Відпустки різних видів: скільки заяв та скільки наказів?

1. Як скласти заяву та наказ на надання відпустки.
2. Про строк зберігання «відпускних» наказів.
3. Коли два види відпустки можна оформити одним наказом.

Відпускний сезон у самому розпалі й працівники, один за одним, їдуть у відпустки. Для кадровика це додатковий обсяг роботи, адже потрібно правильно оформити відпустки. Мабуть, всі знають, щоб надати працівнику щорічну відпустку потрібно:

По-перше, до 5 січня скласти графік відпусток;

По-друге, не пізніше ніж за два тижні повідомити працівника про початок відпустки;

По-третє, підготувати наказ про надання відпустки.

Всі документи оформлені, працівник відправляється відпочивати, а кадровик і далі продовжує займатися оформленням відпусток іншим працівника.

А чи може працівник піти у відпустку поза графіком? Звісно може. Адже ситуації можуть бути різними. Це може бути й новий працівник, якого до графіка не внесли. У працівника можуть змінитися плани. Та і взагалі це може бути не щорічна, а інша відпустка, яку до графіка не включають. В цьому разі відпустку надають не за графіком, а згідно із заявою працівника, на підставі якої буде виданий відповідний наказ. Ці речі кадровик знає на відмінно. Але ж ситуації на практиці бувають різними. Одна із них – тема сьогоднішнього випуску.

Чи може працівник надати роботодавцю одну заяву одразу на дві відпустки? Що в ній зазначати? Як потім діяти роботодавцю та оформлювати наказ? Один чи декілька наказів? Розбираймося з цими питаннями по черзі.

Перше це заява. Офіційно затвердженою формою такої заяви немає, тож її можна писати у довільній формі. При написанні заяви на надання щорічної відпустки працівник повинен вказати дату початку та загальну кількість календарних днів відпустки. А от зазначати в заяві за який робочий рік надається щорічна відпустка не обов’язково, хоча і не заборонено. Про це буде зазначено у наказі про надання відпустки. Працівник може в одній заяві зазначити про надання двох відпусток. Трудове законодавство заборони тут не містить.

Надання відпустки будь-якого виду оформлюється наказом, а підставою, як правило, є або графік відпусток, або заява працівника, складена на ім’я керівника підприємства. Наказ про надання відпустки може бути оформлений за типовою формою №П-3, затвердженою наказом Держкомстату №489. Або за формою відмінної від типової, за умови збереження усіх основних показників, передбачених типовою формою, та дотримання вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, визначених національним стандартом України ДСТУ 4163-2003. Але ж скільки потрібно таких наказів? Все залежить від виду відпустки. Річ у тім, що Перелік №578/5 встановлює різні строки зберігання наказів. Так, згідно із п. 16 цього переліку, накази з кадрових питань, а до них належать накази про надання відпусток, залежно від строків зберігання, поділяються на дві групи: тривалого строку зберігання та тимчасового строку зберігання. До наказів тимчасового строку зберігання належать зокрема такі: наказ про надання щорічної основної відпустки; наказ про надання щорічної додаткової відпустки; наказ про відпустку у зв’язку з навчанням тощо. Їх слід зберігати протягом п’яти років. До наказів тривалого строку зберігання, це 75 років, належать зокрема всі види наказів про відпустки працівникам з важкими шкідливими та небезпечними умовами праці. Накази про надання відпусток щодо догляду за дитиною. І накази про надання відпусток без збереження заробітної плати. Оскільки такі кадрові накази мають різні строки зберігання, їх необхідно зберігати окремо, а для реєстрації застосовувати різні журнали або книгу реєстрації. Тобто деякі види відпусток не можна поєднувати в одному наказі про надання відпусток.

Розгляньмо на прикладах.

Працівник бажає піти у щорічну основну відпустку на 24 календарних дні. 10 днів за минулий робочий рік та 14 днів за поточний. Тут працівник може написати одну заяву, причому він може зазначити які дні за який рік він бажає використати, так і зазначити просто кількість днів та дату початку відпустки. Наказ також буде один, але в ньому, для подальшого обліку, потрібно розділити дні відпустки за відповідними робочими роками. Нагадаю, що щорічну відпустку надають за робочий рік, який відлічується від дати укладення трудового договору.

Ще один приклад. Працівниця вирішила оформити щорічну основну відпустку та соціальну відпустку на дітей. Згідно зі статтею 4 Закону про відпустки, це два різних види відпусток. Але її можна оформити однією заявою та одним наказом. Адже строк зберігання таких наказів – 5 років.

Працівник одразу після щорічної відпустки бажає оформити відпустку без збереження зарплати. Ось тут потрібно оформити два накази. Один для надання щорічної відпустки та один на відпустку без збереження зарплати. Оскільки наказ на відпустку без збереження зарплати зберігають не п’ять років, а 75.

Наступний приклад. У жінки добігає кінця відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. Вона забажала спочатку піти у щорічну відпустку, а потім у відпустку по догляду за дитиною. Тут потрібно оформити два накази, оскільки маємо різні строки зберігання кадрових наказів.

І ще один приклад. Працівник бажає піти у щорічну відпустку на 24 дні та взяти ще 4 дні відпустки за ненормований робочий день. Відпустка за ненормований робочий день належить до відпусток за особливий характер праці. Це не важкі та не шкідливі умови праці, строк зберігання наказу для такої відпустки – 5 років, такий самий як і для основної щорічної відпустки. Отже, ці відпустки можна оформити однією заявою та одним наказом.