Топ-3 документи для працевлаштування працівника

Стаття 24 регламентує які документи працівник подає при прийнятті на роботу. І перший документ, який ми запитуємо, це що? Правильно, паспорт. Кандидат на роботу зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Насправді ми з вами знаємо, що не достатньо посвідчити особу. Нам треба переконатись яке громадянство в особи. Тому що, приміром, якщо це особа – іноземець, ми його приймаємо за іншими правилами. Тобто спочатку отримуємо дозвіл від служби зайнятості на працевлаштування іноземця. Отже, перед вами на слайді документи що посвідчують особу і громадянство України. Цей перелік документів визначає стаття 13 Закону про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що посвідчують громадянство України чи її спеціальний статус. Тож насамперед це: паспорт громадянина України або паспорт для виїзду за кордон; дипломатичний паспорт; службовий паспорт; посвідчення особи моряка або якщо це льотчик приміром, то посвідчення члена екіпажу. Також засвідчують особу і громадянство це посвідчення особи на повернення в Україну та тимчасове посвідчення громадянина України.

Раніше ми не радили приймати працівника за закордонним паспортом, тому що там не вказували по батькові, тепер в електронних паспортах, навіть закордонних, ця проблема вирішена, тож без проблем можете приймати.

Який документ може подати працівник? Тут також є вибір. Це може бути або паперова книжечка або пластикова ID-картка з безконтактним електронним носієм. Також працівник, майбутній, може вам показати електронний паспорт у мобільному застосунку «Дія».

Може бути проблема і вас запитання, а якщо на працівника треба завести особову справу, то як зробити копію, якщо це електронний паспорт? Тут є нюанси. Зрозуміло що з паперової книжечки-паспорта зробити копію просто, з пластикової також. Що стосується е-паспорту? По-перше, при прийняті на роботу роботодавець зобов’язаний перевірити, якщо це електронний паспорт у мобільному застосунку, то навести сканер і перевірити чи цей паспорт дійсний. Це вимога цього закону, на який я щойно посилалася. Що стосується електронної цифрової копії е-паспорта, то її можна зробити тільки якщо є спеціальний пристрій для сканування. Наскільки я розумію, на більшості підприємств такого сканеру немає, тому доведеться обійтися скріншотом електронного паспорту для того щоб роздрукувати і покласти в особову справу. Це перший документ.

Наступний. Наступний документ – це інформація про реєстраційний номер облікової картки платника податків. Її подавати зобов’язує Податковий кодекс України, що фізичні особи зобов’язані подавати інформацію про ідентифікаційний номер, як ми раніше казали, юридичним та фізичним особам що виплачують їм доходи. Також тут є варіанти як працівник, майбутній, може показати. Це може бути або паперова довідка, може бути в паспорті паперовому штамп держаної податкової інспекції з номером. Також працівник може показати в мобільному застосунку «Дія» або його також зазначають в ID-паспорті на картці. Інформацію про ідентифікаційний номер, як ви знаєте, не подають особи, які з релігійних переконань відмовились від присвоєння цього номера. В такому разі  у паспорті має бути відмітка податкової служби про це. В такому разі скрізь, і в повідомленні про прийняття на роботу, і в інших документах зазначаються паспортні данні цього працівника.

Наступний документ – це трудова книжка або відомості про трудову діяльність. Як ви знаєте таку альтернативу запровадив з 10.06.2021 р. Закон №1217, який запровадив реформу і старт дав електронним трудовим книжкам. Тобто що має подати працівник? Трудову книжку (за наявності). Якщо її немає, якщо працівник не веде, тобто не просить вносити записи, тоді він має подати відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Але тут також є але. Насправді, поки Пенсійний фонд ще не оцифрував всі... По-перше, всі не передали ще скан-копії трудовий книжок до Пенсійного фонду. По-друге, пенсійний фонд багато ще не оцифрував цих даних. Тому електронна трудова книжка – відомості, вони поки що формуються некоректно, тому порадьте працівникам поки що не відмовлятись від паперових трудових книжок і просити роботодавців щоб ті вносили до них відомості про роботу.

Що стосується додатку 8. Це за такою формою працівник може зробити запит і Пенсійний фонд на порталі сформує таку довідку. Справді, там з 2015 року зазначають у цій довідці і підставу звільнення, і дату, і де працівник працював за трудовим договором. Тобто це корисна інформація для роботодавця, але є але. Там занадто багато інформації. Зокрема там є і відомості про заробіток і т.д. Тобто це вже порушує Закон про захист персональних даних і працівник може відмовитись надати таку довідку. Тож не радимо використовувати цю інформацію. Раджу все ж таки поки вести паперові трудові книжки.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».