Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Заява про вимогу працівника щодо внесення запису до паперової трудової книжки (про прийняття)

Приклади виправлення записів у трудовій книжці

Приклади із внесення записів про звільнення до паперової трудової книжки

Роз’яснення ГУ ПФУ в Чернівецькій області від 06.10.2025 «Як ФОП подає сканкопії трудових книжок працівників»

Електронна трудова книжка: правила наповнення

---

Текстове розшифрування відео

Модуль другий, урок четвертий: трудова книжка та як внести записи ФОП-роботодавцем.

Давайте вивчати сучасні норми, які у нас є стосовно трудової книжки. Чи застосовуються вони по відношенню до ФОП-роботодавця?

Почнемо зі статті 24 Кодексу законів про працю, де визначено, які документи має подавати особа, яка працевлаштовується, для проведення процедури працевлаштування. Серед них визначена трудова книжка у разі наявності або відомості про трудову діяльність реєстру застрахованих осіб. Тому тут є вибір. При прийнятті на роботу працівник має надати або паперову трудову книжку, або ці відомості, витяг з ЕТК. Норми тут не визначені які-то виключення, тому й на ФОП-роботодавця вона також поширюється.

Норма досить цікава, тому що по суті, якщо надають паперову трудову книжку, можна подивитися і віддати. Якщо надають відомість про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, то можна її взяти, проте зберігати її просто ніде, тому що ФОП-роботодавці не ведуть особові справи. І в особовій справі немає місця цим відомостям. Тому тут вона трошки застаріла. Формально працівники мають надати паперову трудову книжку, які працевлаштовується, або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.

Досить часто запитують, чи потрібно робити ксерокс паперової трудової книжки. Ні, не потрібно, тому що це не вимагає чинне законодавство.

Як сформувати відомості з ЕТК, будуть інструкції у додатку до цього відео. З неї можна побачити, де власне сканована чи не сканована паперова трудова книжка. Якщо у графі четвертій відсутня відповідна інформація, то не сканована.

Далі виникає запитання. Раніше звикли, що якщо працівник надає паперову трудову книжку, все, він приймається за основним місцем роботи. Але це правило вже давно не працює, тому що паперові трудові книжки все частіше опиняються на руках у працівників. І більш того, є спеціальна норма в Законі про ЄСВ, де визначається, що основне місце роботи визначає сам працівник у своїй заяві, бажано в заяві про працевлаштування. По суті саме працівник визначає, працевлаштовується він за основним місцем роботи або за сумісництвом, і визначає це в заяві про працевлаштування. Це найоптимальніший варіант.

Тоді виникає запитання: можливо, він неправильно скаже, можливо, давайте все ж таки перевіримо і будемо у нього витребувати саме паперову трудову книжку. Однак, як тільки паперова трудова книжка опиняється на руках у працівника, то тут однозначно він самостійно відповідає за її наповнення. Десь він вніс запис, десь не вніс запис. Тому вона не може стовідсотково гарантувати, що у працівника немає основного місця роботи і він працевлаштовується за основним місцем роботи або навпаки десь у нього є основне місце роботи і він працевлаштовується за сумісництвом.

Тоді беремо відомості, оцей витяг з ЕТК і оперуємо ним. У відомості з реєстру застрахованих осіб потрапляє інформація або з повідомлення про прийняття на роботу, або найчастіше з зарплатної об'єднаної звітності, яку подає кожен роботодавець. Тут є певні періоди, які проходять, перш ніж працівник був прийнятий і була подана об'єднана звітність зарплатна з урахуванням цієї інформації, або звільнився і так само проходять які-то періоди, і в принципі оцей витяг туди просто могло ще не підтягнутися інформація про прийняття або звільнення працівника. Тому вона не гарантує, що працівник стовідсотково працевлаштовує за основним місцем роботи чи за сумісництвом.

Оскільки йдеться про ФОП-роботодавця, отримайте від нього заяву про працевлаштування. Хай він в заяві про працевлаштування напише, працевлаштовується за основним місцем роботи чи за сумісництвом. І цього буде достатнім. Ви ніякої відповідальності за визначення ним місця роботи не несете і це не тягне ніяких правових підстав.

