Трудова книжка
27.05.2026
Як вести електронну трудову, що робити кадровику після 10.06.2026
10.06.2026 – рубіжна дата, до якої маємо передати сканкопії паперової трудової книжки на вебпортал Пенсійного фонду. А що буде після цієї дати? Як вести електронну трудову книжку? Сьогодні на мінікурсі обговоримо цей момент
- З 10.06.2026 електронна трудова книжка є обов’язковою
- Як виглядає ЕТК
- Правила наповнення ЕТК
- Як внести інші дані до ЕТК: xml-файл
- Як внести інші дані до ЕТК: функціонал «Додати запис»
- Висновки
З 10.06.2026 електронна трудова книжка є обов’язковою
Фактично з 10.06.2021 в нас паралельно діють дві трудові книжки: паперова та електронна. Після 10.06.2026 обов’язковою залишиться тільки електронна.
Правила ведення паперових трудових книжок регламентовані Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 №58. А на що орієнтуватися при веденні електронної трудової книжки?
Зазначимо, що єдиної Інструкції немає. А тому зараз сформуємо загальні правила.
Як виглядає ЕТК
Зауважте, що електронна трудова книжка не є абсолютним аналогом паперової. Тобто на вебпорталі Пенсійного фонду немає такого окремого документа, який би візуально нагадував паперову трудову книжку. Є спеціальна однойменна вкладка, в якій зберігається вся інформація про трудову діяльність працівника, але на паперову трудову вона не схожа.

Умовно кажучи, електронна трудова книжка це персональна електронна облікова картка застрахованої особи. Тут зберігаються особисті дані про застраховану особу, відомості про страховий стаж, зарплату, розмір сплаченого ЄСВ та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат. Також тут відображаються особливості статусу особи. Як бачите, електронна трудова книжка значно ширша за паперову.
Правила наповнення ЕТК
Загалом інспектор з кадрів не формує і не заповнює електронну трудову книжку. Вона автоматично створюється.
Перший момент, де може знадобитися участь кадровика, це передача сканкопій паперової трудової книжки на вебпортал ПФУ. Це необхідно, щоб синхронізувати записи в паперовій та електронній трудовій книжці. Але нагадуємо, що роботодавець може, але не зобов’язаний це робити.
Далі – в класичному випадку – вона наповнюється за допомогою повідомлення про прийняття на роботу, зарплатної звітності (Податкового розрахунку чи Об’єднаного зарплатного звіту) та оперативних відомостей.
Приклад
Якщо після 10.06.2021 року ми приймаємо на роботу працівника, для якого це перше місце роботи, ми не створюємо для нього електронну трудову книжку.
Якщо після зазначеної дати приймаємо працівника, який має паперову трудову книжку, то за його бажанням можемо внести записи до паперової трудової книжки, а от до електронної такий запис вручну не дублюємо.
Інформація про прийняття потрапить до електронної трудової книжки, щойно буде подано до податкової повідомлення про прийняття працівника на роботу. Крім того, джерелом наповнення електронної трудової книжки є зарплатна звітність (зокрема, додаток Д5 до Податкового розрахунку). Отже, після подання додатка Д5 інформація про прийняття до нового роботодавця з’явиться в Реєстрі застрахованих осіб і, зокрема, в електронній трудовій книжці.
Ба більше, загалом поки не буде подано повідомлення про прийняття або Податковий розрахунок новий роботодавець не має доступу до електронної трудової книжки працівника. Він з’явиться після подання повідомлення чи звітності або якщо працівник сам надасть новому роботодавцю доступ через спеціальний функціонал.
Як внести інші дані до ЕТК: xml-файл
Зауважте, що через додаток Д5 до електронної трудової книжки потрапляють далеко не всі дані. Зокрема, так передаються тільки відомості про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, початок та завершення декретної відпустки та відпусток до 3 чи 6 років.
Водночас інші важливі відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1)
В такий спосіб, зокрема, можна передати відомості про період служби, набуття освіти, безробіття, призупинення трудового договору або іншу подію, що враховується або не враховується до трудового стажу. Також можна завантажити інформацію про присвоєння або позбавлення рангу чи атестацію робочого місця. Ще можна підтягнути інформацію про військову службу, присвоєння або позбавлення звання.
Як внести інші дані до ЕТК: функціонал «Додати запис»
Робота з xml-файлом потребує певних навичок. А тому, як правило, використовують функціонал «Додати запис». Тут все набагато простіше. Коли зв’язок «роботодавець-працівник» вже сформовано, роботодавець може оцифрувати запис про певну подію та долучити сканкопію підтвердного документа. Так інформація потрапить до електронної трудової книжки.
Висновки
- Після 10.06.2026 обов’язковою залишиться тільки електронна трудова книжка.
- Спеціально її вести не потрібно. Загалом вона наповнюється через податкове повідомлення про прийняття працівника на роботу, додаток Д5 до зарплатної звітності чи оперативні відомості.
- Певні відомості про трудову діяльність можна внести за допомогою xml-файлу чи функціоналу «Додати запис».
Джерело: kadroland
Брошури та чеклісти:
Статті та консультації на тему:
Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
Різниця між оцифрованою та електронною трудовою книжкою
Помилка в імені у трудовій книжці: як виправити та чи потрібно повторно сканувати для ЕТК
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Оплата праці
15.09.2026
Держбюджет-2027: мінімалка зросте до 9546 грн – які суми закладають на наступний рік
Сьогодні, 15 вересня, спливає встановлений бюджетним процесом строк для подання проєкту Державного бюджету України на 2027 рік до Верховної Ради. Народні депутати вже отримали текст документа і його текст вже є на сайті Верховної Ради. Знайомимо вас з основними показниками

