Заповнюємо Табель: ТОП-7 нестандартних ситуацій

Насамперед нагадаємо, що типову форму № П-5 Табеля обліку використання робочого часу (далі – Табель) затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489. Стандартні відмітки у Табелі ви можете знайти за посиланням. Правилам коригування Табеля присвячено матеріал за посиланням.

Відкликання з відпустки

Ситуація 1. Працівнику бюджетної установи надали щорічну основну відпустку з 4 по 27 листопада 2024 року (24 к. д. н.). Відпускні виплатили перед відпусткою (01.11.2024). У листопаді установа формує Табель 12.11.2024 (станом на 15.11.2024 для виплати зарплати за першу половину місяця) та 27.11.2024 (станом на 29.11.2024 для виплати зарплати за другу половину місяця). Однак 19.11.2024 (1 к. дн.) з метою ліквідації наслідків обстрілу працівника відкликали зі щорічної основної відпустки. У зв’язку з цим відпустка буде продовжена на 1 к. дн. – 28.11.2024.

На момент формування Табеля для виплати зарплати за першу половину місяця (авансу) ще немає відомостей про майбутнє відкликання працівника зі щорічної основної відпустки. Тож 12.11.2024 можна діяти одним із двох варіантів:

1. проставити інформацію про тривалість щорічної основної відпустки станом на момент формування Табеля (тобто, тільки по 15.11.2024). У такому випадку у разі відкликання з відпустки можна буде відразу поставити в Табелі правильну інформацію з урахуванням появи нового робочого дня та перенесення відпустки на 28.11.2024. Отже, в Табелі за листопад періоди, в яких працівник перебував у щорічній основній відпустці (з 4 по 18 листопада та з 20 по 28 листопада), будуть позначені кодом «В» (08), а робочі дні (1, 19 та 29 листопада) – кодом «Р» (01);
2. проставляти одразу всю інформацію про тривалість щорічної основної відпустки. Тобто, заповнюючи Табель для виплати зарплати за першу половину місяця, періоди, в яких працівник перебував у щорічній основній відпустці (з 4 по 27 листопада), відразу позначити кодом «В» (08). Не можна сказати, що цей шлях є неправильним, однак він може викликати незручності. З одного боку, на момент формування Табеля уже видано наказ про надання щорічної основної відпустки. Тобто, цілком правомірно відразу зазначати всю тривалість відпустки, орієнтуючись на дати, зазначені у наказі про надання відпустки. З іншого боку, у разі виникнення обставин, що впливають на тривалість відпустки (відкликання, хвороба тощо), уже не можна буде виправити інформацію в поточному Табелі. Адже виправлення у Табелі не допускаються. Тож відкоригувати інформацію можна буде тільки шляхом формування коригуючого Табеля. Для цього на підставі наказу про відкликання зі щорічної основної відпустки складають бухгалтерську довідку, в якій уточнюють дані про використання працівником робочого часу і роблять відповідну позначку в коригуючому Табелі.

Увага! У коригуючому Табелі не потрібно дублювати правильні рядки Табеля, який склали раніше. Слід заповнити один рядок з уточненими даними. До речі, в одному коригуючому Табелі можна відобразити одразу декілька уточнень стосовно кількох працівників (за потреби). Не потрібно формувати коригуючий Табель щодо кожного працівника окремо

Уточнення кількості відпрацьованого часу у зв’язку з хворобою

Ситуація 2. 30.10.2024 установа нарахувала зарплату працівнику за повністю відпрацьований жовтень 2024 року. Але виявилося, що 30 та 31 жовтня працівник хворів, про що свідчить електронний листок непрацездатності, який отримав статус «Готовий до сплати (виданий)» у листопаді 2024 року.

Оскільки Табель у бюджетних установах формується заздалегідь, щоб працівники в кінці місяця отримали зарплату, на цей момент може бути відсутня інформація про хворобу працівника. У такому випадку вже у листопаді 2024 року потрібно сформувати коригуючий Табель за жовтень 2024 року. У ньому потрібно відобразити рядок щодо даного працівника, в якому 30 та 31 жовтня будуть протабельовані днями хвороби «ТН» (26). Решта днів за графіком роботи працівника залишаться робочими.

На частину робочого дня припав медичний огляд ВЛК

Ситуація 3. 12.11.2024 працівника за його заявою увільнено від роботи на кілька годин (у зв’язку з проходженням медогляду військово-лікарською комісією, далі – ВЛК). Час, витрачений на огляд ВЛК, зайняв 6 годин. Фактично 12 листопада 2024 працівник відпрацював лише 2 години.

По-перше, час проходження медогляду ВЛК та час роботи в Табелі позначають різними кодами:

1. відсутність працівника у зв’язку з проходженням медогляду позначаємо як «ІН» (22);
2. робочі дні позначаються кодом «Р» (01).

