Формування справ: вимоги та правила

Існують певні правила формування справ, які ви бачите на наступному слайді, що підчас формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справі документи виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ. Ну можливо у вас є якісь перехідні справи, це та сама книга ще за формою №П-10, там де ви фактично обліковуєте ще трудові книжки працівників які прийняті до 10 червня. Це можна казати що це перехідна справа. Ви бачите що вони ведуться протягом кількох років до їх завершення. Або особових справ, ну звісно особова справа вона формується протягом періоду роботи на цьому підприємстві. Далі, вміщувати у справи лише оригінали, або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів. Ну нагадую що у нас з правилами №1000/5 і ДСТУ 4163-2020 передбачений певний механізм засвідчення копій документів. Далі, йдемо по слайду, що не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій, копій та документів, що підлягають поверненню. До справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс. Окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання. Це звісно все у нас формується окремо. У нас не може бути в одній справі документи з різними строками зберігання.

Ну і ще один момент, на який треба звернути увагу, ви його бачите, що за обсягом справа постійного та тривалого (це понад 10 років зберігання) вона не повинна перевищувати 250 аркушів, не більше 40 мм завтовшки. Тобто є ще певні вимоги щодо товщини справи, якщо вона постійного або тривалого строку зберігання. Отже, все це чітко виписано у нас в п. 2 гл. 2 розділу ІV Правил №1000/5 «певні вимоги до формування справ».

Далі. На наступному слайді ми бачимо, що, як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи підприємства, документи постійного та тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися в продовж року в одну справу. Ну приміром, ті самі накази про відпустки, вони є тривалого строку зберігання (низка наказів про відпустки), це 5 років. І так само є накази про відпустки, які у  нас зберігаються 75 років. Але, бачимо на слайді, що після закінчення року або вирішення питання, згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вміщуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої – тимчасового. Ну таки само, ну не може у нас бути в наказі про відпустку питання надання матеріальної допомоги на оздоровлення. Адже наказ про відпустку, звичайний, він зберігається 5 років, а питання пов’язані з матеріальною допомогою на оздоровлення, цей наказ вже має зберігатися у нас 75 років. Тому інформація, яка має різний строк зберігання, вона, по-перше, не може міститися в одному документі і, по-друге, звісно ця інформація ще має бути розведена по різних таких папочках.

Йдемо далі. Ще одна вимога, ми бачимо на слайді, що документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку. При цьому, звертаю увагу, що у п. 5, 6 тощо, пункти 5-15 гл. 2 Розділу ІV Правил №1000/5, там наведено специфіку групування документів у справи. Ну приміром, протоколи групуються у справи певним чином, інструкції теж певним чином, заяви певним чином і тощо. Це постійне запитання щодо реєстрації заяв щодо групування заяв, щодо їх збереження. Всі документи, в залежності від того, до якого виду вони відносяться, до якої групи документів вони відносяться, в цих пунктах 5-15 гл. 2 Розділу ІV Правил №1000/5, там можна чітко зафіксувати, прослідкувати, певні особливості, які є підчас формування тієї чи іншої справи. І сьогодні, безпосередньо, зупинимося на наказах. На слайді бачимо, що накази, розпорядження з питань основної діяльності підприємства з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань особового складу, вони групуються у різні справи.

***