Кадрові документи для підприємств та ФОП: повний пакет, роз’яснення та готові зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Мін’юст затвердив примірні форми кадрових заяв і наказів: чи обов’язково їх застосовувати

---

Текстове розшифрування відео

Бонусний урок. Примірні форми кадрових та інших документів.

Ми зустрілися на бонусному уроці, який присвячений примірним формам кадрових та інших документів. Наказом Мінʼюста №1860/5 було затверджено 42 примірні форми кадрових і не тільки документів. Ми дуже довго очікували цей наказ, бо він був розміщений на сайті Федерації профспілок України, дуже довго обговорювався. І ось нарешті ми його отримали.

Звертаю вашу увагу, що це 42 примірні форми кадрових і не тільки документів. І вони, в принципі, розповсюджуються на юридичні особи. А при цьому, якщо ФОП забажають їх застосовувати, то це цілком реально. Вам потрібно буде виправити окремі реквізити і ви можете їх застосовувати. Це не заборонено. Тим паче, що ми говоримо про примірні форми. Просто вони заточені більше під юридичні особи, але ФОП-роботодавці можуть цілком їх застосовувати. Тим паче в умовах, коли ФОПу важко щось самому винаходити, то досить гарний варіант для застосування.

Стосовно, якщо я юридична особа, підприємство, я працюю на підприємстві і я не хочу застосовувати примірні форми. Ну, в мене вже є мої розроблені документи в довільній формі. Чи потрібно мені їх приводити до примірних форм? Чи можна взагалі відмовитися від примірних форм кадрових документів? Так, можна. Чи будуть наслідки? Ні, не буде, тому що законодавством не передбачено відповідальності за нестосування примірних форм.

Більш того, виходимо із самої назви – примірні. Тобто мається на увазі, що так, вони є певним еталоном для того, щоб на них рівнятися, але вони не обов'язкові для застосування. Крім того, вони не можуть передбачити абсолютно всіх нюансів для абсолютно всіх підприємств, які існують. Тому примірні форми є необов'язковими для застосування.

Тут є три варіанти. Перший варіант, досить часто розповсюджений. Я не хочу заморачуватися з формами кадрових документів. Є примірні, я буду їх застосовувати ось прямо так, як вони написані. Чи нормальний цей варіант? Якщо вам підходить, чому й ні? Особливо це стосується тих підприємств, які запроваджують електронний документообіг. Вам дуже легко їх інтегрувати в систему і застосовувати саме їх. Усе необхідне в них вже є.

Далі наступне рішення. Це коли так, вони мені подобаються примірні форми, але не вистачає, наприклад, граф. Можу їх додати? Так, можу, тому що це примірні форми. Так само і по наказу про прийняття, і про переведення, і про звільнення. Якщо мені потрібно щось додавати, я маю право це робити. Тобто йдеться адаптація тих форм, які у мене є, до примірних форм, або примірні форми я адаптую під специфіку свого підприємства.

Або мені не подобаються примірні форми, в мене є мої власні розроблені. Я хочу застосовувати їх, тим паче, що вони утворені за ДСТУ 4163:2020 і з урахуванням Правил №1000/5. Чи може такий варіант бути? Так, може. Тому ви обираєте будь-який, який притаманний і більш імпонує саме вам.

Якщо ви вирішуєте, що я буду застосовувати примірні форми або адаптувати примірні форми під своє підприємство, то у такому випадку, якщо у вас є інструкція з діловодства, не забувайте, що там можуть бути які-то посилання на шаблони, які-то посилання на раніше затверджені чи там шаблони чи уніфіковані форми, то тоді вам потрібно їх виправити.

А якщо у вас є потреба, то ви можете видати наказ про затвердження уніфікованих форм кадрових документів і застосування їх. Або вам потрібно ввести їх в дію і проінформувати всі відділи. Можете видати про це наказ. Але якщо потреби немає, спеціально видавати наказ про те, що я буду застосовувати примірні форми або не буду їх застосовувати, не потрібно.

Ось тут я наводжу порівняння (див. презентацію). Ось у мене є штатний розпис за примірною формою і штатний розпис за довільною формою. В принципі, вони схожі. Відрізняється гриф затверджую.

Єдине, що хочу розповісти, що в штатному розписі за примірною формою є графа код за Єдиним реєстром кваліфікації – Класифікатором професій. І тут знову ж таки ви можете прийняти рішення, чи ви вписуєте тільки код за Класифікатором професії, або ви будете вписувати міжнародний код ISCO-08. Він також є вЄєдиному реєстрі кваліфікації – Класифікаторі професій. Ви заходите туди і можете його подивитися. У штатному розписі можна через похилу риску прописувати код КП / код ISCO-08, тут вже на ваш власний розсуд.

