Е-трудові вже доступні: як отримати витяг та як він виглядає

Черговий апгрейд вебпорталу Пенсійного Фонду дозволяє нам на сьогодні сформувати витяг із даних Пенсійного Фонду про нашу трудову діяльність. Всі ми добре пам’ятаємо, що з червня 2021 року запрацював так званий перехід з паперової на електронну трудову книжку. Саме з того моменту Пенсійний Фонд анонсував, що ми зможемо при призначенні на роботу подавати певний документ, який буде засвідчувати чи маємо ми основне місце роботи, чи не маємо і т.д. Однак до сьогодні, буквально до квітня 2022 року, такого документа ми не могли сформувати через вебпортал Пенсійного Фонду, оскільки такий функціонал був відсутній. І ось спеціалісти Пенсійного Фонду анонсували, що вже ми можемо скористатися цією функцією.

Для цього, щоб це зробити нам необхідно буде зайти до вебпорталу Пенсійного Фонду, саме до приватної частини. В розумінні приватної частини порталу саме фізичної особи, адже роботодавець до цього витягу ніякого відношення немає. Як це розуміти? Тобто роботодавець на своїх працівників, які перебувають з ним у трудових відносинах, ніяких документів цього типу сформувати не може. Оскільки це має бути ініціатива фізичної особи при призначенні на роботу із заявою повинна надати певний документ, який підтверджує відсутність або наявність основного місця роботи. Однак роботодавцям теж потрібно бути уважними, оскільки з моменту початку роботи цієї системи ми повинні вимагати, як роботодавці, від наших потенційних працівників такий документ, оскільки не лише зі слів, які вони зазначать у заяві, ми повинні визначати наявність або відсутність основного місця роботи.

В цьому відео розвінчаю міфи щодо того який чи є різниця між витягом особи в якої оцифрована трудова діяльність, оцифрована трудова книжка, тобто відсканована, іншими словами, і в тої яку цю функцію її роботодавець або вона самостійно ще не зробили.

Про все по черзі.

Нагадаю, що вебпортал Пенсійного Фонду знаходиться за адресою portal.pfu.gov.ua або в пошуковику вводите «вебпортал Пенсійного Фонду». Для того, щоб зайти, необхідно скористатися кнопкою «Вхід» і увійти як фізична особа. За замовчуванням саме цей варіант входу є на початковій сторінці. Обираєте АЦСК, за допомогою якого підпису ви бажаєте зайти до кабінету. Те що я зайшла в приватну частину вебпорталу Пенсійного Фонду ми бачимо одразу, у верхньому полі є прізвище, ім’я, по батькові особи, за допомогою електронного цифрового підпису ми зайшли до вебпорталу. Для тог, щоб отримати відповідний витяг нам необхідно перейти в другий підрозділ «Комунікації з ПФУ» і перший його пункт «Запит на отримання електронних документів», натискаємо на це поле меню й обираємо тип звернення. Гортаємо донизу й ось «Витяг з ЕТК» (витяг з електронної трудової книжки). Саме цей документ нам необхідно отримати. Натискаємо позначку, що даємо згоду на обробку та передачу персональних даних. Якщо незаповнений телефон, то заповнюємо, або інші персональні дані. В мене все заповнено, оскільки в категорії «Мої дані як страхувальника» я це все повносила і воно автоматично все підтягується. Натискаю «Відправити до ПФУ». І одразу ж система мене перекидає до підрозділу «Мої звернення» в головному меню. І ось ви бачите, документ одразу в статусі «Виконано», тема «Відомості про трудову діяльність з РЗО». Тобто буквально миттєво, ми навіть не помічаємо тих секунд, коли опрацьовується це запит, автоматично формується відповідь на нього. І документ відповіді ми бачимо, знизу червоний, підсвічений, документ. Коли на нього наводимо відкривається гіперпосилання для того, щоб завантажити цей образ документу, натискаємо на нього і в нас уже завантажений документ.

