Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок заяви про звільнення за власним бажанням

Зразок заяви про надання відпустки без збереження зарплати через сімейні обставини

Зразок заяви про надання щорічної відпустки

Зразок заяви про прийняття на роботу

Зразок наказу про звільнення за власним бажанням

Зразок наказу про надання відпустки без збереження зарплати через сімейні обставини

Зразок наказу про надання щорічної відпустки

Зразок наказу про прийняття працівника на роботу (довільна форма)

---

Текстове розшифрування відео

Модуль два, урок п'ятий: процедури прийняття і надання оплачених та неоплачених відпусток, звільнення.

Як преамбулу відзначу, як би ФОП не повинен був ввести спрощений кадровий облік, насправді нічого спрощеного немає. Якщо говорити про процедури прийняття, надання відпусток, звільнення, а вони обов'язково будуть у будь-якого ФОП-роботодавця, все одно тут повна процедура дій. І ці дії потрібно обов'язково виконувати, а кожна дія підкріплюється документом.

Почнемо з прийняття на роботу. Тут заява про працевлаштування плюс документи. Ми вже казали на попередніх уроках, що я за письмовий трудовий договір. Звісно, під час дії воєнного стану можете укладати усний, але рекомендує укладати письмовий трудовий договір.

Тоді виникає запитання, що багато хто говорить, що не потрібна заява про працевлаштування. Я більше за той підхід, щоб заява має бути, тому що саме у ній працівник може визначити, приймається він за основним місцем роботи чи за сумісництвом. Далі, якщо укладено письмовий трудовий договір або усний трудовий договір, то наказ про прийняття на роботу має бути обов'язковий, навіть у ФОП-роботодавця. І крім того, не забувайте, дуже багато хто забуває подавати повідомлення до ДПС до початку роботи працівника, а воно повинно бути надане навіть ФОП-роботодавцям.

Якщо докладніше, то заяви від працівника плюс пакет документів: паспорт, податковий номер, трудова книжка або відомості про трудову діяльність. І далі ще такий один із документів, як відповідний військовий обліковий документ.

ФОП-роботодавці не ведуть військовий облік, навіть якщо до них працевлаштований військовозобов'язаний. Вони просто не здійснюють військовий облік. На них не поширюється Порядок №1487. Тому формально, якщо ви працевлаштовуєте військовозобов'язаного, він повинен вам надати або показати військово-обліковий документ, але далі ви з ним нічого не можете зробити. ФОПу він не потрібен. Він не веде військовий облік стосовно військовозобов'язаних, призовників чи резервістів.

Далі оформлюємо письмовий трудовий договір в двох екземплярах. Підписує ФОП, підписує працівник. Один екземпляр залишається у нас, як у ФОП-роботодавця, а інший забирає з собою працівник.

Далі наказ про працевлаштування. Навіть ФОП-роботодавець обов'язково видає наказ про працевлаштування.

Повідомлення про прийняття на роботу до податкової теж обов'язково подаємо до початку роботи працівника. Що це означає? Наприклад, працівник працевлаштовується з 13 серпня, то такий максимальний строк подати це повідомлення – 12 серпня. Не рекомендую ризикувати і подавати там зранку 13 серпня. Чи то зависла система, чи то не так пішло, друга квитанція надійшла із запізненням. Все одно у нас є вимоги подати це повідомлення до початку роботи працівника. Якщо приймаємо з 13 серпня, то 12-го краще вже надіслати це повідомлення.

Далі складаємо лист-інформування працівнику на виконання статті 29 Кодексу законів про працю. У статті 29 Кодексу законів про працю перелічені документи, з якими повинен ознайомитися працівник до початку своєї роботи. І така вимога поширюється щодо ФОП-роботодавців. Вони зобов'язані проінформувати працівника на виконання статті 29 Кодексу законів про працю. Бажано складати цей лист-інформування.

Після цього вже по суті процедура працевлаштування закінчується. Але не забувайте, якщо ведете особову картку П-2, то заповнюєте її. Якщо, наприклад, у вас електронна база, то внесіть туди інформацію про свого працівника.

Якщо працівник вимагає внести запис до паперової трудової книжки, ну що ж, вимога є, вносимо. Немає вимоги, не вносимо. І електронна трудова також наповнюється. Зазвичай відомості про прийняття підтягуються саме з повідомлення про прийняття на роботу, яке подаємо до ДПС.

