Табель обліку робочого часу в Excel

Склад шаблону таблиці

Табель обліку робочого часу – документ, з яким щомісячно працює кадровик і бухгалтер. Ми вирішили автоматизувати цей процес, розробили авторський документ, в Excel, в якому загнали в Excel табель обліку робочого часу, автоматизували частково цей процес. Звичайно не без вашого ручного втручання відбуватиметься таке заповнення. Однак велика кількість процесів автоматизовано. В цьому відео ми розглянемо основні моменти з чого складається цей шаблон-таблиця і як з нею працювати.

Отже, переходимо до документа. Ви бачите, він складається з трьох аркушів жовтого кольору (це «Дані», «Позначки» та «Норми робочого часу») та 12, на противагу, документів саме табелю обліку робочого часу. Для чого 12? Для помісячного відображення. Цей документ слугуватиме вам обліком робочого часу за цілий календарний рік і у вас під рукою міститиметься інформація кожного місяця, вам не потрібно буде її шукати в інших місцях або в паперовому вигляді, ви матимете всю інформацію розміщену в одному файлі. Це досить комфортно для роботи. Особливо якщо ви табель заповнюєте в Word, ви відчуєте різницю використавши цей документ.

Отже, у вкладці «Дані» міститься інформація установчого характеру щодо найменування, ідентифікаційного коду, назви структурного підрозділу (якщо по підроздільно заповнюєте цей документ). І далі інформація щодо співробітників, які є на вашому підприємстві, перебувають у трудових відносинах. Документ розроблений для кількості осіб не більше 25. Тобто охоплює основну масу тих суб’єктів господарювання, фізичних осіб – підприємців, юридичних осіб, які по підроздільно ведуть, це теж комфортно, тому що якщо декілька підрозділів, то рідко в яких підрозділах понад 25 осіб. А якщо така кількість і більша, то звичайно не думаю, що вони ведуть табель обліку робочого часу в Excel, для цього є спеціальні програмні ресурси (як 1С), в яких вони забезпечують ведення цих документів.

Внесення даних про співробітників

Отже, в цьому документі необхідно прописати прізвище, ім’я, по батькові співробітників з того місяця, з якого ви будете починати стартувати, вести цей документ. Якщо це травень, тобто на перше травня прописуєте всіх осіб. Зазначаєте посади, вибираючи з випадаючого списку (перелік посад потрібно прописати ось тут, в цій таблиці). Табельний номер. Оклад. Стать (чоловіча чи жіноча) буде визначатися автоматично. Ви бачите, я прописала прізвище, ім’я, по батькові і сюди зазначилася літера «Ч», чоловіча стать. Далі в нас є важлива частина документа, це позначка включення у табель обліку робочого часу. Ті співробітники, навпроти яких буде стояти «+» у тому чи іншому місяці, будуть потрапляти до списку у відповідний табель. Крім того, є збоку інформація щодо призначення або звільнення, відповідних дат, для того, щоб ви чітко розуміли чому той чи інший співробітник або почав з’являтися у табелі того чи іншого місяця, або перестав.

Нормативно-довідкова інформація, що використовуються при заповненні табеля

Далі в нас є вкладка «Позначки». Це нормативно-довідкова інформація щодо позначок, які використовуються в табелі обліку робочого часу. Таке розшифрування в табель помісячний я не виводила. Якщо є потреба ви собі його одноразово роздрукуєте і, наприклад, підшиваючи табелі  усі за рік, підшите зверху, для того, щоб чітко читати цю інформацію. 

Далі. Норма робочого часу для 2022 року винесена довідково. Звичайно квітень і травень я уже підкоригувала під наші військові реалії. Відповідно в червні, липні, серпні теж будуть зміни, враховуючи продовження воєнного стану. Однак я це ще не коригувала, тому що от лише нещодавно, буквально на днях, Указ Президентом був підписаний. Тому, оскільки травень у нас на календарі, коли готується відео, червень ще не наступив, то ви вже, будь ласка, будете собі поточно коригувати відповідно норму робочого часу. Ось тут інформація прораховується автоматично, вам необхідно буде лише тут міняти ці показники і в майбутньому, якщо такий документ буде використовуватися вами у 2023 та наступних роках.

Автоматичне формування показників

І далі найбільш важлива інформація щодо заповнення безпосередньо табелів обліку робочого часу. Кожен з цих аркушів відповідно має відношення до того чи іншого місяця року. Все це, шапочка документа прописана, сюди інформація потрапить з вкладки «Дані» автоматично, коли її туди вкажете. Звітний період, номер документа, за який місяць, все автоматично прораховано та формулами внесено у документ. Якщо дивитися для лютого, ви бачите, шапки ось тут не видно, у документі. Для цього зроблено закріплення областей, для того, щоб зручніше працювати із цим документом і більше корисних полів мати перед собою. Ось якщо я візьму січень місяць. Візьмімо табель, тому що там є плюси і співробітники ось сюди вже підтягнуті. Ви бачите, я навпроти десяти співробітників поставила плюсики, відповідно десять людей сюди потрапило. Ви бачите, одинадцяте поле, воно вже порожнє. Відповідно кожен з нас, маючи перед собою цей список з 10 людей, буде розуміти, що необхідно внести саме відносно саме 10 осіб позначки щодо відпрацювання того чи іншого виду робочого часу. Стандартно працює схема, інтуїтивно ви все зрозумієте. Є визначення щодо вписування робочих, вечірніх, нічних, святкових та надурочних годин роботи. І якщо години стосуються робочих звичайних годин, відповідно в цій комірці прописуєте. Якщо є вечірні години, ставите їх знизу. Далі нічні, святкові (якщо були) і надурочні (теж якщо були). Тобто все це прописуєте.

Крім того, у нас є інше поле, підсвічене сірим кольором. Для чого я виділила ось це в окремий сегмент? Для того, щоб це формулами все автоматично сюди прораховувалось. Окремий сегмент сірого кольору призначений для усіх інших видів явок та неявок у відповідному місяці. Сюди передбачені усі ці явки, які сумуються в цій зеленій частині документа. Далі причини неявок прописуєте сюди, автоматично сумуєте. Тому що ви знаєте, є різні коди неявок і все це прорахувати і формульно забезпечити в межах Excel документу ну досить складно.

Крім того, в правій частині документа є винесена інформація по показниках, норми обліку робочого часу для того чи іншого місяця. Якщо ми працюємо у травні, відповідно травневі години сюди прописані, для того, щоб коректно і швидко вам перевіряти себе на правильність внесення інформації.

Функціонал форми табеля обліку робочого часу в Excel

Відповідно кожен місяць має однакову структуру роботи. І для того, щоб не роздруковувати щоразу табель обліку робочого часу на 25 співробітників збоку винесена фільтрація. Якщо ви вже розглядали курси за моїм авторством по Excel, то ви знаєте, що я часто використовую фільтрацію у своїх шаблонах Excel. Для цього натискаємо фільтрацію і залишаємо лише одиницю. Відповідно відсортуються ті дані по співробітниках, в які внесена інформація, цифрова, щодо обліку робочого часу. Якщо взяти попередній перегляд даного документу, ви бачите лише один аркуш сформувався і буде виведений на друк.

Таким чином, колеги, ми з вами коротко розглянули авторський Excel шаблон табеля обліку робочого часу.