ТОП-10 змін ДСТУ 4163:2020: як тепер оформлювати документи

1. До яких документів застосовуються нові стандарти.
2. Чи змінився склад реквізитів документів.
3. Про зміни щодо оформлення документів.

Чи дотримується ваше підприємство вимог сучасних стандартів з оформлення документів? Напишіть у коментарях.

Наказом від 1 липня 2020 року №144 в Україні затверджено нові національні стандарти щодо оформлення документів, які набирають чинності з 1 вересня 2021 року. А отже, саме з цієї дати оформлення документів, в тому числі кадрових, повинно здійснюватися за новими правилами ДСТУ. Проаналізуймо що саме змінилось та яких нових вимог потрібно дотримуватися при оформленні, в тому числі кадрових, документів з 1 вересня 2021 року.

По-перше, новий стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи з різними носіями інформації. Тобто вимоги нового ДСТУ щодо оформлення документів застосовуємо як при складанні паперових документів, так і у вигляді електронних документів. Нагадаю що кожен документ, що створюється на підприємстві, складається з реквізитів, таких як назва документу, дата, реєстраційний номер, текст, підпис тощо. Склад таких реквізитів, вимоги до їх змісту, розташування, якраз і встановлюється даним стандартом.

А отже маємо другу зміну. Дещо змінився склад реквізитів. Так у новому стандарті немає такого реквізиту як зображення нагород. Зате додали новий реквізит «відмітка про ознайомлення з документом». Зверніть увагу, що і нумерація реквізитів в стандарті 2020 року теж інша. Наприклад, реквізит «назва документу» раніше мав номер 10, ну а зараз, за новим ДСТУ, він вже під номером 09. Крім того, для деяких реквізитів змінили назву. А ось кількість таких реквізитів не змінилась, як і раніше вона залишається на рівні 32.

Третя, важлива зміна. Тепер, підписуючи документи, потрібно бути уважними, адже у реквізиті «Підпис» тепер потрібно зазначати не ініціали та прізвище, а власне ім’я та прізвище, останнє великими літерами. І так в усіх реквізитах, поруч із підписом, при візуванні документів, затвердженні, ознайомленні, засвідченні копії тощо. Зміни стосуються також і реквізиту «Адресат». Якщо документ адресують керівнику підприємства, наприклад при написанні заяви, структурного підрозділу, керівнику тощо, то зазначають не ініціали, а власне ім’я. Також для реквізиту «Підпис» в новому стандарті навели наочні приклади підпису документа у разі відсутності керівника. Нагадаю що не дозволяється ставити прийменник «за» або правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Потрібно зазначену на документі посаду та прізвище закреслити, а зверху зазначити фактичну посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ. Оскільки це власне зараз показано на слайді.

Четверта зміна стосується одного з елементів реквізиту «Довідкові дані», це поштова адреса. В нових стандартах додали, що поштову адресу зазначаємо в такий послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту/району/області та поштовий індекс. Зверніть увагу що у довідкових даних дозволено зазначати дві адреси, якщо місцеперебування юридичної адреси не співпадає з фактичною.

П’ята зміна. Є невелике уточнення та зміни у реквізиті «Дата документу». Нагадаємо що дата документа це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. В нових ДСТУ уточнили що дату також проставляють у разі візування, ознайомлення при засвідченні копії, при надходженні документа до юридичних осіб, при виконанні документів. Також уточнили що у разі оформлення дати словесно-цифровим способом, дні місяця з 1 по 9 число проставляють з нулями, бо це зараз зображено на слайді. А от слово «рік» можна вживати також у скороченому варіанті з крапкою. Майте на увазі що у разі використання цифрового способу зображення дати ані слова «рік», ані крапка після дати не зазначають.

Шоста зміна стосується реєстраційного індексу документу. У новому ДСТУ більш детально прописали як формується реєстраційний індекс та навели декілька прикладів його оформлення. Так реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа, в межах групи документів що реєструються, які доповнюються індексами, запровадженими в юридичної особи. Зокрема, індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондента, посадової особи, яка розглядає або підписує документ, виконавців або інших питань діяльності, яких стосується цей документ. При цьому складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою так, як це зображено на слайді.

Сьома зміна. Місце складання документів, його як і в попередньому стандарті зазначають на всіх документах, окрім листів. Але у новому стандарті з’явилось уточнення щодо цього реквізиту. Так місце складання документу має відповідати назві населеного пункту згідно з класифікатором об’єктів адміністративно територіального устрою України. Наприклад, місто Одеса, селище міського типу Гостомелі Київської області, а якщо документ складається у столиці України, у місті Києві, то скорочення «м.» не застосовують.

Наступна зміна стосується тексту документа. А саме, новий стандарт уточнив, що документи повинні складатися українською мовою, крім випадків передбачених законодавством про мови в Україні. При цьому документи, що направляються до державних органів, потрібно складати виключно українською мовою.

Також є певні уточнення щодо використання печатки на документах. По-перше, уточнено що перелік документів на яких юридична особа може проставляти гербову або основну круглу печатку визначає юридична особа на підставі законодавства з унесенням в інструкцію з діловодства, яка має діяти на підприємстві. По-друге, використання інших видів печаток (структурних підрозділів для копій тощо) також потрібно визначати в інструкції з діловодства, яка також має бути на підприємстві. Ну і по-третє, проставляють печатку таким чином, щоб вона охоплювала лише останні кілька літер посади особи що підписує документ. Проставляти печатку на підпис не можна. Крім того, якщо на документі є спеціально відведене місце, то печатку проставляють саме там. Крім того, у новому стандарті зазначено як проставляти печатку в електронному документі. В цьому випадку відбиток печатки у всіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог законів України про електронні документи та електронний документообіг, та окремого Закону про електронні довірчі послуги.

Крім змін щодо реквізитів документів є деякі уточнення щодо оформлення документів. Так новим ДСТУ уточнено яким шрифтом оформлюють текст документів, його розмір, коли дозволяється застосовувати напівжирний шрифт, розміри міжрядкових інтервалів тощо. Крім того, новим стандартом дозволено тексти документів тимчасового строку зберігання, а це до 10 років, нагадаємо, друкувати як на лицьовому, так і на зворотному боці аркуша.