Увага! Новий механізм оперативної передачі до ПФУ даних про працівників для бронювання

Нагадаю, 8 червня набрала чинності Постанова №650, яка присвячена деяким питанням бронювання військовозобов'язаних під час воєнного стану. Основний задум змін полягає в тому, щоб для оформлення бронювання забезпечити взаємодію в режимі реального часу між двома реєстрами, а саме між так званим реєстром застрахованих осіб (мова йде про портал Пенсійного фонду) та Єдиним державним реєстром призовників, військовозобов'язаних та резервістів (тобто про реєстр «Оберіг»). При цьому актуальні відомості про працівників на портал Пенсійного фонду має завантажити роботодавець, до того ж оперативно. Щоб забезпечити ось цю оперативність Пенсійному фонду було дано місяць на розробку спеціального функціонала для передачі необхідних відомостей. І ось достроково, 4 липня замість 8 липня, ПФУ розширили функціонал кабінету страхувальника на веб-порталі Пенсійного фонду України. Отже, давайте тепер конкретно, хто, що, куди має подавати.

Роботодавці, які подають відомості на вебпортал ПФУ

Перше. Кого з роботодавців стосуються зміни? Перелік наведено в Постанові №650, це органи держвлади, інші державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації, які є критично важливими для забезпечення потреб Збройних сил, інших військових формувань в особливий період, а також підприємства, установи та організації, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період. Зауважте, якщо підходити до норми формально, то немає значення бронюють працівників вказані суб'єкти чи ні. Цікаво, що ПФУ також оперують поняттям «страхувальники» і не уточнюють, що це стосується тільки тих страхувальників, які бронюють працівників. Але зважайте, що пересічні підприємства, установи та організації, які не є критично важливими, а також фізособи – підприємці такі відомості не подають. З суб'єктами розібралися, йдемо далі.

Друге. Коли і які відомості слід подавати? На портал Пенсійного фонду подають відомості про прийняття працівника на роботу, переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого, переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі та тимчасового припинення чи відновлення дії трудового договору. Зробити це слід не пізніше ніж протягом наступного дня після зазначених подій. Зверніть увагу, орієнтуємося на факт подій, а не на дату видання відповідного наказу.

Третє. Як подати відомості? Як я вже зазначала, на розробку технічної можливості подання даних ПФУ було дано місяць, але вони впорались раніше. З 4 липня для подання відомостей через кабінет страхувальника, пункт меню «Комунікації з ПФУ» доповнено опцією «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)», зокрема розділ «Повідомлення про зміни в трудових відносинах». У разі подання роботодавцем зазначених відомостей через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України дані в реєстрі застрахованих осіб оновлюються впродовж доби. Тобто максимально можливий термін оновлення інформації - це через день після відповіді події, максимум наступного дня після події роботодавець подає відомості на портал Пенсійного фонду і протягом доби вони оновляться на порталі. Увага ще на один важливий момент, відомості через веб-портал Пенсійного фонду подаються в електронній формі з обов'язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тож ПФУ нагадують, що страхувальник в особистому кабінеті за допомогою пункту меню «Відділ кадрів» має можливість підтримувати в актуальному стані дані про уповноважених спеціалістів, яким надається право перегляду та введення відомостей про трудові відносини працівників. В класичному випадку підписувати КЕПом буде директор, але список уповноважених спеціалістів, які мають КЕП, можна доповнити, це може бути головний бухгалтер, спеціаліст кадрової служби тощо. До речі, це ще не все. Роботодавець отримав можливість одержувати інформацію з реєстру застрахованих осіб: перше, про осіб, які на момент формування запиту перебувають у трудових відносинах з роботодавцем (зверніть увагу, тут знову без прив'язки до бронювання); і друге, про особу за період перебування у трудових відносинах з роботодавцем. Як бачите, зміни прогресивні й дійсно задумані, щоб пришвидшити передачу відомостей на портал Пенсійного фонду, але нагадаємо, що роботодавцям доступні й інші способи передачі даних на веб-портал Пенсійного фонду. Наприклад, за допомогою xml-файлу чи функціоналу «Додати запис», а інформація про прийняття працівника на роботу потрапляє на портал Пенсійного фонду ще й через податкове повідомлення про прийняття працівника на роботу. Щоправда, на практиці бувають затримки із завантаженням даних такими способами.

Отже, підсумуємо. Постановою №650 передбачено забезпечити оперативний обмін даними між порталом Пенсійного фонду і реєстром «Оберіг» для цілей бронювання. Для цього певні роботодавці, зокрема ті, що віднесені до критично важливих, мають передати відомості про прийняття, звільнення, переведення працівників на портал Пенсійного фонду. Зробити це треба не пізніше наступного дня після відповідної події. З 4 липня передати такі відомості можна через кабінет страхувальника на веб-порталі Пенсійного фонду.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».