ТОП-5 кейсів із внесення записів до е-трудової

Сьогодні ми з вами розглянемо досить актуальну та болючу тему щодо топ 5 кейсів щодо оцифрування е-трудової в кабінеті страхувальника через XML запис та чи є йому альтернатива. І ми з вами розглянемо декілька кейсів, таких прикметних, болючих, які на сьогодні цікавлять кадровиків, бухгалтерів.

Отже, в першому питанні ми з вами проговоримо передачу паперової трудової книжки через кабінет страхувальника. Друге питання стосуватиметься оцифрування запису про прийняття працівника на роботу, як це зробити за допомогою XML-файлу. Третє питання стосується цього ж запису про прийняття, але уже за допомогою альтернативного моменту, через додавання нового запису на веб-порталі Пенсійного фонду. У четвертому питанні ми з вами проговоримо звільнення співробітника та як оцифрувати таку подію через XML-файл. І уже п’яте, заключне, питання, проговорю з вами які моменти і події на сьогодні не вдасться оцифрувати враховуючи ту можливість, яку нам надає функціонал веб-портал Пенсійного фонду.

Отже, друзі, переходимо до першого питання, а саме: передача паперової трудової книжки на веб-портал Пенсійного фонду, а саме через кабінет страхувальника. Адже є категорія роботодавців, які на сьогодні ще не займалися оцифруванням паперової трудової книжки і до кінця не зрозуміло чи пощастило їм чи ні. Тому що функціонал щодо оцифрування паперової трудової книжки, він залишився без змін, той, який ми розглядали ще до червня 2021 року, який працював. І що ми можемо сказати сьогодні, які тези підвести? Вам необхідно підготувати один документ або декілька, залежно від того, який він матиме розмір, для того щоб на веб-порталі Пенсійного фонду прикріпити його у відповідній категорії, відповідно передати до співробітників Пенсійного фонду. Однак якщо говорити на початку співробітники Пенсійного фонду не настільки прискіпливо ставилися до е-трудових, до цифрованих паперових трудових книжок, то на сьогодні вже враховуючи практику, досвіт, які в них виробилися, та, яка роздається із головного управління Пенсійного фонду на місця, то таких зауважень може бути і більше. Тому варто готуватися до того, що будуть певні зауваження і вам потрібно буде їх виправляти. Адже через кого була подана паперова трудова книжка на оцифрування, той і повинен виправити відповідні ці записи. Адже саме ви, як відправник, бачите ці зауваження, які надіслали співробітники пенсійного фонду. Не вдасться вирішити цю проблему наступному роботодавцю або фізичній особі працівникові безпосередньо через приватний кабінет. Тому перейдемо безпосередньо до веб-порталу Пенсійного фонду. Знаходиться він, нагадую, за адресою: portal.pfu.gov.ua. Ось ви бачите, в стрічці ця адреса. Для того щоб зайти на веб-портал необхідно скористатися електронним цифровим підписом юридичної особи, а саме її співробітникам. Використовуємо кнопку входу або реєстрації, якщо це ваш перший вхід. Вибираємо з випадаючого списку, що заходимо ми як юридична особа. З випадаючого списку теж обираємо АЦСК, який згенерував відповідний електронний цифровий підпис. І підтягуємо за місцем розташування електронний цифровий підпис. Вводимо пароль захисту та натискаємо «Увійти». Ключ зчитується і після його успішного зчитання або навпаки можуть бути певні якісь зауваження до роботи (або паролю, або логіну, або недіючого електронного цифрового підпису, який ви використали для входу). Ось ми зайшли в приватний кабінет веб-портал Пенсійного фонду. Куди нам необхідно звернутися? Вся наша робота в першу чергу буде стосуватися ось цього розділу «Комунікації з ПФУ». В даному розділі ми маємо перейти до підрозділу «Відомості про трудові відносини робітника». Система нам надає інформаційне повідомлення про те, яких вимог повинні ми дотриматися передаючи скан-копію паперової трудової книжки. І ось в першу чергу звернути увагу необхідно на