Але зверніть увагу, що ФОП не зберігає паперові трудові книжки і ніколи їх у себе не зберігав. Це велике упередження, що ФОП той самий роботодавець і бере паперові трудові книжки собі на зберігання. Ні, ФОП ніколи не брав паперові трудові книжки собі на зберігання і зараз, відповідно, не бере. Але він має право вносити записи до паперової трудової книжки.

Якщо говорити про сучасну норму, то роботодавець на вимогу працівника вносить записи про прийняття, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Норма сучасна, але по суті механізм внесення записів прописаний не в дуже сучасній й прописаний в Інструкції №58. Іншого немає, тому оперуємо саме нею.

Яким чином вноситься? Наприклад, ФОП вписує «Фізична особа-підприємець ПІБ» та можна внести номер в ЄДР і далі ведуться записи, як і в звичайному випадку. Зразки записів до трудової книжки (про прийняття, звільнення, переведенн) будуть у додатку до цього відео.

ФОП має право вносити зміни до паперової трудової книжки і в самі записи, і в титульний аркуш. Уточню. ФОП може змінювати записи в трудовій книжці, якщо він їх вніс, а на титульному аркуші він може виправляти будь-які дані, як і будь-який інший роботодавець. Навіть якщо там жінка одружилася під час трудових відносин з іншим роботодавцем, а зараз у мене працює як у ФОПа, я теж можу вносити зміни до її титульного аркушу і змінити там її прізвище, як і будь-який інший роботодавець.

ФОП також ведуть електронні трудові книжки. Ніхто цього не скасовує. Як наповнюється електронна трудова книжка? Через зарплатний звіт, через повідомлення про прийняття на роботу. І через ці два джерела проходить найбільша кількість відомостей, які реально можуть впливати на стаж. Це прийняття, переведення, звільнення, але не підтягується певна інформація, наприклад, про призупинення дії трудового договору, а в електронній трудовій книжці вона має бути.

Що робити ФОП-роботодавцю? Він так само може внести її через XML-файл або функціонал «Додати запис» на порталі Пенсійного фонду. Краще користуватися функціоналом «Додати запис» на порталі Пенсійного фонду, тому що це найбільш лайтовий варіант, як внести додаткові записи до електронної трудової книжки працівників.

Ще такий нюанс. Зараз минуло 10 червня 26 року, але процедура сканування трудових книжок все одно продовжується. Чи може ФОП відсканувати паперові трудові книжки своїх працівників, якщо вони нададуть їх? Так, формально він може це зробити, проте обов'язку в нього немає, тому що за законодавством відсканувати паперову трудову книжку може або роботодавець, в тому числі і ФОП, або працівник самостійно про це попіклуватися.

Ще такі цікаві норми про заведення паперової трудової книжки вперше для працівника. В принципі це можливо за вимогою працівника, якщо він тільки розпочинає свій трудовий страховий стаж і звернеться з вимогою до свого роботодавця: заведи мені паперову трудову книжку, то роботодавець повинен це зробити. Це буде його обов'язком. Якщо працівник не вимагає завести паперову трудову книжку, то відповідно ми й не заводимо паперову трудову книжку для цього працівника. Можливо, йому достатньо електронної. Якщо вимога дійшла, зобов'язані її завести.

Стосовно ФОП-роботодавців, йшли прямо такі дебати, можуть чи не можуть вони заводити паперову трудову книжку, тому що всі норми виписані неоднозначно. Дійшли висновку, що так, ФОП-роботодавець може заводити для працівників, які тільки розпочинають свій трудовий шлях, оформлювати ці бланки паперових трудових книжок. Єдиний нюанс, якщо працівник вже працював, раптом загубив паперову трудову книжку, то йдеться вже про оформлення дубліката трудової книжки. Якщо закінчилась трудова книжка, то оформлення вкладиша до паперової трудової книжки.

Оформлювати абсолютно нові паперові книжки ФОП-роботодавці мають право тільки для тих працівників, які взагалі тільки розпочинають трудові відносини. Це їх перші трудові відносини.

Висновки. ФОП-роботодавці можуть заводити трудові книжки, але для працівників, які працевлаштовуються взагалі вперше. ФОП-роботодавці ніколи не зберігають паперові трудові книжки у собі. ФОП-роботодавці мають право вносити записи до паперової трудової книжки. І крім того, ФОП-роботодавці можуть, але не зобов'язані сканувати трудові книжки.