Згідно зі статею 10 Закону про відпустки черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з профспілкою чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
Графік відпусток доводиться до відома всіх працівників. А при його складанні враховуються як інтереси виробництва, так і особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Тобто надання відпустки повинно бути спланованим та узгодженим.
Складати графік відпусток повинні всі роботодавці, в тому числі й фізичні особи підприємці, які мають найманих працівників. Строки складання графіка відпусток не встановлені ані в Кодексі законів про працю, ані в Законі про відпустки. Як правило його складають напередодні нового календарного року. Орієнтовний граничний строк ‒ не пізніше 5-го січня поточного року. Так зазначено в пункті 20 Типових правил № 213.
Графік відпусток складають у довільній формі, адже на нормативному рівні вона не затверджена. На слайді наведена примірна форма графіку відпусток, яку підприємство розробляє під свої потреби.
В ньому зазначають номер за порядком, підрозділ чи відділ підприємства, прізвище, ім’я та по батькові працівника та його посаду.
Далі зазначають вид відпустки. Зверніть увагу, в Законі про відпустки та кодексі законів про працю мова йде про щорічні відпустки. Але на наш погляд, до графіка доцільно включити всі види оплачуваних та обов’язкових відпусток, на які мають право працівники (наприклад, відпустку «на дітей», «бойову» та «чорнобильську» відпустки. А ось відпустки, надання яких неможливо спланувати (наприклад, навчальні відпустки), до графіка не включають.
В наступній графі зазначають період надання відпустки. В наведеному прикладі зазначено лице місяць надання відпустки.
Є інший спосіб ‒ зазначити конкретні дати початку відпустки, зазначаючи число та місяць.
В наступному рядку зазначають кількість днів відпустки та період, за який надається відпустка. Нагадаємо, що щорічні відпустки надаються за робочий рік, який відлічується віддати укладення трудового договору. Соціальні відпустки на дітей прив’язані до календарного року.
В наступних графах можна здійснювати облік наданих відпусток, а саме вказувати номер та дату наказу про надання відпустки та період її надання (дату початку та закінчення) стаття 10 Закону про відпустки зобов’язує роботодавця не тільки складати графік відпусток, але й повідомити працівника про початок відпустки. Зробити це потрібно не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Так, якщо дата початку відпустки припадає на 26 квітня, по повідомити потрібно не пізніше 12 квітня. Якщо відпустку надають з 24 травня 2021 року, то повідомити потрібно не пізніше 7 травня, тому що 10 травня ‒ це вихідний день.
Якщо у графіку відпусток період надання відпустки визначений не конкретними датами (число та місяць), а просто зазначений місяць надання відпустки, то вручити повідомлення працівнику краще всього не пізніше ніж за 2 тижні до 1 числа такого місяця. Наприклад, для відпустки, яка запланована у травні, повідомлення потрібно надати не пізніше 16 квітня.
Форма повідомлення про відпустку не встановлена в жодному нормативному акті. Його розробляють самостійно. Приклад такого повідомлення ви бачите на слайді. В ньому зазначте дату надання відпустки за який період вона надається. Обов’язково переконайтеся, щоб працівник розписався у повідомленні про початок щорічної відпустки.
У разі якщо працівник іде у відпустку в обумовлений графіком строк, заява на відпустку може не подаватися. Якщо ж працівнику потрібно піти у відпустку поза графіком, він пише заяву про надання щорічної відпустки.
Зараз ви бачите зразок такої заяви. У заяві працівник вказує дату початку щорічної відпустки та її тривалість. Зазначати дату закінчення відпустки необов’язково, це зроблять фахівці кадрової служби.
Надання всіх відпусток оформлюється наказом. Для цього може бути використана типова форма № П-3, затверджена наказом Держкомстату № 489. В ньому зазначають назву підприємства, його код ЄДРПОУ, дату складання наказу та номер наказу.
Далі зазначають табельний номер працівника, його прізвище, ім’я, по батькові, відділ де він працює.
Далі вид відпустки, за який період її надають (для щорічних відпусток – це робочий рік) та тривалість відпустки (кількість днів період перебування у відпустці з… по).
Підписує наказ керівник. Також потрібно ознайомити працівника із наказом.
Форма наказу П-3 має рекомендаційний характер, тому роботодавець може скласти наказ про відпустку в довільної формі, але з урахуванням реквізитів типової форми № П-3 і дотримуючи вимог ДСТУ 4163-2003. Тобто треба вказати номер та дату наказу.
Далі зазначаємо заголовок до тексту документа, який повинен узгоджуватись із назвою документа і містити його зміст. В нашому прикладі це наказ про надання відпустки.
Далі з нового рядка великими літерами зазначають прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими ‒ ім'я, по батькові та текст наказу. В тексті наказу зазначаємо вид відпустки, за який робочий рік надається щорічна відпустка, її тривалість у календарних днях та період перебування у відпустці (з… по).
Також вказуємо підставу надання відпустки (в нашому прикладі це графік відпусток на 2021 рік). Та ознайомлюємо із наказом про надання відпустки працівника під підпис.