Покрокова інструкція як заповнити штатний розпис на 2023 рік
Про необхідність складання штатного розпису йдеться виключно у статті 64 Господарського Кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV, у якій сказано, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Ані в Кодексі законів про працю, ані в інших нормативно-правових документах у сфері трудового права про штатний розпис не згадується.
Для бюджетних установ та організацій типова форма штатного розпису затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 р. № 57. Для всіх інших підприємств форма штатного розпису не затверджена на нормативному рівні, тому кожне підприємство самостійно розроблює форму штатного розпису з урахуванням своїх побажань та потреб.
Підприємства мають право на власний розсуд розширювати штатний розпис та додавати графи про надбавки, доплати, тощо. Будь-яка форма штатного розпису, яка затверджена на підприємстві, і буде вважатися вірною. Штатний розпис віднесено до фінансової документації, а не до організаційно-розпорядчої, тому при його складанні дотримуватись вимог ДСТУ 4163:2020 – не обов’язково.
Штатний розпис потрібно затвердити наказом керівника підприємства, який складається у довільній формі. В наказі обов’язково має бути зазначена дата, з якої штатний розпис вводиться в дію, і вона може відрізнятись від дати видання наказу, а може збігатися з нею. Але штатний розпис не можна ввести в дію «заднім числом».
Штатний розпис затверджується наказом з основної діяльності. У наказі вказується найменування підприємства – повністю та скорочено, код ЄДРПОУ, прописується великими літерами НАКАЗ, проставляється дата і місце складання, реєстраційний індекс, далі формується назва наказу – Про затвердження штатного розпису.
Нижче прописується великими літерами НАКАЗУЮ і формується текст наказу. В першому пункті вказується дата, з якої передбачено введення в дію штатного розпису та період його дії. В другому пункті вказується інформація про втрату чинності попереднього наказу про затвердження штатного розпису. Далі йде посада керівника підприємства, його підпис, ім’я і прізвище. Для підприємств, не віднесених до бюджетної сфери, немає граничних строків щодо затвердження штатного розпису.
У Правилах № 1000/5 вказано, що штатні розписи затверджуються посадовою особою. Тому в правому верхньому куті ставиться гриф «Затверджую», вказують кількість штатних одиниць та місячний фонд заробітної плати, зазначається посада, ініціали та прізвище директора, ставиться особистий підпис та дата затвердження.
Нижче зазначаємо назву документу, період його дії та найменування підприємства. Слід зазначити, що «звичайні» підприємства самостійно вирішують – встановлювати період дії штатного розпису чи ні. Якщо не вказувати період дії штатного розпису, то його можна застосовувати впродовж всієї діяльності підприємства, і у разі потреби вносити до нього зміни або затверджувати новий штатний розпис. У наведеному прикладі підприємство затверджує штатний розпис на календарний рік, тому вказуємо період його дії – 2023 рік.
На підприємстві складають один штатний розпис, в цілому по підприємству, але з урахуванням організаційної структури підприємства.
В графі 1 вказується код структурного підрозділу.
В графі 2 зазначається назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури підприємства, наприклад: Адміністрація, Відділ кадрів, Бухгалтерія, тощо.
В графі 3 вказуємо назву посади, яка має відповідати чинному Класифікатору професій. Для розмежування посад у межах однієї професії використовують похідні слова із додатку В до Класифікатора професій. Наприклад, до базової професійної назви роботи «Інспектор з кадрів» додаємо похідне слово «Провідний», і формуємо посаду «Провідний інспектор з кадрів».
В графі 4 вказуємо код класифікатора професій.
Штатний розпис є знеособленим документом, тому прізвище, ім’я та по батькові працівників, які обіймають відповідну посаду, у штатному розписі вказувати не потрібно.
В графі 5 вказуємо кількість штатних одиниць за кожною посадою, і це має бути ціла цифра - 1, 2, тощо. Щодо працівників, які працюють на умовах неповного робочого часу, то при заповненні графи 5 потрібно керуватись Інструкцією зі статистики кількості працівників № 286, відповідно до якої працівники, які працюють за основним місцем роботи на умовах неповного робочого часу, до штатної чисельності зараховуються як повна штатна одиниця. Тому у штатному розписі зазначають 1, 2 або більше штатних одиниць. Тоді як 0,5, 0,25 і таке інше у штатному розписі не відображають.
В графі 6 зазначається посадовий оклад. Не можна встановлювати однаковий оклад по усім посадам на рівні мінімального посадового окладу, оскільки це є порушенням ст. 96 Кодексу законів про працю. При встановленні окладів потрібно забезпечити їх диференціацію, для чого на підприємстві мають бути розроблені міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів.
В графі 7 зазначаємо місячний фонд оплати праці. Для цього кількість штатних одиниць за посадою множимо на посадовий оклад і отримуємо місячний фонд заробітної плати, який зазначаємо у графі 7.
Протягом року до штатного розпису можуть вноситися зміни у разі введення або виведення штатних одиниць, у разі зміни розміру посадових окладів, а також якщо змінюються назви посад, розряди, категорії, тощо. Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежена. Практикують два способи внесення змін до штатного розпису. Перший спосіб: видати наказ про внесення змін до штатного розпису, перерахувавши зміни в тексті цього наказу. Другий спосіб затвердити наказом новий штатний розпис за процедурою, яку ми розглянули вище.
Маєте професійні питання за темами відео?
Ставте їх експертам у сервісі «Особистий консультант» безлімітно й отримуйте відповіді на кожне протягом доби.
Щоб отримати роз’яснення від лекторів, скористайтеся розділом «Консультації лекторів». Відповіді надаються у відеоформаті щопонеділка.