Перш ніж його відкрити, я хочу ще проговорити по собі. Натискаю на «Електронна трудова книжка» і покажу, що скан-копію трудової книжки по мені було подано роботодавцем і ця трудова книжка є відцифрованою. Ви бачите що заповнені ось ці пункти в розділі «Електронна трудова книжка». Тобто сканована трудова книжка по мені присутня у реєстрі Пенсійного Фонду і вона опрацьована успішно, ось ви бачите усі записи наявні щодо сканованої трудової книжки. Тобто як повідомляють, по тих особах, в яких оцифрована трудова діяльність, збоку джерело, я збільшу, ви бачите документ «Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб». Саме цей документ я, як потенційний працівник, мала б надати якби працевлаштовувалась до іншого роботодавця. Однак я не на цьому хочу наголосити. Якщо ми прогорнемо в правий кут до останнього поля, 12 стовпець «Джерело», ви бачите звітні дані. Однак, як повідомляють співробітники Пенсійного Фонду, якщо роботодавець або працівник самостійно подав скан-копію трудової книжки й вона успішно відцифрована співробітниками Пенсійного Фонду, то інформація в останньому полі «Джерело» має бути з типом «Скан-копія трудової книжки». Ви бачите, що це не відповідає дійсності. В мене «Джерело» пише «Звітні дані». Тоді як на противагу цьому, якщо трудова книжка не була передана до Пенсійного Фонду України або взагалі не заводилась, у відомостях будуть лише записи з типом «Звітні відомості», тобто ті, які беруться зі звітності, яка подається роботодавцем, на сьогодні – об’єднана квартальна звітність.

Але зараз я вам покажу ще варіант співробітника, якого трудова книжка взагалі не подавалась і ви побачите чи є різниця між витягами моїм, особи в якої відцифрована трудова діяльність, і паралельно людини, в якої такі функції ще роботодавець або вона самостійно не зробила.

Зайду до вебпорталу Пенсійного Фонду під іншим електронним цифровим підписом, іншої громадянки України, для того, щоб показати вам ось цю різницю і ви зрозуміли чи дійсно вона присутня на сьогодні чи відсутня. Я не буду показувати знову весь цей шлях, як отримати відомості з електронної трудової книжки, з відповідного реєстру. Я вам покажу дійсно що по цій людині таке оцифрування не відбулося і покажу витяг, який попередньо сформувала. Для того, щоб розуміти чи є різниця між такими документами. Після успішного входу до вебпорталу Пенсійного Фонду ми знову ж таки перейдемо до електронної трудової книжки й ось ми бачимо, якщо в підрозділі «Скан-копії трудової книжки» в цьому випадку дані відсутні й у тому числі відцифрована трудова книжка. Тобто по цій людині такі відомості відсутні. Коли ви бачили по мені, вони присутні. І знову ж таки перейду в категорію «Мої звернення». Попередньо був сформований запит на відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, ви бачите, 4 квітня, буквально за годину до мого запиту був сформований документ відповіді по цій людині. І знову ж таки я відкрию запит цієї людини і ви бачите що джерело такої інформації знову ж таки звітні відомості. Це те, що я вам проговорювала і показувала відносно мого витягу з реєстру застрахованих осіб. Ідентичне джерело – звітні відомості.

Тобто на сьогодні я не бачу різниці між витягом з реєстру застрахованих осіб про трудову діяльність люди в якої оцифрована трудова книжка і людини, з трудовою книгою якої такі операції ще не проведені.

Крім того, який важливий момент нам необхідно пам’ятати? І яка важлива інформація міститься в цьому витязі? Якщо ми глянемо останній запит, припустимо ось по мені 8 запит пише, тип запису - основна робота (призначено) і звітні відомості – початок роботи. Якби я прийшла до якого роботодавця з даним витягом і представила його до моєї заяви на призначення, припустимо я в заяві написала «Призначте мене за основним місцем роботи». В даному випадку що роботодавець? Він мені відмовить, тому що я не надала правдиву інформацію, оскільки з витягу видно, що я працюю за основним місцем роботи, відповідно мої наступні місця роботи можуть бути лише зовнішнє сумісництво.

Ось який основним момент переслідують Пенсійний Фонд та й роботодавці, їм буде набагато зручніше виконувати свої функції в межах трудового законодавства, якщо такі витяги нам наші потенційні співробітники будуть надавати. Тому ці два моменти ми проговорили з вами та навчилися яким чином через вебпортал Пенсійного Фонду формувати цей новий для нас документ.

Інше питання чи дійсно усі співробітники наші, потенційні, зможуть такий витяг сформувати. Однак найлегший спосіб, не маючи електронного цифрового підпису, більшість з нас є користувачами ПриватБанку і через клієнт-банк якого досить швидко можна згенерувати електронний цифровий підпис. Відповідно це дозволить нам перейти в приватну частину вебпорталу та сформувати такий документ, про який ми з вами проговорили.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».