те, що необхідно підготувати скан-копію трудової книжки. Кожну сторінку окремо як jpg-файл або повний документ зі всіма сторінками трудової книжки як PDF-файл. Розмір кожного файлу (сканованої копії документу) не повинен перевищувати 1 Мб. Копії повинні бути підготовлені у кольоровому форматі. Скануванню підлягають лише заповнені сторінки трудової книжки. І те що паперова книжка повинна бути підготовлена відповідно до вимог Інструкції затвердженої Наказом №58. Натискаємо «Продовжити». Ми ознайомилися зі всіма цими вимогами і готові для того, щоб їх виконати передаючи паперову трудову книжку нашого співробітника. Тобто якщо ми зараз будемо її передавати, одразу ж зазначу, що не можна в часі це розтягнути, що ви будете цілий день передавати паперову трудову книжку. Є певне обмеження в часі на веб-порталі Пенсійного фонду, в якому ви можете одночасно, в одній сесії, працювати. Це зроблено з тією цілю, щоб не перезавантажувати ресурс, щоб дійсно не висіли ті користувачі, які проводять жодної діяльності на веб-портал. Тому їх автоматично буде викидати із системи. Однак від цього страждають ті користувачі, які передають паперову трудову книжку через додаткові записи. Ми розглянемо це в наших наступних питаннях. Тому що завчасно не бувши підготовленим, тобто не відскановані документи, не маючи під рукою ось цієї інформації про того співробітника, по якому будете передавати інформацію, в часі може затягнутися навіть оцифрування одного запису. І немає такого поняття як «чернетка» на веб-порталі Пенсійного фонду, ця інформація зітреться. І ви повторно коли зайдете на веб-портал Пенсійного фонду уже та вся робота, яка вами була проведена до того, вона буде видалена і вам необхідно буде знову по новій усе це вводити. Тому паперова трудова книжка відсканована у тому форматі, який пропонує і не вимагає Пенсійний фонд, вона у вас вже має бути під рукою на ваших носіях, чи на зовнішньому, чи на ноутбуці/комп’ютері повинна міститися і ви повинні знати де вона є. Особливо якщо цю інформацію вам готує інший співробітник, тобто ви поділили ці обов’язки між собою. Хтось передає інформацію на веб-порталі, хтось готує скан-копії, хтось проводить аудит паперових трудових книжок і т.д. Отже, для того щоб передати трудову книжку нам необхідно в першу чергу мати під рукою реєстраційний номер облікової картки платника податків того співробітника, по якому ви будете оцифровувати паперову трудову книжку. Зверну увагу, що паперова трудова книжка передається лише один раз і якщо є певні якісь зауваження, тоді вони виправляються, неможна декілька раз передавати. Це чітко прописано у відповідному порядку від Пенсійного фонду України. Тобто в даному випадку ви керуєтеся ось цією інформацією яку я вам зараз подаю в тому разі, якщо паперова трудова книжка ще не оцифровувалась і не передавалася до Пенсійного фонду. Ви скажете «я другий чи третій роботодавець для даного співробітника і я не знаю чи трудова оцифрована». Попросіть щоб співробітник перевірив це в своєму особистому кабінеті. Ви знаєте, що роботодавець не зобов’язаний оцифровувати паперову трудову книжку. Однак якщо співробітник вас це просить і ви йдете йому на зустріч, то все ж таки він повинен вам надати інформацію чи в нього така паперова не була раніше оцифрована. Можливо він не до кінця дає вам інформацію і попередній роботодавець оцифрував, і є певні якісь зауваження, які не були виправлені. І замовчуючи цю інформацію співробітник хоче таким чином щоб знову новий роботодавець провів всю цю роботу. Однак ті зауваження, які були, вони не виправилися автоматично. Співробітники Пенсійного фонду їх не виправили. І ви подаючи паперову трудову книжку знову ж таки на оцифрування наштовхнетеся на те, що співробітники Пенсійного фонду напишуть зауваження, що така дія вже була виконана, можливо вони навіть вкажуть яким роботодавцем це було проведено.