Заява про працевлаштування нічим не відрізнятися від звичайних, якщо говорити про аналогічну заяву на підприємстві. Єдине, що так, кому адресовано, це фізичній особі підприємцю. А так би у нас там директору ТОВ такого-то було. Це єдина відмінність, тому що все одно нам потрібні відомості від працівника для того, щоб розпочати вести облік по ньому і взагалі розпочати процедуру працевлаштування.

Так само вказується, на яку посаду приймається працівник. Посада має бути сформована відповідно до Класифікатора професії. Основне місце роботи чи сумісництво, випробування чи не випробування. Якщо немає випробування, то й не прописуємо. Все це маємо зафіксувати в заяві про працевлаштування.

Далі видаємо наказ. Ніяких особливостей немає, крім двох. Це фізична особа підприємець Бутко Марина Сергіївна. І тут у нас буде податковий номер, його можна пропустити.

Далі так само викладаємо на яку посаду, основне місце роботи чи сумісництво, повний чи неповний робочий час. Якщо випробування, то скільки – вказуємо. Обов'язково прописуємо розмір посадового окладу.

Ось наше повідомлення до ДПС (див. презентацію). Тут у нас особливістю є те, що ми прописуємо податковий номер ФОП-роботодавця і вписуємо самого ФОП-роботодавця. Категорія особи може бути: 1 – основне місце роботи, 2 – це прийняття за сумісництвом. Далі так само заповнюємо це повідомлення. Ніяких особливостей немає.

Стосовно надання відпусток, ФОП надає своїм працівникам оплачувані та неоплачувані відпустки. Якщо говорити про щорічну основну відпустку, як вона надається? За графіком відпусток, а він має бути у ФОП-роботодавця. Якщо це планова відпустка, яку запланували в графіку відпусток, то ще до настання дати відпустки ми маємо подати повідомлення працівнику про те, що тобі надається відпустка з такого-то числа. І повідомити потрібно за два тижні.

Далі заява вже може бути або може і не бути. Якщо у вас працівника в графіку відпусток стоїть конкретна дата, наприклад, з 1 вересня він йде у щорічну відпустку тривалістю 14 днів. Тоді достатньо повідомлення за два тижні. Тобто в серпні ми маємо його повідомити про те, що тобі надається щорічна відпустка.

Якщо ж у нас у графіку відпусток просто сказано вересень, період надання відпустки вересень, дата не визначена, то ми від 1 вересня знову ж таки відлічуємо два тижні і надаємо повідомлення, що у тебе у вересні буде така-то відпустка за такий-то робочий рік. І будь ласка, повідом своє рішення про конкретні дати початку відпустки в заяві.

І в заяві працівник вже вам напише – прошу надати мені щорічну основну відпустку, наприклад, з 15 вересня. І відповідно все це закінчується оформленням наказом про надання щорічної відпустки.

Якщо є П-2, то заповнюйте П-2. Якщо немає, то не забувайте, що облік відпусток має вестися і тоді треба заповнювати журнал обліку надання відпусток, і табель. Також відповідні позначки для заповнення табеля мають бути і ви їх проставляєте.

Якщо щорічна відпустка надається поза графіком відпусток, таке може бути, тоді тільки заява, повідомлення вже не може бути, бо ця відпустка не вписана в графіку відпусток. Тоді заява, наказ, П-2 або інший документ і оформлення табеля.

Стосовно оформлення всіх інших оплачуваних, неоплачених відпусток, коли не йдеться про щорічну відпустку, то тут завжди буде заява від працівника, наказ, заповнення П-2 або журналу обліку відпусток і відмічання у табелі.

Якщо ми говоримо про щорічну відпустку, то повідомлення може виглядати так (див. презентацію). Згідно з графіком відпусток вам із 1 вересня буде надана щорічна основна відпустка тривалістю 14 календарних днів. У такому випадку, в принципі, заява від працівника не потрібна.

А якщо б тут було визначено, що згідно з графіком відпусток вам буде надана щорічна відпустка у вересні, прохання повідомити початок щорічної відпустки, то тоді заява потрібна. Як вона виглядає? Все саме, як і для юридичної особи. Тільки ось це посилання на кого, кому вона адресується, змінюється (див. презентацію). 

Якщо щорічна основна відпустка, визначаємо тривалість і з якої дати початок. Дату закінчення в заяві не ставиться, тому що це проставляє вже особа відповідальна за ведення кадрів в наказі про надання відпустки.

Далі, наприклад, якщо це неоплачена відпустка, так само прошу надати відпустку без збереження заробітної плати, тривалістю стільки-то днів і з якої дати. Кінцеву дату знову ж таки визначаємо в наказі.

