Як замінити тимчасово відсутнього працівника

А які варіанти ви використовуєте при заміщенні відсутнього працівника? Напишіть у коментарях.

Виконання обов’язків відсутнього працівника, при тому що основний працівник/працівниця залишається в штаті. Це ключовий момент – залишається в штаті, тому що буває таке, що коли основний працівник відсутній, його виводять за штат, це не коректно. Отже, з яких причин може бути відсутній основний працівник? Це може бути: хвороба, відпустка, відрядження, направлення на службу в лавах збройних сил, нез’ясовані причини або будь-які інші причини. Ключовим, що потрібно визначити перед тим як оформляти заміну відсутнього працівника, це звичайно потрібно визначити термін виконання роботи. Отже, на який час буде відсутній основний працівник. Він може бути відсутній, цей час може бути відомий на період коли ми готуємо наказ, а може бути невідомий. Якщо ж період в нас чітко відомий, в наказі ми зазначаємо «з… по…», конкретні дати проставляємо. Якщо ж період невідомий, наприклад це може бути хвороба працівника або якісь інші причини, ми не знаємо коли період цей завершиться його відсутності, ми можемо сформулювати в наказі «на період відсутності основного працівника з… до фактичного виходу основного працівника».

Як же планувати заміну відсутнього працівника? Треба обрати категорію осіб яких ми плануємо на заміну. Хто це може бути? Це можуть бути працівники, які вже перебувають в трудових відносинах з роботодавцем і в їх посадових інструкціях зазначено, що на період відсутності одного із працівників, саме цей працівник виконує обов’язки відсутнього. Це може бути працівник який перебуває в трудових відносинах з роботодавцем, але ми будемо оформлювати окремо наказ на виконання обов’язків, або розширення зони обслуговування, або це буде тимчасове переведення. Це може бути знову ж таки особа яка не є в трудових відносинах з роботодавцем, тоді укладається окремий трудовий договір. Бувають ситуації коли керівник підрозділу просто перерозподіляє обов’язки між  працівниками свого підрозділу.

В чому ж специфіка визначення ось цих категорій? Перші категорії, коли працівник перебуває в трудових відносинах і в посадовій зазначено що він виконує, працівник перебуває або наказ про виконання обов’язків ми видаємо. Ми не відображаємо ці моменти в табелі обліку робочого часу окремою стрічкою цих працівників. Якщо ж особа не є в трудових відносинах, ми укладаємо строковий трудовий договір, то в табелі обліку робочого часу ми цю особу зазначаємо в загальному порядку окремою стрічкою, саме ось в період коли буде працювати особа яка буде заміщувати.

А ми з вами повернемося до оплати праці. Коли у нас відсутній основний працівник, хтось інший виконує цю роботу, робота виконується в продовж робочого часу за основною посадою, тоді здійснюється доплата до посадового окладу. Якщо ж у нас передбачено виконання обов’язків відсутнього працівника посадовою інструкцією, дані доплати проводити не потрібно. Якщо ж у нас укладається строковий трудовий договір або тимчасове переведення оформлюється, то оплата здійснюється за посадовим окладом за посадою яку обіймає працівник.

Підсумки. Тимчасове заміщення відсутнього працівника може бути за участі як працівника який перебуває в трудових відносинах з роботодавцем або з особою з якою укладається строковий трудовий договір на цей період. В першому випадку в табелі обліку окремо не зазначається таке заміщення, а працівнику виплачують доплату. При укладенні строкового трудового договору табель заповнюють на загальних підставах з виплатою посадового окладу.

***