Лікарняні / Страховий стаж
15.09.2026
Травма на виробництві – не лише лікарняні: які виплати передбачає закон
Нещасний випадок на виробництві або професійне захворювання дають право на низку страхових виплат. ПФУ нагадує, коли працівнику виплачують 100% середньої зарплати, хто може отримати одноразову та щомісячну допомогу, а також які виплати передбачені сім’ї у разі смерті потерпілого

Відпустки
15.09.2026
Працівник використав 24 дні відпустки: чи можна виплатити компенсацію за решту днів
Працівник з інвалідністю ІІ групи має 30 календарних днів щорічної основної відпустки, але обов’язковими для використання є 24 дні. Чи означає це, що за решту 6 днів можна виплатити грошову компенсацію? У ФПУ роз’яснили правила, яких має дотриматися роботодавець

Робочий час
15.09.2026
Працівники самовільно обмінялися змінами: як унормувати роботу та запобігти порушенням
Обмін змінами між працівниками потребує погодження роботодавця. Самої домовленості колег недостатньо, навіть якщо робоче місце не залишилося порожнім. Розглянемо, як оформити заміну, відобразити фактичну роботу й діяти, якщо працівник травмувався під час непогодженої зміни

Діловодство
15.09.2026
«Воєнний» чи «військовий стан»: яке формулювання використовувати кадровику в документах
Кадровики часто використовують формулювання про роботу в особливих умовах, але навіть у звичній фразі можна припуститися помилки. У Рівненському ОТЦК та СП нагадали, чим відрізняються слова «воєнний» і «військовий» та яке формулювання слід використовувати в офіційних документах і текстах

Відпустки на дітей
15.09.2026
104 дні – і право зникає: що треба знати про відпустку при народженні дитини
Працівник має право на одноразову оплачувану відпустку при народженні дитини, але скористатися нею можна не в будь-який момент. Закон встановлює чіткий строк – 104 дні від дня народження дитини, а під час воєнного стану для окремих працівників діє ще одне важливе обмеження

Охорона праці
15.09.2026
Замість Закону про охорону праці – новий: у Раді готують правила, які змінять роботу роботодавців
Закон про охорону праці планують замінити новим Законом «Про безпеку та здоров’я працівників на роботі». Законопроєкт №10147 уже готують до другого читання. Роботодавцям варто стежити за змінами – нове регулювання має охопити звичні правила та документи з охорони праці

Звітність
15.09.2026
Звіт про внесок на працевлаштування осіб з інвалідністю: інструкція і приклади заповнення
У 2026 році роботодавці вперше подаватимуть новий звіт про внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. У матеріалі розглянемо, хто зобов’язаний звітувати, які строки подання та сплати внеску, як визначити норматив робочих місць і заповнити всі рядки звіту. Також наведемо практичні приклади розрахунку внеску та пояснимо позицію ДПС щодо подання звітності роботодавцями

Освітяни
15.09.2026
Атестацію педагогів змінять: МОН підготувало оновлення Положення №805
МОН підготувало проєкт змін до Положення №805, який до 17 вересня перебуває на обговоренні профспілок. Документ, зокрема, визначає особливості атестації педагогів закладів вищої освіти, дозволяє враховувати науковий ступінь, вчене звання та стаж науково-педагогічної роботи, а також передбачає важливі зміни для працівників, які працюють за сумісництвом

Відповідальність / Перевірки
15.09.2026
Роботодавців штрафуватимуть за порушення безпеки працівників
10.09.2026 Уряд схвалив законопроєкт, який передбачає відповідальність за порушення вимог безпеки та захисту здоров’я працівників на роботі. А 16.09.2026 документ зареєстровано у ВРУ. Зміни можуть безпосередньо вплинути на роботодавців

Військовий облік
15.09.2026
Критичність підтверджено: чи потрібно оновлювати Списки військового обліку
Після підтвердження або втрати критичності підприємству потрібно перевірити, чи необхідно вносити зміни до Списків персонального військового обліку. Важливо врахувати, яким саме способом підприємство отримало новий статус критично важливого

Соціальне страхування / Пенсії
15.09.2026
З 1 січня 2027 року допомога сім’ям з дітьми з інвалідністю до 71 000 грн на місяць: Закон підписано!
Верховна Рада 19 серпня ухвалила законопроєкт №14191, який докорінно змінює систему державної підтримки сімей з дітьми з інвалідністю. З 2027 року запровадять базову величину від 4000 грн, переглянуть розміри соціальних виплат і надбавок на догляд, а також запровадять нові соціальні послуги для дітей та їхніх батьків

Сумісництво
15.09.2026
Повний робочий день за сумісництвом: коли це можливо
Приймаємо головного бухгалтера на ТОВ за сумісництвом на повний робочий день. З її слів за основним місцем роботи вона працює віддалено у вільний час. Чи потрібно якесь підтвердження, що в нас вона може працювати повний день?

Відпустки неоплачувані
15.09.2026
Не можна просто відкликати з відпустки: що робити, якщо працівник у відпустці за «свій рахунок»
Працівник перебуває у відпустці без збереження заробітної плати, але роботодавцю терміново потрібно повернути його до роботи. Чи можна достроково припинити таку відпустку та оформити повернення на роботу – пояснила Держпраці

Медогляди
15.09.2026
Медогляди працівників у 2027 році: 7 кроків, які має пройти роботодавець
Обов’язкові медичні огляди – зона відповідальності роботодавця, а Держпраці контролює, чи охоплені ними всі працівники, які цього потребують. Для підготовки до 2027 року роботодавцю потрібно визначити умови праці, скласти й погодити Перелік, повідомити працівників, сформувати поіменний Список та організувати медогляди за власний рахунок. Тримайте чек-лист із 7 кроків, щоб не пропустити жодного етапу








