Топ-5 порад роботодавцю: як зафіксувати прогули

Така ситуація коли працівник просто так на просто зник, що робити, куди бігти й що взагалі нам робити в наших кадрових процедурах. Фактично можна всі кроки, дії, у разі того коли працівник зник, певним чином уніфікувати. Але знову ж таки це те, що склалося на сьогоднішній момент в практиці. Можливо у вас будуть трішки інші кроки.

Але перше, що ми бачимо на слайді, «зафіксуйте відсутність працівника». Звісно у табелі ви поставите нез’ясовану причину його не появи на роботі. Тобто ви дійсно, він пропав і ви не знаєте що з ним сталося, до вас в кабінет не надійшов жодний листок непрацездатності, жодний сформований лікарняний, а просто на просто працівник пропав. Це фактично перший крок, в табелі він пройде з позначкою «НЗ» (нез’ясована причина).

Другий крок. Безпосередній керівник працівника складає доповідну записку, а вже директор в цій доповідній записці оформлює певне своє рішення в резолюції до цієї доповідної записки.

Далі третій крок. Оформте акти про відсутність працівника. Ну це одна з рекомендацій, але знову ж таки, як показує судова практика, кожен роботодавець вирішує для себе це питання самостійно. Перші два тижні складайте акти за кожен день (зміну) відсутності, надалі – щотижнево або щомісячно. Хоча є такі випадки в практиці, є судова позитивна практика, яка стала на бік роботодавця, там де в принципі не зовсім перші два тижні складалися акти за кожен день, були певні проміжки між ними.

Далі, наступний крок ми бачимо на слайді. Відвідайте працівника вдома, результат візиту оформте актом. Так само, знаю роботодавців, одні роботодавці ходять по домах, інші не ходять по домівках. Ну це вже вам розв'язувати це питання, звісно, самостійно, коли дійсно ви знаєте що працівник ваш пропав. Але, навіть якщо суди сказали що він поїхав там десь у Польщу працювати, свідчення сусідів у даному випадку… Хіба що потім ці свідчення сусідів будуть якимось чином впливати в суді.

Далі. П’ятий крок, якщо за місцем проживання або реєстрації не вдалося відшукати працівника, надішліть на всі відомі адреси, а ці адреси є в особовій справі працівника, якщо ви юридична особа ви зобов’язані вести особові справи, а так само ці адреси можуть ще проходили в особовій картці. Будь-який роботодавець, а зокрема і ФОП, він зобов’язаний вести особову картку, адже з огляду на Інструкцію №286 зі статистики зарплати, там де роботодавець це не лише юридична особа, а і фізична особа, там йдеться про обов’язок цієї особової картки. Бо доволі багато запитань чи треба ФОПу взагалі вести картку П-2. Так треба і не забувайте, що будь-який роботодавець, зокрема і ФОП, він десь має обліковувати відпустки. Отже, надішліть на всі відомі адреси листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі, з описом вкладення та відміткою «вручити особисто».

Отже, це фактично п’ять таких стандартних кроків. Але знову ж таки їх ніде не прописано, їх ніде не уніфіковано, але зазвичай у своїй діяльності ось так от використовують п’ять кроків коли працівник у вас дійсно зникає.

***