Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Де ФОП має зберігати кадрові документи?

Довідник. Строки зберігання документів

---

Текстове розшифрування відео

У модулі 2, уроку шостому розберемо, де ФОП-роботодавець зберігає кадрові документи.

Для початку давайте зробимо висновок стосовно тих уроків, які ми пройшли. Які ж документи мають бути ФОП-роботодавцям?

З'ясували, що колективний договір по нормативній базі має бути, але штрафів за його відсутність немає. Проте бажано ввести його замінники. Як мінімум положення про преміювання, якщо у вас є, і положення про табель обліку використання робочого часу, або його ще називають положення про робочий час. Якщо ніде це не вписано, то будь ласка, прописуйте це як мінимум в письмових трудових договорах із працівниками.

Далі штатний розпис. Бажано, щоб був, тому що все одно контролюючі органи його запитують і крім того, він може стати вашою опорою. Які посади є на підприємстві, скільки штатних одиниць, які у них оклади і як вони диференціовані. Все це буде видно в штатному розписі.

Правила внутрішнього трудового розпорядку. Якщо у вас найманих працівників три і більше, то краще мати Правила внутрішнього трудового розпорядку. Все, що до цього (тобто коли 1 або 2 працівники), можете прописувати умови в письмових трудових договорах.

Наступне це табель обліку використання робочого часу. Має бути стовідсотково у кожного ФОП-роботодавця. Єдине, що форму визначаєте ви. Можливо, це буде просто табличка Excel, де ви будете щось заповнювати, коли працівник виходив чи не виходив. Проте облік робочого часу має вестися і ви маєте визначитись, за якою формою.

Накази з кадрових питань, як мінімум, про прийняття, звільнення, надання щорічних відпусток у вас будуть обов'язково. Ну і крім того, відпустки без збереження заробітної плати також працівники доволі часто оформлюють. Тому тут особлива увага саме на ці накази. Накази навіть у ФОП-роботодавців реєструються. Для цього має бути журнал реєстрації наказів.

Далі письмові трудові договори. Проговорили, що краще, щоб вони були у ФОП-роботодавця, щоб ФОП-роботодавець укладав зі своїми працівниками саме письмові трудові договори, навіть під час дії воєнного стану. Звісно, вони повинні також реєструватися.

Повідомлення про прийняття працівників до ДПС це ми надсилаємо і це є обов'язком.

Особова картка П-2. ФОП-роботодавець самостійно вирішує, веде чи не веде він цю особову картку за формою П-2. Якщо не ведете, то тут нюанс. У вас має бути інший документ, який визначає облік відпусток, де ведеться. Як правило, це може бути журнал обліку відпусток.

Посадові і робочі інструкції, в принципі, мають бути у ФОП-роботодавця. Проте, якщо пропишете абсолютно всі нюанси в письмовому трудовому договорі, то можна відмовитися від посадових чи робочих інструкцій.

Заяви працівників і журнали їх реєстрації будуть обов'язково, тому що будь-які прохання працівника, чи то прийняття, чи то звільнення, чи то надання відпусток, все це фіксується в заявах.

Графік відпусток має бути обов'язковий, в тому числі і у ФОП-роботодавця. Це випливає із Закону про відпустки.

А крім того, що у вас ще може бути? Акти, протоколи, пояснювальні записки, графіки змінності чи графіки виходу на роботу. Усі ці документи, які є супроводжуючою процедурою, все одно можуть бути. Наприклад, якщо працівник не виходить на роботу або не виконує роботу дистанційно, ми це бачимо, нам потрібно це фіксувати. Фіксувати в табелі обліку використання робочого часу. І також бажано зафіксувати в актах про те, що дійсно працівник не виходив на роботу, нічого не робить, тому що це може в майбутньому вплинути на рішення про його звільнення, а нам тоді потрібні підстави та обґрунтування, чому його звільнили.

Важливий нюанс. ФОП все одно опрацьовує документи. У нього є кадрові документи, він все одно повинен їх складати, тому що ніяких винятків для нього по суті та й немає.

І що виходить? У нас є Правила №1000/5, які визначають, де зберігати документи, як їх передавати і всі такі нюанси там прописані, як їх архівувати. Але мінус того, що Правила №1000/5 не розповсюджуються на ФОП. Вони стосуються тільки підприємств, установ, організацій, тобто юридичних осіб.

Проте, незважаючи на це, ФОП все одно має забезпечити зберігання кадрових документів. Єдине, що ніхто не може диктувати йому, де саме зберігати ці кадрові документи. Можливо, у нього є офіс, тоді він зберігає в сейфі в офісу. Можливо, у нього є вдома який-то куточок, звідки він, власне, і веде свою діяльність, то тоді він по своїм працівникам зберігає саме там кадрові документи. Але зберігати він зобов'язаний.

Більш того, у нас є Перелік №578/5, де йде цілий перелік, скільки часу має зберігатися той чи інший документ. І зараз він розповсюджується в тому числі і на ФОП. Тому й ФОП-роботодавці мають звідти брати скільки зберігати той чи інший наказ, заяви і таке інше. І власне забезпечити їх зберігання.

Є у нас документи тривалого строку зберігання. Це, наприклад, накази з кадрових питань. Це прийняття, це звільнення. Єдине, що це не стосується наказу про надання саме щорічної основної відпустки, адже він може бути тимчасового строку зберігання.

Штатний розпис, журнали реєстрації з кадрових питань, 75 років, тобто тривалого строку зберігання. А тимчасового строку зберігання 5 років – це короткострокові відрядження, надання щорічних основної відпусток і відпусток у зв'язку з навчання.

Строк зберігання один рік – це для табеля, правил ВТР, графіку відпусток.

Стосовно обчислення строків зберігання документів, то вони починаються з 1 січня року за роком завершення їх діловодства. Що це означає? Наприклад, наказ про прийняття був виданий у 26-му році, то тільки з 27-го року я починаю відлік у цих 75 років, тому що наказ про прийняття на роботу він тривалого строку зберігання.

По даному уроку все. Ми пройшли дуже змістовний модуль, який присвячений тим документам, які має вести ФОП-роботодавець. Ми з'ясували, що є безліч практичних нюансів, коли нам потрібно орієнтуватися на те, чи потрібен цей документ по роботодавцю. Всі безпечні позиції озвучені.