Графік відпусток на 2024 рік: Excel-шаблон та приклад його використання

Переваги шаблону графіка відпусток у форматі Excel

Пропоную вашій увазі шаблон графіку у програмі Excel. Можливо хтось одразу подумає чому в Excel, якщо зручніше працювати в текстовому редакторі, у Word? Однак пропоную вам проекспериментувати і на 2024 рік використати шаблон, який буде розміщений під цим уроком, в Excel. Я прихильник того, що якщо є певні цифрові вирази і де потрібно фільтрувати певний масив інформації, то звичайно зручніше використовувати саме Excel. І вже не один рік практикую зі своїми дівчатами з бухгалтерією використання саме Excel шаблону. І дійсно, у роботі це набагато кращий варіант, адже можна систематизувати інформацію та повторювальні дані вносити набагато швидше. Крім того з року в рік велика частина інформації повторюється, тому немає потреби її щоразу вносити. Тому, якщо ви з тої категорії, які графік відпусток затверджували кожного року та створювали, акумулювали інформацію саме у Word, повторюся, пропоную вам проекспериментувати та спробувати в Excel. І по закінченню формуванню цього документу та протягом 2024 року, аналізуючи дані використання відпусток в Excel, ви напишете, поділитеся досвідом чи дійсно для вас цей експеримент був вдалим і саме шаблон в Excel вам видався зручнішим.

Зміст шаблону графіка відпусток

Чому все ж таки виникає потреба графік відпусток створювати в іншому програмному ресурсі ніж в обліковій базі, найчастіше в 1С? Тому що не усі ці облікові бази містять можливість формувати графік відпусток саме у такому зручному форматі щодо наповнення інформації, який найчастіше потребують кадровики. Тому на практиці складається таким чином, що графік відпусток акумулюється та формується в інших програмних ресурсах.

Сам шаблон документу, який ви бачите на екрані, складається із п'яти аркушів, а саме: довідники, безпосередньо сам графік, зведені дані, діаграма та календар на 2024 рік. Розпочнемо почергово обговорювати сам шаблон документу.

На аркуші «Довідники» потрібно вказати ту довідкову інформацію, яка найчастіше заповнюється один раз і протягом року та навіть і років не змінюється, лише на відміну від тих дат, які стосуються показників на який рік заповнюється такий документ. Отже, якщо коротко, це «назва показника для заповнення», ідентифікуєте своє підприємство та підписантів щодо графіку відпусток. Відповідно рік, на який затверджується, та дата затвердження графіку відпусток. Його погодження. «Організаційна структура підприємства», прописуєте згідно структури, якщо у вас структурована форма, назви підрозділів. Далі, види відпусток, які ви будете включати до графіку відпусток. Нагадаю, що рекомендовано крім щорічної основної відпустки включати і додаткові відпустки. Однак це все за бажанням та практику, яку ви для себе виробили. Далі, перелік посад згідно штатного розпису. Місяці року, залишається інформація, вона необхідна для швидшого заповнення графіку. І стан відпустки, ви тут теж інформацію прописуєте залежно від того, як ви хочете сегментувати відпустки в майбутньому.

Перейдемо до останнього аркушу, а саме «Календар 2024 року». Тут пояснювати нічого не потрібно. Маємо календар для зручності використання, для того щоб можна було звернутися і подивитися яких днів стосується та чи інша дата. І з правої частини в нас нотатник для нагадування певних подій, який вам потрібно зробити в майбутньому.

Відмінність цього графіку від тих, які я робила раніше, в тому, що він містить зведені дані, які формуються із безпосередньо самого графіка, в яких зручно сортувати інформацію залежно від того, початку/закінчення відпустки і так далі. І крім того ці зведені дані дозволяють сформувати діаграму, наочну діаграму, в якій зручно для себе візуально структурувати початок відпустки, закінчення по періодах протягом року.

Графік відпусток, з чого складається цей документ? Маємо закріплення рядків, що дозволяє верхні рядки не відображати, а саме назву таблиці, назву підприємства. Для того щоб вони не заважали тому інформаційному наповненню, яке ми бачимо на екрані, і дозволило більше змінної інформації, змінних рядків відобразити, які повинні ви заповнювати. Якщо ми глянемо «попередній перегляд», то ось ви бачите на екрані, в шапці це погодження з представниками трудового колективу, назва документу щодо підприємства для якого воно заповнюється та затвердження наказом або підписом керівника. Звернемо увагу на те, що графік відпусток не має усталеного шаблону цього документу, тобто кожне підприємство виходить зі своїх потреб, яку інформацію сюди вносити. Отже, я пропоную щоб ця інформація була у наступному форматі, а саме номер за порядком, цей показник заповнюється автоматично, враховуючи наповненість групи «прізвища, ім'я, по батькові працівника».