Тому ви повинні бути впевнені, що така робота попередньо не була проведена, нехай співробітник в своєму кабінеті перегляне у відповідному розділі «Електронна трудова книжка». Інтуїтивно він зрозуміє де це знайти, тому що там є розділ «Моя трудова книжка». Якщо в розділі «Електронна трудова книжка» міститься інформація по записах, то відповідно така паперова уже передавалась. Крім того там є третій розділ – «Відсканована трудова книжка». І там буде міститися той документ, PDF або JPG-документ, який прикріплював той чи інший роботодавець. Отже, рахуємо, що по даному співробітнику таке оцифрування не було проведено і ми проводимо його вперше. Зверніть увагу, колеги, що інформація по батькові і номер та серія паспорту не відзначені зірочкою, тобто необов’язкові для внесення. Однак коли таке спрацьовує? І ви навіть бачите, що реєстраційний номер облікової картки не обов’язковий. Проте якщо ми не внесемо цю інформацію, система не відшукає цього співробітника, не з’єднає його з даним роботодавцем. Ще в силу цієї теми надам інформацію відносно того, що не по усіх співробітниках, які є з вами у трудових відносинах ви зможете провести ось цю роботу. Лише по тих, які з вами зв’язані за допомогою квартальної звітності, беремо до уваги попередню звітність, попередньо подану. Для прикладу, якщо співробітника призначено 30 вересня 2022 року і звітність за ІІІ квартал ще у бухгалтерією не подана, відповідно зв’язку системи Пенсійного фонду, реєстру застрахованих осіб, із цим роботодавцем немає. Ви скажете «я подавав повідомлення про призначення співробітника». Однак реєстр, де міститься ця інформація, не взаємопов’язані, вони йдуть паралельно і не перетинаються між собою, не є взаємопов’язаними і не забезпечують один одного цією інформацією. Можливо у майбутньому такий зв'язок і буде встановлений, я сподіваюся, тому що це пришвидшить нашу участь в тому, що ми не будемо прив’язані до квартальної звітності, тому що є роботодавці, в яких подання квартальної звітності не займає один день, два. Тобто другого жовтня, умовно, третього жовтня, вони вже можуть подати квартальну звітність. Є такі, які в граничні терміни, наприклад, і 8 листопада подають за ІІІ квартал. Тому до моменту подання, припустимо таке подання відбулося 9 листопада 2022 року, то лише 9-го, а можливо і 10-го, залежно від того в який час була опрацьована квартальна звітність, можна буде лише передати інформацію про призначення або оцифрування трудової діяльності співробітника, призначеного 30 вересня 2022 року. Відповідно по аналогії інші квартали ви для себе аналізуєте. Ми з вами говорили відносно реквізитів, обов’язкових для заповнення. Якщо ви не вказуєте реєстраційний номер облікової картки, то ви вказуєте паспорт і лише у тому випадку, якщо співробітник відмовився від коду. Та ж сама історія і з по батькові. Якщо співробітник не використовує, в своїх документах у нього вже немає по батькові, відмовився він, то тоді цей реквізит не обов’язковий для заповнення. Якщо ж в реєстрах Пенсійного фонду він міститься як людина, яка використовує по батькові, то тут в даному випадку обов’язковий для заповнення цей реквізит теж. Натискаємо «Продовжити». Перейшли ми вже безпосередньо ось до цього нашого робочого блоку «Записи про трудову діяльність», «Скан-копії документів», в якому ми повністю будемо працювати передаючи як паперову трудову книжку на оцифрування, так і записи про трудову діяльність. Це ваша робоча зона, кадровика, на наступний період, поки ви не оцифруєте паперові трудові книжки, якщо ви вирішили для себе, прийняли рішення, що будете оцифровувати для ваших співробітників. І крім того, потім, подаючи записи про трудову діяльність, що ми теж маємо робити, зобов’язані, як роботодавці. Коли з паперовими трудовими