, скільки він по часу виконує ту чи іншу роботу, присутній чи неприсутній на роботі. Проте Закон про оплату праці не веде до якоїсь конкретної форми. Роботодавець має вирішити, яка форма буде достовірно відображати кількість відпрацьованого та невідпрацьованого часу працівником. Це стосується і організації обліку робочого часу ФОП-роботодавцем.

Найпоширенішим варіантом є застосування табелю обліку використання робочого часу за типовою формою № П-5. Вона затверджена наказом Держкомстату №489. Там вона трошки громіздка, але включає все, що необхідно. Ви можете адаптувати її під себе або застосовувати в тому вигляді, яка є. Якщо ви ФОП-роботодавець, можливо, вам не потрібно заморачуватися, і краще взяти вже те, що є. Проте облік має вестися. Це підтверджується листом Мінпраці. Всі роботодавці, в тому числі і ФОП, мають вести облік робочого часу. Саму форму, де воно буде здійснюватися, вони вирішують самостійно. Як правило, це табель за типовою формою № П-5.

На нормативному рівні не визначені правила ведення табеля, тому ФОП потрібно розробити положення про облік робочого часу. У цьому положенні потрібно зафіксувати форму табеля або його аналога, за яким ведете облік робочого часу, облік явок та неявок працівника, облік часу, скільки відпрацював або не відпрацював працівник. Форму ви можете взяти типову або розробити самостійно.

Далі потрібно визначити, які літерні чи цифрові коди застосовуєте для позначення явок та неявок, як це буде відображатися, яким чином табель буде потрапляти до бухгалтерії. Крім того, потрібно зафіксувати, що табель може вестися в паперовій формі або в електронній формі. Вести в електронній формі його набагато зручніше. Але в такому випадку також в положенні про робочий час потрібно це зафіксувати.

Хоча ФОП мають бути спрощені умови кадрового обліку, в тому числі обліку використання робочого часу, рекомендується розробити положення про робочий час, переробити його під себе для того, щоб виключалися будь-які питання з цього приводу. Облік робочого часу ваших працівників потрібно вести. Тільки ви визначаєте, як його вести. Вам надана свобода дій, але треба це десь зафіксувати. Коли змінюється бухгалтер, який веде табель, або бухгалтер, який веде кадри і заповнює табель, прийде інший і буде повний хаос стосовно того, як заповнювати. Тому краще мати положення, де прописати ці моменти.

Пам'ятайте, що табель ведеться щодо всіх працівників. Ви, ФОП-роботодавець, у вас є п'ять працівників. Незалежно від того, щорічна відпустка чи відпустка без збереження заробітної плати, помічаємо це. Якщо мобілізувався працівник, також помічаємо. Відмічаємо не тільки те, що він відпрацював, а те, що він не відпрацював. Був прогул, табелюємо, тому що не знаємо, що буде далі з цим працівником. Можливо, це буде основою для подальшого звільнення за прогул або за спеціальною статтею, коли відсутня інформація про працівника і сам працівник не виходить більше чотирьох місяців поспіль. Все це має фіксуватися.

Табель складається один на весь місяць. Для нарахування авансу, для нарахування заробітної плати, ви самі визначаєте, яким чином передається табель. Якщо в електронному вигляді, то це гарний варіант, коли бухгалтер має доступ до цього для нарахування заробітної плати. Подивився, нарахував заробітну плату, все. Але це теж треба фіксувати в положенні про облік робочого часу.

Ось таким чином виглядає табель обліку використання робочого часу за типовою формою П-5 (див. презентацію). Як правило, беруть саме його, імплантують у свої спеціальні програмки і застосовують. Іноді щось скорочують, можливо, для ФОП-роботодавця всі графи не потрібні. Але основне явки, неявки, відпрацьовано, невідпрацьовано годин залишають у більшості випадків.

