Нова № 3-ПН про вакансії: коли та як подавати

Нова форма 3-ПН застосовуватиметься з 7 липня 2022 року

Мінекономіки наказом від 12 квітня 2022 року №827-22 затвердило форму звітності №3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» та Порядок її подання. Нова форма №3-ПН замінює свою попередницю, затверджену ще наказом Мінсоцполітики №316. Наказ Мінекономіки, яким затверджено нову форму №3-ПН, набирає чинності через один місяць з дня його офіційного опублікування. Цей наказ опублікований в Офіційному віснику України 7 червня 2022 року, а тому нову форму №3-ПН слід застосовувати з 7 липня 2022 року.

Хто має подавати форму №3-ПН?

У цьому питані усе залишилось без змін. Як і раніше, форму №3-ПН подають юридичні особи, фізичні особи – підприємці, які в межах трудових відносин використовують працю фізичних осіб. 

У яких випадках? За наявності попиту на робочу силу (вакансії). Тобто якщо у роботодавця є потреба у нових працівниках, то відповідно у нього має бути відкрита вакансія. І відповідно такий роботодавець (фізична або юридична особа) має подати форму №3-ПН. 

Куди подавати форму №3-ПН?

Якщо говорити просто, до центру зайнятості, не залежно від місцезнаходження юридичної особи або фізичної особи – роботодавця. Якщо ж підходити формально, то слід мати на увазі, що зараз центр зайнятості проходить реорганізацію, а тому у шапці нової форми №3-ПН зроблено уточнення. Роботодавці подають форму №3-ПН міським, районним, міжрайонним центрам зайнятості – до дати припинення діяльності таких центрів зайнятості. Саме озвучені центри зайнятості фігурують на формі №3-ПН, затвердженій Мінсоцполітики. Але якщо центр зайнятості уже реорганізовано, то роботодавець має подавати форму №3-ПН до філій міжрегіональних або регіональних центрів зайнятості, не залежно від місця знаходження такого роботодавця.

У який строк слід подавати форму №3-ПН?

Відповідь міститься у самій формі №3-ПН. Отже, форма №3-ПН подається роботодавцем з дня виникнення потреби в підборі працівників та/або з дати відкриття вакансії, але не пізніше ніж через три робочі дні з дати відкриття вакансії. При цьому уже в Порядку з подання форми №3-ПН уточнено, що датою відкриття вакансії є наступний день після створення нового робочого місця чи припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним, або дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником. 

Наприклад. Працівник звільнився 7 червня. Значить вакансія відкрита 8 червня. Виходить, що форму №3-ПН потрібно подати не пізніше 10 червня.

Спосіб подання звіту

Нагадаю, що форму №3-ПН, у редакції наказу Мінсоцполітики, допустимо було подавати виключно у паперовій формі. І от справжня новація: форму №3-ПН у новій редакції можна подавати і в електронній формі. Але і паперовий спосіб подання також залишиться актуальним. Отже, з 7 липня 2022 року роботодавці зможуть подавати форму №3-ПН в електронній формі з накладанням чи без накладання електронного підпису або печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, або в паперовій формі із засвідченням (підписом керівника або фізичної особи – підприємця). При цьому, якщо мова йде про подання форми №3-ПН у паперовій формі, то її слід подати особисто до центру зайнятості. А от для подання до центру зайнятості форми №3-ПН в електронній формі, роботодавцю необхідно мати доступ до мережі Інтернет та можливість здійснювати відправлення/приймання електронних повідомлень засобами електронно-комунікаційних систем, зокрема електронною поштою.

Варіанти та правила подання звіту в електронній формі

Подання роботодавцями електронної форми №3-ПН здійснюється через сервіс «Електронний кабінет роботодавця», що розташований на вебсайті Державної служби зайнятості, або через Єдиний державний вебпортал електронних послуг. Якщо роботодавець подає електронну форму №3-ПН, то він надсилає її до адресата засобами інформаційно-комунікаційних систем. При поданні електронної форми №3-ПН через кабінет роботодавця на сайті Державної служби зайнятості також можливі варіанти: подати форму №3-ПН з накладанням чи без накладання електронного підпису або печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів. І якщо електронна форма №3-ПН подається без накладання електронного підпису або печатки, така форма підтверджується паперовою формою, шляхом подання її до центру зайнятості протягом п’яти робочих днів з дня подання електронної форми №3-ПН. Електронна форма №3-ПН, що подається роботодавцем з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг заповнюється з накладанням електронного підпису або печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів та надсилається до адресата засобами інформаційно-комунікаційних систем. З організаційними моментами з приводу подання форми №3-ПН розібрались.

Зміст та зміни, внесені до нової форми 3-ПН

Тепер подивімося на власне її бланк. Як і раніше, заповнення форми №3-ПН розпочинається із того, що вказуються загальні відомості про підприємство або фізичну особу – роботодавця. Зауважу, що у новій формі таких відомостей побільшало. Далі розміщується табличка під назвою «Основні дані про вакансію(ї)». Вона була присутня і у формі №3-ПН, затвердженій Мінсоцполітики. Проте, у формі №3-ПН у версії від Мінекономіки додано одразу три нові графи. Це графа 5 «Характер виконуваної роботи (постійний; тимчасовий; сезонний інше)». А також графи 7 і 8, які передбачають способи укомплектування вакансії: за сприянням Державної служби зайнятості або підбір кадрів здійснюється роботодавцем самостійно. Попередня форма №3-ПН містить розділ II, в якому наводяться коментарі до даних про вакансії (де описуються вимоги до кандидата, рівня його освіти тощо). Оновлена версія №3-ПН не містить другого розділу. Натомість відомості про вакансію винесені у додаток до форми №3-ПН. По суті у цьому додатку відображається інформація, яка зазначається у розділі II, поки що чинної форми №3-ПН. Але є і доповнення. Наприклад, у разі здійснення підбору кадрів роботодавцем самостійно, ним визначається спосіб самостійного укомплектування вакансій. Це зокрема розміщення інформації про вакансію на офіційному вебсайті юридичної особи чи ФОП, або розміщення інформації про вакансію на вебсайтах пошуку роботи тощо.

І головне, як і раніше, штрафу за неподання форми №3-ПН немає. Проте подання такої форми надалі може вберегти від санкцій за невиконання нормативу із працевлаштування осіб з інвалідністю.

Підсумки. Головна новація це те, що з 7 липня 2022 року (сподіваємося) у роботодавців з’явиться можливість подання форми №3-ПН в електронному вигляді. І, відповідно, з цієї дати подаємо нову форму, а до 7 липня ще за старою формою повідомлення.