книжками ще не так до кінця є певна вимога, це ми можемо залишити на відкуп самій фізичній особі, то тоді записи про трудову діяльність ну це вже наша зона відповідальності. Отже, що ми в даному випадку робимо? В даному випадку ми переходимо ось до цього блоку «Скан-копії документів». Натискаємо на нього і обираємо «трудова книжка або документ про стаж». Ви бачите тут в переліку інші документи, залежно від того, що ви будете оцифровувати. Тому що після передачі трудової книжки можливо, а інколи найчастіше так і трапляється, що співробітники Пенсійного фонду дають відповідь, що запит оброблено, одна є певні моменти, які необхідно уточнити, то тоді буде обиратися той документ, який буде прикріплюватися на веб-порталі Пенсійного фонду. Отже, система нас запитує де знаходиться паперова трудова книжка відсканована. Ось я її маю, відкриваю. Це в мене не скан-копія трудової книжки, я просто підготувала документ, у вас буде скан-копія усіх сторінок заповненої паперової трудової книжки. Ви перегортаєте, дивитесь чи все в порядку, і натискаєте «Продовжити». І ось трудова книжка додана. Якщо ви додаєте через JPG-документи і їх, наприклад, 10 чи 20, то кожен документ окремо ви можете сюди прикріпити. І ви бачите, є гранична кількість документів, від 1 до 50, тобто 51 сторінку ви вже не прикріпите, вам необхідно буде якісь сторінки в одному документі. Але я вам скажу з досвіду, найзручніше це все робити в PDF-документі, але назавжди можливо. Тому що якщо велика кількість сторінок, ви їх всіх зведете в один PDF-документ, вони втратять свою чіткість і якість зображення, тому що ви маєте стиснути їх до розміру 5 Мб і співробітники Пенсійного фонду напишуть «подайте паперову книжку повторно, тому що не чітке зображення». На практиці кажу, що таких моментів мали безліч і необхідно було повторно передавати на оцифрування паперову трудову книжку. І що ми далі робимо? Ми ось це розділ «Записи про діяльність» взагалі не чіпаємо у даному випадку. Ми натискаємо «Підписати та відправити в ПФУ». Натиснувши цю кнопку, зверніть увагу, там не буде моменту: ввести ще раз підпис, ввести пароль. Ви одразу надсилаєте документ до Пенсійного фонду. Тому будьте готові до того, що у вас все має бути перевірено і правильно внесено. Моменту натиснути «Відміна» немає в даному випадку. Після надсилання паперової трудової книжки нас перекине до категорії «Звернення». І де ми зможемо натиснути «Пошук», ввести певні якісь реквізити і побачимо в категорії «Відправлено» буде наша паперова трудова книжка міститися. І будемо слідкувати через певний проміжок часу чи наскільки вона буде опрацьована, відхиллено, чи будуть певні зауваження. Відповідно ось наприклад «Виконано». Тут не паперові трудові книжки, але відкриваєте цей документ і дивитесь, «Виконано». Якщо будуть зауваження вони в категорії «Повідомлення» будуть вам вказані. І чітко співробітники Пенсійного фонду розпишуть які зауваження містяться до вашої паперової трудової книжки, відсканованої паперової трудової книжки. Тобто які записи потрібно додатково надати підтвердження по цих документах або можливо якісь записи невірні і т.д. Більше детально про це я розповідала у певному курсі KadroLand, де детально був розбір питань критичних помилок, які працівники Пенсійного фонду найчастіше виявляють. Тобто як їх уникнути і передбачити ніби, вже роблячи аудит паперових трудових книжок, які містяться у вас на підприємстві. Отже, колеги, по першому питанню ми зафіксували з вами яким чином передати паперову трудову книжку до Пенсійного фонду. Весь час даного питання, ну даної проблеми в тому, як швидко ви підготуєте скан-копію паперової трудової книжки. І який попередній аудит цієї паперової трудової книжки ви зробили. Тобто наскільки в перевірили ці записи і т.