За типовою формою табеля ідуть умовні позначення, буквенні та цифровий код. Ви можете взяти їх, доповнити їх або розробити геть свої. Це також на ваше рішення і знову ж таки треба це фіксувати. Таким чином заповнюємо поступово табель. Наприклад, Кривко Марина, головний бухгалтер, вона відпрацювала всі дні в цьому місяці і ми це відповідно позначаємо. Стосовно вихідних днів, порожні клітинки, то тут ви також вирішуєте самостійно, як ви відзначаєте. Чи то буде порожнє, чи вводити нове позначення. Все на ваш розсуд. Саме від вас залежить, як ви будете вести табель, які правила ви будете вводити щодо ведення табеля. Але головний момент, табель у ФОП-роботодавця має бути.

Далі це особова картка П-2. Цікавий такий нюанс, що особова картка П-2 має затверджену форму. Доволі довгий період часу вона трактувалася як обов'язкова. Років два тому Мінекономіки та Держпраці роблять революцію в цьому плані. Вони говорять, що роботодавці можуть самостійно визначати, вести їм цю особову картку П-2 або ні. Тому, в тому числі і ФОП-роботодавець, ви можете самостійно вирішувати, чи потрібна вам особова картка П-2, чи, можливо, у вас буде інший аналогічний документ, чи, можливо, вам достатньо тих даних, які ви вводите в спеціальні програмки, і вам їх цілком достатньо для того, щоб мати уявлення про цього працівника для заповнення інших кадрових документів.

Вести чи не вести саме особову картку за формою П-2, це тільки ваше власне рішення. Особова картка П-2, в залежності від вашого рішення, може вестися, а може і не вестися.

Якщо ви не ведете особову картку П-2, то тут звертаю увагу на таку особливу норму статті 10 Закону про відпустки, де визначено, що власник або уповноважений ним орган зобов'язаний вести облік відпусток, що надається працівникам. Якщо ви ведете особову картку П-2, то там є спеціальний розділ для заповнення інформації по відпустках. І таким чином, якщо ви не відмовилися від особової картки П-2, то вам не потрібно звертати увагу на цю норму, ви так заповнюєте інформацію щодо наданих відпусток працівникам, абсолютно всіх: щорічні, соцвідпустки на діти, відпустки без збереження заробітної плати, вони там накопичуються абсолютно всі. Тут не розрізняється, про який вид відпустки саме йдеться.

Якщо ж ви відмовилися від особової картки П-2, то ви маєте подбати, обов'язково про облік відпусток. Тобто дані про працівника ви можете накопичувати, де вам зручно, але вести облік відпусток, це обов'язок, в тому числі для ФОП-роботодавця. Якщо він відмовився від особової картки П-2, то йому потрібен інший документ, де буде вестися той самий облік відпусток. Пропонуємо журнал обліку відпусток в паперовому або електронному вигляді.

Ось так виглядає п'ятий розділ особової картки П-2 (див. презентацію). Як його заповнюємо щодо відпусток. Наприклад, вид відпустки – щорічна основна, скільки було надано – 14 календарних днів, за який період – вказуємо відповідно робочий рік, початок-закінчення відпустки і підстава – наказ, на підставі якого надавали цю відпустку.

Журнал обліку відпусток, який пропонуємо, він більш довший, але тим не менш він також досить інформативний. Якщо відмовилися від особової картки П-2, подбайте, де вести облік наданих відпусток, і ви можете застосовувати журнал обліку відпусток, який пропонуємо.

Останній документ в рамках цього уроку це особова справа. Визначення особової справи ви бачите на екрані, але все, що стосується особової справи, визначено в Правилах №1000/5. З самої назви вже видно, що правила стосуються підприємств, установ, організацій. Ці правила розповсюджуються і застосовуються на підприємствах, установах і організаціях, незалежно від форми власності. Про ФОПів тут взагалі не згадано. Правила №1000/5 не поширюються на ФОП-роботодавця. Саме у Правилах №1000/5 визначено про особову справу. Тому висновок: ФОП не ведуть особові справи. Звісно, що заборонити вам це робити ніхто не може, але обов'язково вести особову справу у вас немає. Ви просто можете формувати теки, де будете складати кадрові документи і зберігати їх.