Проте, якщо ви не міжнародна компанія, якщо вам не потрібно запроваджувати міжнародні коди, можете залишити тільки код за Класифікатором професій. У нашому випадку в нас є довільна форма штатного розпису. У ній код за Класифікатором професій. Хочете розширити ще додатковим міжнародним кодом, розширюйте. Це не заборонено.

Стосовно графіку відпусток, ось він в примірній формі і ось в довільній формі, яку пропонуємо ми (див. презентацію). Мені більше імпонує саме довільна форму, яку ми пропонуємо. Чому? Тому що тут є підпис працівника. Я одразу можу довести графік під підпис працівника в самому графіку. Тобто мені не потрібно плодити ще додаткові документи. А у примірні формі такого немає.

Також у графіку відпусток у довільній формі у мене одразу є про перенесення, продовження відпустки, про примітки, де я вказую, якщо в мене заміна частини відпустки компенсацією або якщо в мене працівник планував піти в вересні, щось пішло не так, піде аж в грудні.

Тому ви можете взяти за основу примірну форму графіку відпусток, але розширити її тими стовпцями, які вам потрібні. Це також не заборонено.

Стосовно заяви про працевлаштування. І в принципі вона нічим не відрізняється від тих, які пропонували ми (див. презентацію). Знову ж таки, можете надалі застосовувати саме ту, яка уже була у вас в роботі.

Заява про надання щорічних відпусток або інших видів відпусток (див. презентацію). Також ось бачите, ось це довільна форма, а це примірна форма. Єдине, що додається, це реквізити про товариство. Як на мене, вони тут зайві, тому можна, якщо беру за основу примірні форми, їх не застосовувати. І крім того, одразу є місце для реєстраційного індексу заяви, дати реєстраційного індексу. Можливо, вони тут якраз і потрібні для того, щоб я одразу реєструвала заяву і вносила ці реєстраційні дані.

Стосовно наказу про прийняття, примірна форма мені не дуже подобається через цю табличну форму. Вона мені дуже нагадує цю типову форму, затверджену наказом Держкомстату №286. Мені, як здається, вона трошки застаріла і заважає сприймати інформацію. Тим паче, якщо щось мені додатково потрібно прописати, то мені просто ніде це вписати. Тому ось тут є все ж таки більш за довільну форму. Однак вибір буде за вами.

Стосовно наказу, наприклад, про надання щорічної відпустки, то знову ж таки досить непогана примірна форма, можна застосовувати. Єдине, що вже, наприклад, мені імпонує про надання саме якої відпустки прописуватиу назві наказу, то це вже йдеться про адаптацію примірної форми під мою специфіку, специфіку моєї роботи. А так усі реквізити, все, що потрібно проставляти, тут все є. Але в принципі, як і в довільній формі, якщо застосовуєте таку форму, то вона також є правильною. Можете застосовувати її надалі.

Про посадові інструкції. Є примірна форма і довільна форма, яка застосовується у нас (див. презентацію). В принципі також, всі графи, грифи є. Єдине, що тут можливо інтуїтивно, в примірній формі легше все заповнити, але якщо у вас є вже посадові або робочі інструкції у довільній формі, не потрібно їх підганяти під примірні форми, якщо всі обов'язкові реквізити у вас є, тому що у мене немає такого обов'язку. Можу застосовувати її і надалі в довільній формі.

Дійсно, у нас є 42 примірні форми кадрових і не тільки документів. Це позитивний момент. У додатку до цього відео ви можете завантажити усі 42 форми. На сайті Мінʼюста це зробити дуже важко. Потрібно кожного разу завантажити собі додаток. Вони не підписані, тільки пронумеровані. Умовно, наприклад не знаю, що ховається під додатком 20. У нас все це зібрано в одному файлі. Ви можете його завантажити і вирішувати, чи потрібно вам користуватися цими примірними формами.

Нагадаю, що якщо я відмовляюся від їх застосування, то у мене штрафів немає. Проте сама їх наявність є позитивним моментом, тому що відкриваючи примірні форми, я одразу можу побачити, які обов'язкові реквізити мають стовідсотково бути в тому чи іншому документі.

Тому приймайте рішення – застосовувати тільки примірні форми, адаптувати їх під себе або ж не застосовувати і користуватися надалі тими формами, які уже у вас є. Звісно, якщо вони розроблені з урахуванням ДСТУ 4163:2020 і Правил №1000/5.