д. Можливо ви цього аудиту не робили, він не є обов’язковим, можна його і не робити. Ви вже будете відсилатися до тих зауважень, які наддадуть вам працівники Пенсійного фонду. Тобто ви не хочете нічого перевіряти, скануєте все як є і відправляєте до Пенсійного фонду. І вже чекаєте відповіді, що саме, критичні які зауваження, будуть надавати вам співробітники Пенсійного фонду. І вже по мірі надходження цих зауважень будете їх виправляти. Однак не варто думати, що на сьогодні це все дуже швидко працює. У військовий час є велика кількість паперових трудових книжок, от пишуть колеги про те, що вони відправлені і ніби так зависли, ніхто їх не опрацьовує. Ну будемо чекати, що це питання вирішиться. Ми знаємо, що велика кількість Пенсійних фондів, вони не працюють, ці повноваження передали на інші Пенсійні фонди, навантаження на яких збільшилося. Відповідно оцифрування паперових трудових книжок віднеслося на другий план. Тому чекаємо поки зміниться ситуація в країні, відповідно ситуація з оцифруванням. Ми маємо ще період, у нас цих 5 років перехідних ще не завершилися, але будемо готові і потрохи вчимося як це все робити.

Друге наше питання, або другий наш кейс, це оцифрування запису про прийняття на роботу через XML-файл. Сказати відверто, цей XML-файл наробив багато шуму в кадровому середовищі. Більшість пишуть, навіть під тими курсами, які я зняла разом з KadroLand, «не буду я працювати з цим XML-документом». Ну що я вам можу сказати? Можливо ви і маєте рацію. Однак відпрацювавши певну частину уроків з цим документом, я хочу сказати, що нічого страшного немає, однак лише для тих користувачів, які мають більше знань, ну нібито в автоматизації, які легко оперують Excel, Word, ну іншими програмними ресурсами, які швидше сприймають інформацію по цьому оцифруванню. Знаходили інформацію в дописах про те, що Пенсійний фонд наддасть певне якесь додаткове програмне забезпечення для роботи з XML-документом. Додаткових підтверджень від співробітників Пенсійного фонду на цю тему я не маю, тому стверджувати, що ця інформація є правдивою теж не буду. Однак сказати про те, що XML-документ є зручним… Він би був зручним, якби ми його легко відкрили в Excel, тоді питань немає. Коли зверху була б назва тих стовбців і ми могли там вносити інформацію. Однак Excel не все настільки просто як би нам цього хотілося. Про це я теж детально розповідала в одному з уроків курсу, який нещодавно вийшов на KadroLand. Тому на сьогодні залишається найбільш оптимальним і найбільш простішим варіант роботи з XML-файлами саме через Блокнот, який міститься у кожному комп’ютері, ноутбуці, який використовує Windows. Я вам зараз покажу один з XML-документів. Наприклад, призначення. Ось цей XML-документ. Хто його бачить вперше, він зразу думає, що тут ну якась мова програмування. Однак це все побудоване таким чином, як цього вимагає порядок від Пенсійного фонду. Однак і цей порядок не є ідеальним, є певні зауваження. Я зараз детально зупинятися на цьому не буду, тому що на XML-документі, на XML-файлі, можна побудувати цілий вебінар, а можливо і цілий курс, для того щоб роз’яснити, розжувати, кожен рядок, як він будується. Ну я не скажу, що це мова програмування. Однак варто щось змінити, витерти якесь одне позначення і вже цей XML-документ працювати на веб-порталі не буде. Ви не зможете з нього витягнути ту інформацію, яку завчасно ви заклали в нього, для того щоб оцифрувати трудову діяльність. Тому що саме через оцифрування трудової діяльності ми звертаємося до цього XML-документу і ми за нього вперше почули, і почали розбирати, що ж це таке, цей XML-документ. Отже, колеги, будемо передавати запис через XML-документ. Знову ж таки переходимо на категорію «Комунікації з Пенсійним фондом» - «Відомості