👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Так, нові записи до ЕТК за допомогою функціоналу «Додати запис» вносяться разом зі сканкопіями відповідних наказів.
У п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою Правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 вказано:
Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово
Тобто, якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування/оцифрування, то всі наступні записи вже не скануємо і не оцифровуємо. Зокрема, сканувати тільки рядок з новим записом про переведення чи звільнення (чи сторінку з таким записом) і подавати його до ПФУ – не треба.
Крім того, не встановлено обов’язку для роботодавця сканувати та передавати до ПФУ накази, що підтверджують нові записи до трудової книжки.
Нагадаємо, що відомості на порталі ПФУ оновлюються кожного місяця з поданням роботодавцем щомісячної Об'єднаної звітності. Тому головні відомості про прийняття, переведення, відпустки до 3 років і звільнення автоматично фіксуються в електронній трудовій книжці, коли буде подано Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).
Отже, якщо паперову трудову книжку було відскановано (оцифровано) і подано на портал ПФУ, то сканувати чи оцифровувати наступні записи або подавати скан-копію наказу не треба.
Немає часу шукати відповіді годинами? Скористайтеся Сервісом «ОК» – експерти дадуть чітке, практичне пояснення, яке можна застосувати відразу
Але! Якщо дані не відобразилися після подання звітності або потрібно пришвидшити їхнє внесення (наприклад, при звільненні), можна:
- скористатися функціоналом «Додати запис»;
- передати XML-файл з відповідними даними.
Зокрема, якщо паперову трудову книжку було оцифровано, але після цього до неї внесено новий запис, то для відображення такого запису в електронній трудовій книжці необхідно:
- внести інформацію за допомогою функціоналу «Додати запис»;
- додати скан-копію наказу, на підставі якого вноситься запис.
Увага! Саме в цьому випадку дані відобразяться і в полі «Відцифрована ЕТК».
👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Відеокурс на тему:
Мінікурси:
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті на тему:
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