Тепер про наказ (див. презентацію). Може бути преамбула. Далі надати кому, яку відпустку, якою тривалістю і дата початку та закінчення цієї відпустки. Якщо про щорічну основну відпустку, то тут ми ще й вписуємо, наприклад, за який робочий рік вона надається. І знову ж таки обов'язкова тривалість і обов'язкова дата початку і дата закінчення.

Наступна процедура – це процедура звільнення. Дуже відповідальна, тому що більшість трудових спорів виникає саме через те, що щось не так пішло і не так звільнили працівника. І для того, щоб у нас не було такого щось пішло не так, ми маємо правильно оформити його звільнення та правильно задокументувати все це.

Нагадаю, що є норми у Кодексі законів про працю, де визначені підстави для звільнення працівників. Вони поширюються у тому числі і на ФОП-роботодавців. І тому усі ці процедури звільнення, вони ідентичні. Проводиться певні процедури перед цим. А ось процедура у день звільнення, вона одна така сама, як і в будь-якому іншому випадку.

Що ми повинні зробити? Видати наказ про звільнення. Якщо у нас є грошова компенсація за невикористання щорічної відпустки, соцвідпустки на дітей, які ми виплачуємо, зобов'язані компенсувати у день звільнення, якщо вони не були використані, то про це зазначаємо в своєму наказі про звільнення.

Якщо у мене немає, наприклад, такої грошової компенсації, тобто працівник використав всі належні дні щорічної і соцвідпуски на дітей, то ніяку фразу додатково я не прописую.

Бувають ще відрахування із заробітної плати (за наперед надані відпускні), коли у мене, наприклад, працівник звільняється посеред робочого року, а за цей робочий рік вже відпрацював 24 дні щорічної основної відпустки, тоді можуть бути відрахування. Я їх також повинна позначити в наказі про звільнення.

Обов'язково надаємо працівнику копію наказу про звільнення у день звільнення. Також надаємо йому повідомлення у день звільнення про нараховані та виплачені йому суми. Якщо він бажає, щоб до паперової трудової книжки був внесений запис, надає відповідну вимогу. Вносимо запис про звільнення. До електронної трудової запис про звільнення підтягується через зарплатну звітність.

Якщо укладено письмовий трудовий договір, то також бажано скласти додаткову угоду. Проте є юристи, які вважають, що видачі наказу про звільнення цілком достатньо, додаткову угоду видавати не потрібно. Як на мене, краще її скласти, щоб закрити цей письмовий трудовий договір.

Стосовно заяви про звільнення, найбільш частіше працівники звільняються за власним бажанням або за угодою сторін. Адресуємо її ФОПу. Далі так само викладаємо: прошу звільнити мене з посади бухгалтера за власним бажанням і проставляємо дату.

В загальному випадку, якщо звільнення за власним бажанням, то заява має надатися за два тижні. Якщо звільняємо за угодою сторін чи за власним бажанням за спеціальними підставами, то тоді може бути навіть звільнення день в день. Це не заборонено.

Далі видаємо наказ про звільнення. Так само і тут обов'язково все прописуємо, якого числа звільняється. Конкретна дата 31 серпня 26-го року. За якою підстави – наприклад, за власним бажанням з посиланням на Кодекс законів про працю, в нашому випадку на статтю 38.

Після закінчення оформлення наказу, коли ФОП уже підписався, то з наказом має бути ознайомлена працівниця або працівник, який звільняється обов'язково. А ось цю помітку, копію наказу отримала, вже проставляється після того, як працівниця дійсно отримала копію наказу про звільнення.

Якщо говорити про утворення копії наказу про звільнення, то саму копію ми оформлюємо без оцієї фрази: копію наказу отримала. Тобто наказ про звільнення або через принтер ще раз пропустила, або зробила ксерокопію та прописуємо в правому верхньому куті «Копія».

Після ознайомлення з наказом ставимо спеціальний гриф «Згідно з оригіналом», а далі, наприклад, головний бухгалтер, хто засвідчує цю копію, підпис, ім'я, прізвище і дата утворення цієї копії. І після цього вже ставить свій реквізит, копію наказу отримала працівник або працівниця, яка звільняється, і вона ставить цей надпис і на оригіналі наказу про звільнення, і на копії наказу про звільнення.

По даному уроку все. Не забувайте, що під відео є документи, які ви можете скористатися. У рамках уроку пройшлися по всій процедурі прийняття, звільнення і надання оплачених та неоплачуваних відпусток.