Ви дізнаєтесь:
- Де фіксується спосіб обміну інформацією з працівником.
- Який спосіб обміну інформацією може бути обрано.
- За яких умов обмін інформацією з працівником є законним.
В більшості заяв на прийняття для зворотного зв'язку зазначені адреса та номер телефону працівника
Коли працівник у нас працював багато років, чи був там прийнятий минулого року, звичайно ніхто ж наперед не знав і не розумів, що під час подання заяви при прийнятті дуже б корисним було б загадувати у заяві зручний спосіб листування (використовуючи Viber, Whatsapp, електронну адресу тощо). Правда? Тобто в більшості випадків у наших працівників усі заяви оформлені по шаблону: на ім’я керівника із зазначенням адреси, максимум телефонного номера працівника (мобільного). Так? І ось те, що ми маємо з вами зокрема в заяві про прийняття і в особовій картці П-2, і більше нічого. Сьогоднішня ситуація вимагає максимально правильно підготуватися кадровику (бухгалтеру), який звільняє працівника, аби у майбутньому не утворилися якісь проблеми.
Якщо в заяві зазначено найменування месенджеру, прив’язаного до номеру телефону, цього достатньо для обміну інформацією без порушень
Суди звертають увагу роботодавців, що у випадку, коли у заяві працівника міститься згадування про джерело обміну інформацією. Ну, наприклад, в заяві у реквізитах зазначено звернення до керівника підприємства, далі прізвище працівника і контактна адреса в Whatsapp або telegram із зазначенням номера, і визначеним месенджером. Тобто Viber, telegram, Whatsapp. Ми всі добре розуміємо, що вони прив’язані до номерів, до одного і того самого номеру, але у когось можуть бути декілька номерів, вони можуть використовувати різні смартфони, десь тягнути, не тягнути, різні месенджери. Але! Друзі, дуже важливо, саме суд зазначає, що ось в таких заявах працівників, зверненнях, зазначається спосіб листування. І якщо працівник зазначив, що йому використовувати Viber зручно, він пише Viber, номер для зв’язку такий то. Це не тільки означає номер телефону, він дозволив месенджер із назвою «Viber». Причому, друзі, зверніть увагу, «Viber» пишеться не «Вайбер», як ми говоримо, слов’янськими літерами, а пишеться саме пишеться англійськими літерами «Viber». Тобто ми в даному випадку маємо використовувати назву месенджера в оригіналі. Отже, якщо, на думку судів, працівник зазначив у своїй заяві спосіб такого обміну інформацією з документами, то цього достатньо або вважати, що подальший обмін інформацією здійснено із дотриманням усіх строків та законодавчих норм.
Фіксування способу листування з працівником
До чого я це все веду? Та до того, що коли ми приймали працівника звичайно ніде у нас така інформація не використовувалась, ну а зараз розуміємо, що працівник має намір звільнитися і він надіслав нам заяву. Обраний спосіб надсилання заяви дає нам з вами можливість одразу зреагувати.
Наприклад, ми отримали заяву на електронну пошту. З якої електронної адреси ви її отримали? Думаємо наперед друзі! Вам треба завтра на цю електронну адресу відправити копію наказу про звільнення, отже ця електронна адреса працівника має використовуватися як джерело зв’язку. Отже, дивимося в заяву про звільнення. Чи згадано в тексті заяви про звільнення, чи в шапці заяви про звільнення, про можливий спосіб листування із використанням електронної адреси, з якої надійшов лист. Ні, не згадується. Отже, просимо працівника зазначити або в шапці заяви, або в заяві в тексті, або під текстом заяви. Тобто він висловлює намір про звільнення, а далі пише про свій намір, а також копію наказу про звільнення, «прошу здійснити обмін інформацією із використанням електронної адреси…» такої-то. Все. Ось у такому випадку ми зафіксували спосіб листування – електронна адреса.
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».