Підрозділ обираєте з випадаючого списку, список сформований на аркуші «Довідники». Посада теж з випадаючого списку. Прізвище, ім'я, по батькові працівника вносити вручну в цих відповідних полях. Реєстраційний номер облікової картки платника або табельний номер не обов'язково, за бажанням, якщо вам потрібен цей показник для того щоб теж сегментувати і відрізняти одних працівників від інших. Далі, вид відпустки, теж обираємо з випадаючого списку, який попередньо наповнюємо інформацією на аркуші «Довідники». Період, за який не використана відпустка: дата початку та дата закінчення.

Далі, кількість днів відпустки, в календарних днях зазначаєте. І уже плановий період відпустки (місяць або дати, зайве приховати). Існує практика, що у графіку відпусток зазначають місяць початку відпустки планової або відповідно безпосередньо дати початку та закінчення. Якщо ви прихильник першого варіанту, тобто відображення інформації саме у місяцях, це не дозволить сформувати правильно діаграму, яка міститься у цій книзі. Якщо ж ви наповнюєте інформацію у графіку саме по датах початку планового та закінчення таких відпусток, то тоді цей файл ви зможете використати на усі 100%.

Призначення та опис заповнення розділу «Довідники»

Далі в нас підпис працівника про ознайомлення з графіком, тобто після його друкування тут буде живий підпис працівникам. Реквізити наказу, ця частина стосується блоку інформації обліку наданих відпусток. І можемо зазначити таку практику, після формування графіку відпусток ви підписали його живими підписами, поле «облік наданих відпусток» у вас залишається порожнім в такому випадку під час друкування, в січні наприклад 2024 року, і тоді ви туди інформацію заповнюєте вручну, вписуєте після використання відпусток. Або можна цю ж частину інформації заповнювати знову ж таки на цьому графіку, тобто у вас буде в кінці року ще один додатковий графік відпусток, але уже з наповненою інформацією щодо використання таких відпусток. Відповідно цей блок ви теж можете заповнювати машинним способом, тобто на комп'ютері вдруковувати інформацію по виданих наказах, використаних відпустках або їх перенесенню. Інформація сюди потрапляє в такому форматі: реквізити наказу, його номер та дата; дата надання відпустки у зв'язку з перенесенням, якщо таке перенесення відбулося, тобто початок та закінчення; і підстава (вдрукувати або вписати вручну). Підстава в даному випадку мається на увазі якщо така відпустка відносно планового періоду переносилася. Наприклад, може бути не лише перенесення, а і заява про компенсацію, якщо така компенсація мала місце. Або наприклад, компенсація при звільненні, що призвело до того, що планова відпустка, як така не відбулася, оскільки працівник звільнився до початку такої події.

Якщо ми перегорнемо в праву частину, в нас є відповідна фільтрація, яка дозволяє не виводити на екран порожні рядки, адже графік передбачений, шаблон цього документу, для заповнення для 200 працівників. Ось ви бачите, 200 працівник, це останнє поле. Для того щоб не виносити цю всю інформацію на екран, зрозуміло ж таки порожні рядки варто приховати, тому залишаємо фільтрацію «1» і маємо для друку і для відображення на екрані лише заповнені рядки. І статус відпустки вибрати з випадаючого списку, тобто це така теж додаткова інформації для кадровика або для бухгалтера щоб ви розуміли, для себе наприклад планували, які відпустки мають бути в наступному місяці, щоб планували, які накази вам потрібно видати і так далі. Тобто це вже для більш такої оперативної роботи кадрової служби використовується ця фільтрація. Знову ж таки інформація звідти потрапляє із даних, які формуються списком щодо стану відпустки.

Якщо глянути на зведені дані, потрапляє сюди інформація теж лише по заповнених рядках і знову ж таки має місце фільтрація. Залишаємо «1» щоб мати на екрані відображені лише заповнені поля. До діаграми теж потрапить лише профільтрована інформація. Якщо ви використаєте графік для 200 працівників, то звичайно діаграма в такому вигляді буде візуально не зручна для сприйняття, тому раджу в такому випадку сегментувати інформацію, фільтрувати або по підрозділах, або по певній групі працівників, для того щоб отримати декілька діаграм, якщо такий візуальний перегляд вам буде корисним.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».