Працівник відсутній: як знайти йому заміну

Залучення до виконання роботи відсутнього співробітника нового працівника

У нас працівник продовжує табелюватися «НЗ», а «НЗ» їсти не просить. За цей період не накопичується стаж на основну щорічну відпустку. За цей період, звісно, не нараховується зарплата. Ми в тих «НЗ» можемо тримати та тримати, а роботу його комусь потрібно робити.

Один з варіантів, з врахуванням ч. 2 ст. 2 Закону №2136, за яким ми працюємо під час війни, що з метою оперативного залучення до виконання роботи нових працівників, а також усунення кадрового дефіциту та браку робочої сили, у тому числі в наслідок фактичної відсутності працівників, місцезнаходження яких тимчасово невідомо. Ну один з варіантів, роботодавець може укладати з новими працівниками строкові трудові договори у період дії воєнного стану або на період заміщення тимчасово відсутнього працівника. Але це новий працівник.

Як залучити працівника до виконання обов'язків відсутнього колеги

Так само можлива ситуація, якщо у вас є працівник, то ви можете з ним оформити договір за внутрішнім сумісництвом і у вільний від основної роботи час, якщо обов’язки відсутнього працівника можуть виконуватися іншим, і інший працівник вільний від основної роботи час, можна укласти з працівником (з тим який у вас працює) окремий строковий трудовий договір на умовах сумісництва. Ну, приміром, у вас якась позмінна робота або якісь графіки там «доба через добу», або «дві через дві» чи тощо. Працівник спокійно може відпрацювавши за основним договором у вихідний його день працювати за внутрішнім сумісництвом. Наголошую, для цього вакансія не потрібна. У визначенні сумісництва немає того, що сумісництво це тільки вакантна ставка. Це фейк, який плодиться і він до речі плодиться здебільшого у підприємствах державної комунальної форми власництва. Вони чомусь вважають, що у сумісництва має бути незаповнена ставка. Якщо працівника тимчасово немає, вважайте що у вас тимчасово є, умовно кажучи, вакансія. Тому внутрішнє сумісництво тут абсолютно проходить, але наголошую, у вільний від основної роботи час. І класичне питання, як оформити одного бухгалтера на три ТОВ. За основним місцем роботи, це основний роботодавець – основне місце роботи. Два інших це сумісництво, але сумісництво немає ніколи перетинатися з основним місцем роботи по годинах, воно завжди має бути у вільний від основної роботи час.

Тимчасове виконання додаткових обов’язків відсутнього працівника: оформлення та порядок оплати праці

Можлива інша ситуація, яка називається «виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи». Тобто, по факту, заміна працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням чи з інших причин (зараз про нього нічного не відомо), коли відповідно за чинним законодавством за ним зберігається робоче місце, посада. Яка тут принципова відмінність? Окремий трудовий договір, це вільний від основної роботи час. А виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, це у мій робочий час на моєму робочому місці, я нікуди не відходжу, я у свої робочі години виконую обов’язки тимчасово відсутнього працівника. Ось тут в чому є принципова відмінність. Звісно призначення працівника виконуючим обов’язки тимчасово відсутнього працівника здійснюється за згодою працівника, якого призначають. Є два варіанти. Перший варіант, якщо це ініціатива працівника (це найпростіше), працівник пише заяву про бажання тимчасово виконувати додаткові обов’язки відсутнього працівника. Другий варіант складніший, якщо це ініціатива роботодавця, роботодавець формує повідомлення про зміну істотних умов праці. Але пам’ятаємо, частина 3 статті 32 КЗпП нам чітко каже, що змінити істотні умови праці можна не тому що у мене грошей немає чи впали обсяги продажів, а через певні організаційні зміни, пов’язані зі змінами в організації виробництва і праці. Тобто якщо відсутній інший працівник і якщо ви хочете, щоб я у свій робочий день, ось тут стоячи в цій студії, ще виконував додатково роботу, і якщо це ваша ініціатива роботодавця, якщо ви хочете на мене це навісити, у вас має бути вагомий аргумент, а не відсутність грошей чи впали обсяги продажів, вагомий аргумент, пов'язаний зі змінами в організації виробництва та праці. Звісно ви тоді мені пишете повідомлення, я свою згоду висловлюю в повідомленні. Ну якщо з боку працівника, все простіше, там нічого обґрунтовувати не треба, бо це так працівник захотів. А коли хоче роботодавець, тут треба чітке обґрунтування. Але у будь-якому разі, не залежно від того чия це буде ініціатива, у вас має бути звісно розпорядчий документ. Адже виконання додаткових обов’язків оформлюються наказом керівника підприємства про прокладання додаткових функцій з виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. При цьому не забуваємо про статтю 105 КЗпП, що це не просто на шару, а це за доплату. І порядок оплати встановлюється на підставі колдоговору. Немає колдоговору – положення про оплату праці. Конкретний розмір, вже відсотку, приміром, від окладу тимчасово відсутнього працівника. Це може бути й 100. Це може бути й 50. Це може бути й 75. Він вже встановлюється відповідним наказом, яким ви покладаєте обов’язки. Звісно, якщо посадовою інструкцією працівника передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час своєї відсутності, то такі обов’язки належать до його трудової функції та виконуються без видання окремого наказу і без доплати. Тобто маєте відчувати різницю. Якщо в моїй посадовій, в завданнях та обов’язках прописано, що на час відсутності, там, приміром, інспектора з кадрів, я, бухгалтер, виконую його обов’язки, я це буду робити на шару, свої 8 годин, без окремих наказів, що ви на мене щось покладаєте. Бо і так це мої завдання/обов’язки. А якщо в мої посадових це не прописано, відповідно я на шару це робити не буду. Ви маєте на мене покласти окремим наказом, прописати там відсоток доплати.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».