Заповнюємо графік відпусток на 2022 рік

Статтею 10 Закону про відпустки передбачено, що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з профспілкою чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

За допомогою графіка відпусток визначається черговість відпочинку працівників підприємства протягом року з урахуванням як їх особистих інтересів, так і інтересів виробництва. Тобто надання відпустки повинно бути спланованим та узгодженим.

Строки складання графіка відпусток не встановлені ані в Кодексі законів про працю, ані в Законі про відпустки. Як правило його складають напередодні нового календарного року. Проте, скласти графік відпусток на 2022 рік слід не пізніше 5-го січня 2022 року. Це визначено в пункті 20 Типових правил № 213.

Зверніть увагу! Складати графік відпусток повинні всі роботодавці, в тому числі й фізичні особи підприємці, які мають найманих працівників.

Складання графіка відпусток належить до функціональних обов’язків працівників відділу кадрів. Перед тим як розпочати роботу зі складання графіку, як правила керівник підприємства видає наказ про початок розроблення графіків відпусток, приклад якого наведено на слайді. Шапку наказу заповнюємо в загальному порядку – зазначаємо найменування підприємства, дату та номер наказу. Також доречніше скласти констатуючу частину наказу, щоб обґрунтувати підставу для його видання, в даному випадку підставою видання наказу є стаття 10 закону про відпустки, яка зобов’язує роботодавця складати графік відпусток.

Далі, після слова наказую в першому пункті слід зобов’язати начальника відділу кадрів надати керівникам структурних підрозділів форма графіку та необхідну інформацію для планування відпусток працівниками. Керівники таких структурних підрозділів у визначений термін повинні надати узгоджений проєкт графіку відпусток своїх працівників.

Також у наказі щодо підготовки графіка відпусток прописують коли саме відділ кадрів повинен надати зведений графік підприємства в цілому по підприємству, погодити його з профспілкою та надати на затвердження керівнику підприємства.

Далі розглянемо як саме скласти графік відпусток.

Графік відпусток – це локальний нормативний акт підприємства, який належить до організаційно-розпорядчої документації. Саме до цієї групи управлінських документів його віднесено згідно із класифікатором управлінської документації НК 010:2021.

Форма графіку відпусток не затверджена на нормативному рівні, то її складають у довільній формі, дотримуючись при цьому вимог ДСТУ 4163:2020.

Розглянемо як скласти графік відпусток. У верхній частині графіку з лівого краю зазначаємо найменування підприємства та код ЄДРПОУ, місце складання, назву документа та рік його дії.

З правого боку аркушу вказуємо дату та номер наказу, яким затверджено графік відпусток.

Далі заповнимо табличну частину графіку. На слайді наведена приблизна форма графіку відпусток, яку підприємство розробляє під свої потреби.

В ньому зазначають номер за порядком, прізвище, ім’я та по батькові працівника та його посаду.

Далі зазначають вид відпустки. Зверніть увагу, в Законі про відпустки та кодексі законів про працю мова йде про щорічні відпустки. Тобто для щорічних відпусток графік відпусток треба складати. Проте, ви за бажанням можете включити до графіка всі види оплачуваних та обов’язкових відпусток, на які мають право працівники (наприклад, соціальну відпустку «на дітей). А ось відпустки, надання яких неможливо спланувати (наприклад, навчальні відпустки), до графіка не включають.

В наступній графі зазначають період надання відпустки. В наведеному прикладі зазначено лише місяць надання відпустки. Є інший спосіб – зазначити конкретні дати початку відпустки, зазначаючи число та місяць.

В наступному рядку зазначають кількість днів відпустки та період, за який надається відпустка. Нагадаємо, що щорічні відпустки надаються за робочий рік, який відлічується віддати укладення трудового договору.

В наступних графах можна зазначати інформацію щодо перенесення відпустки: реквізити розпорядчого документа та новий період відпустки.

Після табличної частини графік відпусток підписує відповідальна особа, в даному випадку це начальник відділу кадрів. Крім того, графік відпусток погоджують із профспілкою. Якщо профспілки на підприємстві немає, графік відпусток слід погодити з особою, уповноваженою трудовим колективом захищати права працівників.

Погоджений і затверджений графік відпусток доводять до відома всіх працівників підприємства. Законодавство не визначає, яким чином це зробити. Можна підготувати лист-ознайомлення з графіком відпусток на окремому аркуші. Ми рекомендуємо передбачити окрему графу в графіку відпусток, в якій працівники проставляють свої підписи.

***