Призупинення та відновлення трудових відносин: як оцифрувати на веб-порталі ПФУ

Внесення запису про призупинення/відновлення трудового договору з працівником

Перейдемо на веб-портал, в його приватну частину, і розглянемо, як зробити ці процеси. Зверну вашу увагу на те, чому важливий цей процес оцифрування, адже в майбутньому може виникнути ситуація, що людині доведеться докупити страховий стаж, і відповідно ось ці періоди, оцифровані по призупиненню трудового договору, можна буде докупити додатково страховий стаж.

Отже, на веб-порталі Пенсійного фонду, в приватній його частині, ми переходимо до розділу (блоку) «Комунікації з ПФУ» – «Відомості про трудові відносини робітника». Активуємо цей розділ, натискаємо кнопку «Продовжити» і у вікні, яке завантажилося, маємо внести, ідентифікувати ту фізичну особу нашого працівника, з яким відбулося поновлення трудових відносин. Отже, вносимо податковий номер, прізвище, ім'я, по батькові. Попередньо маєте підготувати скан-копію наказів про призупинення та відновлення трудового договору.

Натискаю «Продовжити». У нас відкрився додатковий блок «Записи про трудову діяльність», в якому через кнопку «Додати запис» маємо додати два записи: один про призупинення, другий про відновлення трудових відносин. Отже, у цьому діалоговому вікні нам потрібно внести спочатку порядковий номер місця трудових відносин. Розуміється послідовність серед роботодавців для конкретної фізичної особи. Тобто якщо ви, як роботодавець, це є, наприклад п'яте місце роботи для відповідної фізичної особи, то тоді вказуємо сюди цифру «5», для прикладу.

Далі вносимо назву юридичної особи – роботодавця або фізичної особи – підприємця з яким на сьогодні фізична особа перебуває в трудових відносинах і відповідно від імені якої ми зараз знаходимося в кабінеті роботодавця і здійснюємо це оцифрування. Можна зазначити або скорочену, або повну назву. Дані про підприємство, яким внесено запис в паперову трудову книжку, це необов'язкові реквізити, тому можна їх не вказувати.

У графі «Тип події» обираємо місце роботи за основним місцем роботи. Відповідно далі атрибут події у нас є в доступі такий варіант як призупинення дії трудового договору. Далі вказуємо дію такого призупинення, початок такої події. Відповідно вказуємо текст запису. Наприклад, призупинено трудовий договір. Далі знизу посилаємося на реквізити документа, яким відбулося таке призупинення. Вказуємо номер та дату розпорядчого документа та тиснемо «Зберегти».

Робимо ще один такий запис щодо відновлення трудового договору, проходимо усі ці дії, які ми щойно з вами виконали в частині внесення інформації, тільки обираємо вже в реквізиті «Атрибут події» відновлення дії трудового договору і відповідно вказуємо дату, з якої таке поновлення відбулося. Посилаємося на нормативний документ, розпорядчий по підприємству, яким було проведено цю подію. Тиснемо «Зберегти».

Якщо є певні помилки, ось ви бачите, текст запису не зроблено, система підсвічує це все червоним кольором. Текст запису: відновлено дію трудового договору. Крім того, у нас є підсвічено порядковий номер трудових відносин. І знову ж таки тут дублюємо ось цю цифру «5», яку я використала для прикладу. Звичайно у вас можуть бути інші дані. Тиснемо «Зберегти».

Пошук та отримання в е-кабінеті відомостей про трудові відносини

Ми маємо на екрані два записи, цього достатньо щоб провести оцифрування, залишається лише прикріпити скан-копії документів. Зрозуміло в нашому випадку це два документи: наказ на призупинення та наказ на відновлення. Зверніть увагу, що розмір документа може бути не більше 1 Мб. Обираємо знизу категорію «Трудова книжка або документи про стаж» та за місцем розташування таких скан-копій підтягуємо їх. Можна одразу виділити два документи, для того, щоб підтягнути їх на веб-порталі. Відбувається відкривання цих документів на екрані, для того, щоб ви їх переглянули. Якщо все вірно, ви підтягнули правильні документи, тиснемо «Продовжити». Відповідно система показує, що такі документи наявні. Після цього активуємо кнопку «Підписати та відправити», що означає спочатку виникає діалогове вікно з підтягуванням електронного цифрового підпису (ідентифікація підписанта) і одразу надсилання цих даних до Пенсійного фонду. Я не буду цього робити. Відправлені відомості, шлях їх та процедура розгляду, відстежується в блоці «Відомості про трудові відносини», в якому ви відстежуєте, тиснемо на пошук, буде міститися інформація про надіслані дані про трудові відносини. Так, з 1 березня дані не були відправлені, покажу за більше ранній період, припустимо з 1 січня 2023 року. І ось у списку інформація про інші види трудової діяльності. Однак ви маєте відстежувати, щоб статус змінився на «Виконано», це означає що Пенсійний фонд опрацював таку інформацію.

Внесення даних про трудову діяльність у вигляді XML -файлів

Поряд з тим є паралельний (альтернативний) варіант оцифрування, це xml-файл. Я покажу як з цим працювати. Знову ж таки, у блоці переходимо до блоку «Відомості про трудові відносини робітника». Переходимо до блоку того, який ми мали нещодавно в частині внесення інформації про застраховану особу, тобто ідентифікацію такої застрахованої особи. Розпочинається вона із податкового номера, прізвища, ім'я, по батькові. Тиснемо «Продовжити». Якщо певна інформація вами вказана невірно, буде зазначено «Особу не знайдено» або в тих випадках, якщо особа уже не перебуває з вами в трудових відносинах, або в останньому звітному періоді, в останньому об'єднаному звіті, не були подані дані щодо сплати ЄСВ, якщо таке ЄСВ не було сплачено за цю фізичну особу, не нараховано на фонд оплати праці. Тоді взаємозв'язок, який встановлюється з Пенсійним фондом через об'єднаний звіт між роботодавцем, застрахованою особою та Пенсійним фондом не встановлюється, розривається. Щоб опрацювати дані по xml-файлу нам потрібно його попередньо підготувати й за допомогою кнопки «Завантажити» рознести на веб-порталі. І в нас одразу, ви бачите, сформувалося два записи: призупинення та відновлення дії трудового договору.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».