Оновлений витяг з е-трудової: про що тепер можна дізнатися

Отримання витягу з ЕТК свого працівника на порталі ПФУ

Витяг з електронної трудової книжки, про що можна прочитати в цьому документі, адже він нещодавно був оновлений? І головне, як швидко знайти відповідь на запитання роботодавцю, а чи оцифрована трудова книжка поточного співробітника або того, який працевлаштовується на роботу, адже зміна місця роботи після 11 червні 2021 року не гарантує нам того, що співробітника книжку оцифрували чи не оцифрували й не завжди фізичні особи знають відповідь на це запитання. І ось на сьогодні з витягу з електронної трудової книжки швидко можна почерпнути ці дані. Якщо ця тема для вас важлива і є по ній запитання, пишіть свої реальні кейси щодо витягів з електронної трудової книжки, будемо спільно їх розбирати в коментарях до цього відео.

На вебпорталі Пенсійного фонду ми повинні зайти до приватної частини кабінету. Нагадую, для цього потрібно авторизуватися за допомогою найчастіше файлового електронного цифрового підпису директора або співробітника або електронної цифрової печатки.

Переходимо, якщо ми на розділі «Головна», через гіперпосилання назви підприємства до розділів, які відкриваються в лівій частині й дозволяють нам зробити запити на отримання відповідного типу документів. Для цього ми переходимо у блок «Комунікації з ПФУ», розділ «Запит на отримання електронних документів», в якому повинні зробити тип звернення: «Витяг з ЕТК». Тобто функціонал, він не змінився, однак наповнення цього витягу кардинально помінялося і ми зараз з вами в межах цього відео розглянемо «до» та «після».

Отже, обов'язково зазначається податковий номер фізичної особи, прізвище, ім'я, по батькові, по якій потрібно отримати даний документ. Натискаємо «Відправити до ПФУ». Відповідь обробляється дуже швидко. І ми переходимо до розділу «Мої звернення». Система нас автоматично відсилає до першого блоку, «Звернення», де обов'язково потрібно натиснути «Пошук» для того, щоб відшукати такий документ. Додаткової фільтрації я не роблю, хоча можна, ви бачите, відносно дати звернення, реєстраційного номера особи, але в цьому немає потреби. Отже, ті запити, які є свіжоотриманими, вони відзначаються, ви бачите, світло-зеленим кольором, означає, що такий запит ще не відкритий користувачем вебпорталу. Для цього ми натискаємо кнопку розгорнути й бачимо документ, який сформований щодо документа-відповіді, а саме образ PDF-документа. Натискаємо один раз для того, щоб завантажити документ на комп'ютер і відкрити.

Оновлений вигляд витягу з ЕТК

Розпочнемо з того, що документ на сьогодні складається із дев'яти блоків інформації, а саме: порядковий номер; ЄДРПОУ роботодавця або реєстраційний номер фізичної особи – підприємця; дата запису за звітними відомостями, поданими роботодавцем; дата запису за сканованими документами. І ось тут найбільший апгрейд, в нас відбулося розділення інформації, яка раніше була у вигляді одного стовпця, на сьогодні ці дані, вони розділені пенсійниками й ми маємо задубльовану інформацію, яка відобразилася на основі звітних відомостей, поданих роботодавцем, і на основі скан-копії трудової книжки чи інших документів.

Отже, якщо у вас у цьому блоці, в стовпці 4, дата запису за сканованими документами порожньо, тобто немає інформації, це означає, що сканування будь-яких документів та передача їх до Пенсійного фонду не відбулася. Тобто таких дій відносно цієї фізичної особи ні сама фізична особа, ні її поточний або попередні роботодавці не здійснювали. Дані записів щодо звітних відомостей, тут можуть не міститися лише у тих фізичних осіб, для яких це перше місце роботи й ще не було подано жодного звідного документа, відповідно ні один запис об'єднаною звітністю не був сформований в електронній трудовій книжці людини. Далі, зміст відомостей. Тобто, якщо ми глянемо, для прикладу, відомості з центру зайнятості всі акумулюються за допомогою сканованих документів і ось візьмемо задубльовані відомості, як я їх називаю. Отже, наприклад, ВАТ «Ощадбанк», 11.11.2008 року – запис зі сканованих документів, прийнято на посаду економіста першої категорії й так далі, тобто запис, який містився у трудовій книжці. І далі запис №6, знову ж таки код ЄДРПОУ, назва роботодавця, і ось тут ми бачимо, що більш правильна назва роботодавця зі звітних відомостей, тоді як зі скан-копії це лише повна назва роботодавця, а не філії. Але фактично це значення не має, тому що ми пам'ятаємо, що коли оцифровуємо трудові відомості, то назва роботодавця, який вносив запис, не є обов'язковим реквізитом при заповненні таких записів. І, отже дата, ми бачимо, ідентична, 11.11.2008, однак запис уже тут: прийнято на роботу, основне місце роботи. Враховуючи, що звітні відомості були у 2008 році, в той період назви посад не вказувались, відповідно такої інформації тут немає. І немає документа-підстави, тому що, як на той час об'єднаної звітності не було і ці дані не передавалися і не могли акумулюватися у відповідних реєстрах у Пенсійному фонді України. Тут вже ми маємо документ-підставу.