По-друге, частину дня 12.11.2024 працівник перебував на медогляді ВЛК, а частину – на роботі. Тобто, виникає потреба один день табелювати відразу двома кодами. Звісно, форма Табеля, затверджена наказом № 489, передбачає наявність тільки одного коду за один день, але ця форма має рекомендаційний характер (примітка 2 до Табеля). Тож Ви можете передбачити в Табелі додаткову клітинку для 12.11.2024, або в одній клітинці через скісну риску зазначити два коди та години, витрачені на медогляд ВЛК і на роботу (Р/ІН та 2/6 відповідно).

Увага! 12.11.2024 буде враховано в Табелі як один день відразу у трьох випадках: при заповненні графи «Відпрацьовано за місяць днів/год», графи «Всього неявок дні/год» (зазначається загальна кількість днів/годин неявок, які припали на робочі дні за графіком працівника) та графи «Всього неявок з інших причин за місяць дні/год» (зазначається кількість робочих днів / годин, на які припав медогляд ВЛК).

Своєю чергою, оплачувати такий день потрібно таким чином:

1. за 6 годин, витрачених на медогляд ВЛК, буде нараховано середній заробіток;
2. за 2 години роботи буде нараховано зарплату пропорційно до відпрацьованих годин.

Неповна зайнятість

Ситуація 4. Працівник працює в установі за основною посадою бухгалтером на умовах неповного робочого часу (0,5 ставки) за графіком роботи з понеділка по п’ятницю по 4 год.

Табель формуємо і на працівників, прийнятих на умовах неповного робочого часу. Для відображення годин роботи таких працівників застосовують код «РС» (02). Важливо: в графі «Оклад, тарифна ставка, грн» потрібно зазначити повний оклад, передбачений штатним розписом для посади, яку обіймає працівник.

Внутрішнє сумісництво в Табелі

Ситуація 5. Працівник працює в установі за основним місцем роботи прибиральником службових приміщень (1 ставка) та за внутрішнім сумісництвом на умовах неповного робочого часу на посаді двірника (0,25 ставки).

Коли працівник працює в одній установі на декількох посадах, то на кожну посаду потрібно сформувати в Табелі окремий рядок. Зауважте, що зовнішні сумісники також потрапляють до Табеля.

Перехідна (не)оплачувана відпустка в Табелі

Ситуація 6. Працівнику надали відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з воєнним станом з 01.11.2024 по 31.01.2025. Чи потрібно табелювати працівника в грудні 2024 року та січні 2025 року?

Перебуваючи у відпустці без збереження зарплати, працівник продовжує бути в трудових відносинах. Тож він повинен потрапляти до Табеля, незважаючи на те, що цілий місяць може бути у відпустці будь-якого виду (як оплачуваних, так і неоплачуваних). Це стосується також перехідних відпусток, які розпочалися у 2024 році, а продовжаться у 2025 році.

Залучення до роботи у вихідний день

Ситуація 7: працівника залучено до роботи у вихідний день 10.11.2024, що компенсується додатковим днем відпочинку 20.11.2024.

Спочатку зауважимо, що згідно зі ст. 72 Кодексу законів про працю України робота у вихідний день може компенсуватися за згодою сторін одним із двох способів: у грошовій формі у подвійному розмірі за правилами оплати відповідно до ст. 107 КЗпП або наданням іншого дня відпочинку. Якщо працівник обрав як компенсацію додатковий день відпочинку, то діяти під час табелювання потрібно так:

1. фактична кількість годин, відпрацьованих у вихідний день, позначається кодом «РВ» (06);
2. додатковий день відпочинку табелюєте так, як передбачено у Вашій установі, адже окремого коду для вихідного дня Табелем не передбачено.

Висновки

1. Для виправлення раніше зазначених даних, потрібно формувати коригуючі Табелі.
2. Робочий день, на який припав медогляд ВЛК, табелюють одразу двома кодами «Р» (01) та «ІН» (22) із зазначенням кількості годин, витрачених на медогляд та на роботу.
3. Години роботи працівників, прийнятих на умовах неповного робочого часу, табелюють кодом «РС» (02).
4. Роботу за внутрішнім сумісництвом табелюємо окремим рядком.
5. Перехідну (не)оплачувану відпустку табелюйте в кожному місяці, на який вона припадає.
6. Залучення до роботи у вихідний день повинно потрапити до Табеля.

Людмила БАЛЛА, PhD in Economics

Шаблони та зразки документів:

Табель обліку використання робочого часу

Положення про табельний облік

Реєстр табельних номерів, присвоєних працівникам

Статті на тему:

Табель обліку використання робочого часу: важливі акценти для 2024 року

Коригування Табеля обліку робочого часу: ТОП-5 ситуацій

Дні огляду МСЕК: табелювання та оплата