Нове в дистанційному звільненні! Пересилання поштою трудової книжки за кордон

Ви дізнаєтесь:

Чи можливо вислати трудову книжку за кордон
Який алгоритм пересилання трудової книжки за кордон
Про практичні ситуації пересилання трудових книжок

Чи відомо вам про революційну зміну, що стосується дистанційного звільнення працівника, який перебуває за кордоном?

Зміни щодо пересилання трудових книжок за кордон: з 12 вересня заборону знято

12 вересня набула чинності постанова Кабінету Міністрів України від 10.09.2024 № 1045, яка внесла зміни до постанови КМУ від 05.03.2009 № 270, що визначає правила надання послуг поштового зв’язку. Також зазнала змін постанова КМУ від 08.09.2023 № 958, яка, зокрема, визначає перелік вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях.

Зміни полягають у наступному:

Тепер безпосередньо в постанові № 270 зазначили, що пересилання за межі України трудових книжок здійснюється виключно у зареєстрованих міжнародних поштових відправленнях.
Своєю чергою, згадку про трудові книжки вилучили з відповідного переліку, затвердженого постановою № 958.

Таким чином, заборону на пересилання трудових книжок за кордон офіційно скасовано. Нові правила діють з 12 вересня 2024 року.

Розгляньмо практичні ситуації, пов’язані зі змінами і дистанційним звільненням працівників, які перебувають за кордоном.

Процедура пересилання трудової книжки

Нагадаю базове правило, яке залишається чинним:

«Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.»

П. 4.2 Інструкції № 58

Єдине уточнення – під час дії воєнного стану працівника можна повідомити у спосіб, узгоджений між працівником і роботодавцем у спеціальному наказі. Це може бути повідомлення електронною поштою чи через будь-який месенджер. Звісно, що і заява може бути надана в такий самий узгоджений спосіб, наприклад, через фото або скан-копію заяви.

Практичні ситуації

Ситуація 1. Працівник звільняється дистанційно після 12 вересня 2024 року:

У день звільнення надсилаємо працівникові повідомлення про необхідність отримати трудову книжку.
Отримуємо заяву з проханням вислати трудову книжку за кордон на вказану адресу.
Висилаємо трудову книжку за правилами реєстрованих міжнародних поштових відправлень.

Увага! Відправнику видається розрахунковий документ. Вважаємо, що його реквізити слід заносити до книги обліку руху трудових книжок.

Ситуація 2. Працівник звільнився до 12 вересня 2024 року і не забрав свою трудову книжку, тому вона продовжує зберігатися на підприємстві:

Надсилаємо працівникові повідомлення про можливість переслати трудову книжку за кордон.
Отримуємо відповідну заяву від працівника.
Висилаємо трудову книжку за кордон.

Увага! Навіть якщо вам відома закордонна адреса працівника, без його заяви відправляти трудову книжку не можна. Тобто, за замовчуванням позбутися трудових книжок працівників, які знаходяться за кордоном, не вийде.

Ситуація 3. Працівник, не звільняючись, просить вислати трудову книжку за кордон:

Вважаємо, що за наявності відповідної заяви роботодавець може вислати трудову книжку працівникові навіть без звільнення.

Нагадаємо, що таку лояльність під час дії воєнного стану неодноразово висловлювали Держпраці у консультаціях.

Поради щодо пересилання трудових книжок: наказ видавати не потрібно

Ось ще декілька порад щодо пересилання трудової книжки за кордон:

Внесіть зміни до правил внутрішнього трудового розпорядку, якщо у вас прописана заборона на пересилання трудових книжок за кордон.
Наказ про застосування змін до законодавства та дозвіл на пересилання трудових книжок видавати не потрібно. Оновлені норми діють «автоматично».

Підсумки

З 12 вересня 2024 року можна пересилати трудові книжки за кордон.
Повідомте працівників про можливість пересилання трудових книжок за кордон. Це можна зробити електронною поштою чи у месенджері.
Без письмової згоди (заяви) трудову книжку за кордон не пересилаємо, навіть якщо знаємо іноземну адресу працівника.
Зміни запрацювали «автоматично». Спеціальний наказ видавати не потрібно.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».