Для достовірного обліку виконуваної роботи, а саме для обліку кількості відпрацьованого робочого часу працівниками, роботодавець зобов'язаний вести Табель обліку використання робочого часу. Це первинний документ як для обліку відпрацьованого часу, так і для нарахування зарплати працівникам.
Типова форма Табелю № П-5 затверджена наказом Держкомстату за номером 489. Цей наказ не зареєстровано у Мінюсті, тому Табель за формою № П-5 носить рекомендаційний характер. Він включає мінімальну кількість реквізитів та показників, рекомендованих для застосування. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.
Крім того, наказ 489 не містить вимог щодо порядку заповнення та ведення Табелю. Тому організаційні моменти щодо Табеля бажано прописати в Положенні про Табель або Положенні про облік використання робочого часу.
Заповнимо Табель обліку робочого часу. Передусім заповнимо верхню частину табеля. В ній зазначаємо найменування підприємства, назву структурного підрозділу, якщо табель складається окремо по декількох відділах, підрозділах, цехах тощо. Код підприємства, дату заповнення та звітний період. В нашому прикладі Табель заповнюємо за червень 2021 року.
Табличну частину Табеля умовно можна поділити на дві: ліву та праву. У лівій частині вказують дані обліку використання робочого часу за кожним працівником по днях і годинах
У правій частині підбиваються підсумки цих даних із розшифровкою причин неявок.
Крім того, для відображення використання робочого часу за кожний день у табелі є два рядки: перший — для запису кількості відпрацьованих годин, другий — для відміток причин відхилень від нормальних умов роботи чи неявок.
Порядок використання рядків у табелі офіційно ніде не прописаний, тому можливо у верхньому рядку писати умовні позначення видів витрат робочого часу, у нижньому – кількість годин.
Давайте розглянемо на прикладах, як заповнювати табличну частину Табелю у різних ситуаціях. Припустимо, що правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Іванов відпрацював всі дні за графіком роботи. Відпрацьовані дні позначаємо кодом «Р». У червні він відпрацював 20 днів або 160 годин.
Петровій встановлено неповний робочий день по 4 години. Такі години роботи позначаємо буквеним кодом «РС». За червень Петрова також відпрацювала 20 днів, але 80 годин. Даний код використовується лише тоді, коли неповний робочий час був встановлений за ініціативи працівника згідно зі статтею 56 КЗпП.
Якщо неповний робочий час був запроваджений з ініціативи роботодавця із попередженням працівника не менше ніж за 2 місяці про зміну істотних умов праці як того вимагає стаття 32 КЗпП, то використовують інший код – «НД».
Мета Табеля – накопичення інформації про використання робочого часу. Тому в полях навпроти вихідних днів, а також святкових і неробочих(у червні це 20 та 28 числа) можна поставити прочерк або залишити їх порожніми. Тим більше, що в Табелі за формою № П-5 спеціального кодування для таких днів не передбачено.
Але! Якщо працівника залучили до роботу у вихідні (згідно його графіку роботи), святкові / неробочі дні, то відпрацьований в такому випадку час табелюють буквеним кодом «РВ» (або цифровим «06») та позначають кількість годин фактично відпрацьованих в такий день.
При чому далі наводять розшифровку кількісті відпрацьованих годин у вихідні чи святкові дні. В нашому прикладі працівник був залучений до роботи у суботу 5 червня тривалістю 6 годин, тому за цей місяць загальна кількість відпрацьованих годин склала 166, з яких 6 годин відпрацьовано у вихідний день.
Згідно зі статею 50 КЗпП нормальна тривалість робочого часу не повинна перевищувати 40 годин на тиждень. Для 5-денки графіком роботи, як правило, передбачають однакову тривалість робочого дня (наприклад 5 днів по 8 годин).
Якщо ж правилами внутрішнього трудового розпорядку передбачена різна тривалість робочого дня (наприклад з понеділка по четвер по 8 годин 15 хвилин, в п’ятницю – 7 годин), то в табелі відображають фактично використаний робочий час в годинах. При цьому хвилини можна відображати як через кому (у вигляді десятичної дробі)…
Так, наприклад, у вигляді верхнього індексу. При цьому пам’ятайте, що місячна норма робочого часу може відрізнятися від норми для 5-денки з однаковою тривалістю робочого дня.
Якщо на підприємстві для окремих відділ чи категорій працівників встановлено підсумований облік робочого часу, то в табелі відображають фактично відпрацьовані години протягом календарного дня, а не протягом зміни. Наприклад, у сторожа 24-годинна зміна починається о 18:00, а закінчується о 18:00 наступного дня, в цьому разі у Табелі проставляється в день початку зміни 6 години (з 18:00 до 24:00), у день закінчення — 18 годин (з 0:00 до 18:00).
Зверніть увагу, в даному прикладі сторож працює цілодобово, тобто він працює у нічний час. Для обліку таких нічних годин передбачений буквений код РН. Нагадаємо, що відповідно до статті 54 КЗпП нічним вважається час з 22:00 до 06:00. Тобто в цьому випадку поряд із відпрацьованими годинами згідно графіку через дріб позначаємо фактичну кількість годин роботи у нічний час. Так само через дріб проставляємо й буквений код РН.
Крім того, необхідно зазначити загальну кількість відпрацьованих годин за місяць, та заначити кількість годин, відпрацьованих у нічних час.
При відрядженні у верхній клітинці вказують кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця (у нашому випадку вісімка) незалежно від того, скільки годин в цей день працівник відпрацював за місцем відрядження, а в нижній – умовне позначення відрядження (буквений код «ВД» або цифровий «07»).
При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження. Зверніть увагу: кількість годин, що припали на період відрядження можна відобразити в окремій колонці.
Якщо у вас працює сумісник, а за основним місцем роботи його направлено у відрядження, то дні, коли він не працював у зв’язку із відрядженням, відображайте з буквеним кодом «І» або цифровим «30» - «Інші причини неявок».
У разі звільнення працівника в середині місяця, в табелі позначають дні роботи до дня звільнення включно. Після цього за таким працівником до кінця місяця проставляють прочерк, хрестики або можна зробити напис вибув чи звільнений. В даному прикладі працівника було звільнено 11 червня, тож починаючи із 12 червня і до кінця місяця в табелі проставляємо прочерк.
Аналогічно відображають новоприйнятих працівників. В нашому прикладі працівника було прийнято на роботу 8 червня. Тому саме починаючи з цієї дати починаємо табелювати. До дня початку роботи також можна проставити прочерки, хрестики тощо
Якщо працівник працює на тому ж підприємстві за основним місцем роботи та за сумісництвом (внутрішній сумісник), то в табелі його відображають в двох рядках. В першому відображають кількість днів та годин, відпрацьованих за основною посадою…
… в другому – за сумісництвом. При цьому використовують ті ж позначення, як і при роботі в умовах неповного робочого дня тобто використовуємо код РС, оскільки сумісники, як правило, працюють на умовах неповного робочого часу.
Зверніть увагу! Сумісникам присвоюють окремий табельний номер. Але підприємство може самостійно в своїх локальних документах , наприклад, в Положенні про облік використання робочого часу або Положенні про табельний облік, передбачити порядок присвоєння тебельних номерів.