Нюанси переходу на е-трудові книжки

10 червня 2021 року набув чинності Закон №1217, який кардинально змінив підхід до правил обліку трудової діяльності працівників, порядок введення, зберігання паперових трудових книжок також зазнав змін. Саме з 10 червня 2021 року розпочався інноваційний процес оцифрування паперової трудової книжки, на який законотворці відвели 5 років. Однак не дивлячись на те, що перехід з паперової трудової книжки на електронну триває вже майже 3 роки, багато роботодавців і сьогодні ставлять питання: що ж робити з паперовими трудовими книжками після змін? Тож розбираймось.

Так оновленою ст. 24 КЗпП передбачено, що серед інших обов'язкових документів при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Тобто якщо до 10 червня 2021 року працівник зобов'язаний був при працевлаштуванні подати саме паперову трудову книжку, то зараз він може її подати лише у разі наявності та за своїм бажанням. Отже, особа, яка працевлаштовується, має надати або паперову трудову книжку, або відомості про трудову діяльність, які він має змогу сформувати самостійно на порталі Пенсійного фонду або через мобільний застосунок Пенсійного фонду. Роботодавцю для цілей виконання ст. 24 КЗпП цього також достатньо.

Запис про прийняття на роботу та подальші записи про переведення, звільнення, здійснюється на вимогу працівника. Така вимога може бути усною або письмовою. Про форму такої вимоги від працівника доцільно прописати у правилах трудового розпорядку. При цьому роботодавець бере трудову книжку, вносить запис про прийняття, переведення, звільнення до паперової трудової книжки й знову повертає її на зберігання працівнику. Тобто у такому разі роботодавець не бере на зберігання паперову трудову книжку. Відповідно до запису у книзі обліку руху трудових книжок він не здійснює.

Підкреслю, паперові трудові книжки працівників, які працевлаштовані з 10 червня 2021 року не зберігаються на підприємстві, про це визначено у ст. 48 КЗпП. При цьому навіть якщо сам працівник напише заяву із проханням зберігати паперову трудову книжку на підприємстві, то раджу роботодавцю відхилити таке прохання, у роботодавця немає обов'язку зберігати на підприємстві трудові книжки працівників, з якими укладені трудові договори після 10 червня 2021 року, і брати на себе додатковий обов'язок не передбачений трудовим законодавством та ще й в умовах воєнного стану вельми необачно. А от що робити з трудовими книжками працівників прийнятих до 10 червня 2021 року, чи можуть вони зараз зберігатися на підприємстві? Так, можуть. Такий висновок можна зробити виходячи із прикінцевих та перехідних положень Закону №1217. Записи до паперових трудових книжок вносяться за звичайними правилами, визначеними в Інструкції №58. Тобто записи до паперових трудових книжок працівників, які зберігаються на підприємстві, вносяться без додаткових вимог від працівника.

Видача паперової трудової книжки на зберігання працівнику

А коли можна видати працівнику на зберігання паперову трудову книжку? Однозначно при звільненні, про це вказано у п. 4.1 Інструкції №58. Причому при звільненні працівнику слід віддати паперову трудову книжку незалежно від того сканована вона або ні. Крім того, у ст. 7 Закону №2136 визначено, що у районах активних бойових дій роботодавці мають право самостійно визначати питання щодо введення трудових книжок. Отже, роботодавець у зоні акти бойових дій має право самостійно прийняти рішення про видачу паперових трудових книжок на зберігання працівникам, навіть без звільнення.

Йдемо далі. У прикінцевих та перехідних положеннях Закону №1217 спочатку йдеться про необхідність передачі відомостей із паперової трудової книжки до Пенсійного фонду України шляхом сканування або оцифрування протягом 5 років. Потім вказано, після завершення цих робіт, наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. При цьому не зрозуміло, що мається на увазі під фразою «після завершення цих робіт», передачу відомостей з паперової трудової до Пенсійного фонду України або завершення п'ятирічного переходу на електронну трудову. Тому я не рекомендую віддавати паперову трудову книжку на зберігання працівнику без звільнення або без наявних особливих обставин за ст. 7 Закону №2136, навіть якщо вона вже оцифрована чи відсканована і подана до Пенсійного фонду України. Проте тут корисно знати про роз'яснення Держпраці: видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, наразі підстав немає. Водночас відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви. Отже, якщо працівник звертається із проханням (вимогою) до роботодавця видати йому на зберігання паперову трудову книжку не звільняючись при цьому, то роботодавцю краще задовольнити вимогу працівника. У такому випадку бажано отримати від працівників заяви з проханням видати їм паперові трудові книжки для зберігання, а уже на підставі таких заяв видати наказ про видачу трудових книжок на зберігання. Цей наказ слід відобразити у книзі обліку руху трудових книжок, як підставу для видачі паперової трудової книжки на зберігання працівнику. Зауважу, що паперові трудові книжки працівників, які уклали трудові договори із ФОП-роботодавцем завжди зберігалися і продовжують зберігатися у працівника.

Підсумки

10 червня 2021 року - це рубіжна дата, яка розділила порядок ведення та зберігання паперових трудових книжок на період до та після. Трудові книжки працівників, трудові відносини з якими виникли після 10 червня 2021 року, зберігаються у працівників. У такому разі записи до них здійснюються на вимогу працівника, як правило письмової заяви. Трудові книжки працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року, зберігаються на підприємстві. Усі записи до них про прийняття, переведення, звільнення здійснюються апріорі без додаткової вимоги працівника. Якщо працівник не звільняється, підприємство не перебуває у зоні активних бойових дій, то паперову трудову книжку допустимо видати працівнику на зберігання на його вимогу.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».