На що потрібно звернути увагу? На ось ці дубльовані записи, чи вони відповідають один одному. Тобто ми повинні розуміти, що формування записів із паперової трудової книжки чи інших документів, які сканувалися, мають бути ширшими й відповідати усім тим трудовим подіям, які були у вашому житті, чи у житті відповідного співробітника, залежно від того, від чийого імені ви робите такий запит. Тому звертаємо на це увагу, чи потрібно оновити якісь дані у паперовій трудовій книжці саме в процесі її оцифрування, чи правильно цифрував дані Пенсійний фонд України, адже навіть по собі мала таку практику, що запис був сформований невірно в частині основне місце чи сумісництво, але проконсультувавшись в Пенсійному фонді, вони зазначали, що це може бути, таких нюансів є багато і по зверненню їх у місто Київ, в головне їх управління, це все було виправлено. Однак інколи вони можуть проконсультуватись, що потрібно робити додаткове оцифрування, хоча в процесі оцифрування все було подано вірно, тобто технічні моменти уже зі сторони Пенсійного фонду. Таких моментів до кінця періоду цього п'ятирічного в нас буде досить багато, однак вже сьогодні потрібно похвилюватися про те, щоб «не в останньому вагоні» робити ось ці зміни й ці записи перевіряти. Поки є більше часу й у Пенсійному фонді немає такого навантаження щодо оцифрування, ми можемо більш в такому «лайт» варіанті ці записи всі промоніторити й зрозуміти, чи потрібно якісь дії від працівника або від роботодавця здійснювати.

Отже, наступні поля в нас: «Найменування посади, професія, спеціальність, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ (за звітними відомостями, поданими роботодавцями)». Як ви бачите в цьому полі інформація уже є з 2019 року, тобто з того моменту, коли відбулося об'єднання звітності й ця інформація по звіту проходила окремими полями, відповідно вона змогла акумулюватися у такому форматі й дійсно ми бачимо, що все коректно, в такому випадку, працює. «Військове звання», це наступне поле (сьоме), зрозуміло стосується тих чи інших працівників, то тоді буде тут відображена інформація. Далі «Причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (стаття, пункт закону)». Тобто найчастіше тут що бачимо у відомості? Це скановані документи формують тут запис, скановані документи, скановані. І ось 2016, це вже зі звітних документів і тут уже зі звітних документів міститься інформація. І далі «Документ-підстава (вид документа, його номер та дата)».

Отже, ви бачите яке чергове оновлення в такому важливому документі й він більш наповнився інформацією, яка є більш зрозумілою для пересічного користувача, і ми розуміємо як нею оперувати.

Отримання витягу з ЕТК через кабінет застрахованої особи

Паралельно вам покажу у кабінеті фізичної особи, якщо ви хочете самостійно для себе отримати такий витяг, який ваш план дій, алгоритм дій. Знову ж таки, ви переходите в документи «Запит на отримання електронних документів», до цього блоку, тут тип звернення, тут вже більший розмах, що можна отримати, «Витяг з ЕТК», передостанній документ. Потрібно лише поставити позначку «Я даю згоду на обробку моїх персональних даних» та відправити до Пенсійного фонду. В категорії «Мої звернення» в нас буде відображений ось цей документ, який щойно автоматично майже, ви бачите, сформувався. І документ ідентичний тому, який ми щойно сформували із кабінету роботодавця. Паралельно хочу наголосити на тому, що усі документи, які роблять записи по вас ваші роботодавці чи роботодавець, вони відображаються у вас в кабінеті фізичної особи. Тобто ви бачите, 19 година 12 хвилин, це щойно той запис, який запит я сформувала. 19.04 – який ми формували, от попередньо, в межах цього відео, в кабінеті роботодавця. Тобто фізична особа фактично по собі розуміє, які документи були запитувані від імені роботодавця, в який період і так далі. Тут звичайно не вказано який роботодавець робив такий запит, однак усі ці відповіді й запити містяться на вебпортал фізичної особи.

Порівняння витягу з ЕТК до та після удосконалення

Якщо ми з вами подивимося запит, який я формувала, наприклад, 7 листопада 2013 року і завантажимо цей документ, то в цьому документі, якщо глянути, паралельно порівняти з тим запитом, який ми маємо вже на сьогодні. Тобто перше, друге поле, воно майже ідентичне, оскільки в другому полі в нас відбулося об'єднання другого і третього попереднього вигляду довідки, витягу з електронної трудової книжки. Далі в нас «Тип запису»: основне місце роботи (призначено). На сьогодні такого вже немає. Далі «Дата запису» (поле №5) розділилося і воно вже має вигляд, повторюся, полей 3 і 4. Далі, «Зміст відомостей», залишилося поле, хоча нумерація змістилася. Далі в нас «Найменування посади» залишилося. «Причина припинення трудових відносин» в нас зіскочило, з'явилося поле «Військове звання», його не було. І «Вид документа», ось таких полів: назва, номер, дата, воно об'єдналося в один блок №9. І «Джерело», знову ж таки, немає такого поля в даному витязі, воно об'єдналося (синхронізувалося) із датою запису, яка формується з двох джерел, або звітних відомостей, або за сканованими документами.

Таким чином ми з вами проговорили витяг з електронної трудової книжки й що нового та цікавого можна отримати з цього документу. А головне розглянули попередній варіант та поточний, для того, щоб ви розуміли, роботодавці або фізичної особи, чи варто зараз зробити нові витяги з електронної трудової книжки. Моя позиція, що варто, для того, щоб кадровик або фізична особа чітко розуміли, чи відомості по паперових оцифрованих трудових книжках і тих звітних відомостей, які підтягнулися зі звітів, вони є ідентичними й чи все вірно.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».