про трудові відносини робітника». І копіюємо, ну або вносимо вручну, реєстраційний номер облікової картки платника податків. Знову ж таки прізвище, ім’я, по батькові. Тобто проводимо всю роботу, яку ми попередньо з вами теж при оцифруванні скан-копії трудової книжки проходили. Однак в даному випадку ми вже працюємо з блоком «Записи про трудову діяльність» в першу чергу. І для того щоб скористатися XML-документом ми натискаємо кнопку «Завантажити» і обираємо ось цей документ, який я попередньо вам підготувала і показала. Відкриваю цей документ і ви бачите новий запис про трудову діяльність з типом «Період роботи за основним місцем роботи; Призначено». Він у нас одразу розклався, завантажився в систему. Чи це швидко? Ви бачите, це швидко. Однак в чому проблема? Проблема в самій структурі XML-файлу. Зрозуміти, що від нас хоче цей XML-файл. Тому що Excel його не відкриває, необхідно додаткові макроси встановлювати, ну це вже більш складніше, важче в розумінні. І питання, які під курсом, ну дуже багато їх було, «де взяти цей XML-документ», «чому ви не показували як його створити». Дивіться, друзі, у нас є ось ця постанова Пенсійного фонду України №8-3 «Порядок та черговість подання відомостей про створення електронних трудових книжок». Якщо ми горнемо цю постанову до низу, у нас зразок (приклад XML-файлу). Ось цей приклад  виділяємо і копіюємо в Блокнот. Просто створюємо Блокнот і копіюємо цей документ. І у нас вже готовий XML-файл, який можна завантажувати на веб-портал Пенсійного фонду. Однак ми не можемо завантажити зразок, нам необхідно його персоналізувати відносно нашого роботодавця, відносно робітника, по якому буде передаватися ця інформація. Ось ви бачите цей документ. Тут є назва юридичної особи, її код. Далі реквізити співробітника. І далі вже, в даному випадку, є інформація про призначення його на роботу. Ось ця інформація відповідає за призначення. ATTRIBUTE_TYPE номер 1 це призначення на основне місце роботи. ACTION_TYPE. ATTRIBUTE_TYPE. ACTION_DT – дата призначення. ACTION_TEXT – що записали б ви у паперову трудову книжку, якби ви її вели. Тобто «прийняття на посаду бухгалтера», в даному випадку. Назва документу, яким зроблений цей запис, ось ви бачите. І все, запис закінчується. Ось все це запис, ви бачите, з англійської RECORD, це означає запис. Це все те, що треба буде міняти по кожному співробітнику, якщо ви вирішите справді ХМЛ користуватися. Ми неможемо його оминути, я мушу про нього розказувати. Але однак на практиці, я вам скажу колеги, якщо ви спробуєте один, два рази оцифрувати саме через XML-документ, а особливо ті юридичні компанії, які припустимо у вас у червні місяці було 30 призначень співробітників і вносити все це через додатковий запис, ми розглянемо як це робити у наступному блоці, ну я скажу, це набагато більше часу займе, ніж вам підготувати 30 XML-документів. Ви готуєте один шаблон і лише в кожному потім міняєте реквізити співробітника і назву документу. Звичайно візуально новий запис створювати на веб-порталі більш інтуїтивно, більш приємніше. Однак пробувавши XML-документи і розібравшись з ними, я думаю ви теж полюбите робити цю справу саме таким способом. Отже, на веб-порталі Пенсійного фонду ми підтягнули цей XML-документ. Ми можемо його розгорнути (стрілочка донизу). І ви бачите порядковий номер місця роботи, установа яка зробила цей запис, подія, дата і т.д. Можна його редагувати натиснувши сюди відкриється запис про трудову діяльність і всі ті самі дані ви бачите уже у такому форматі. Можна вилучити якщо він є невірним. Або додати ще інший новий запис по оцифруванню трудової діяльності. Ви може комбінувати XML-документ, додатковий запис. В XML-документі, одразу зазначу, може оцифровуватись не лише один запис, XML-документ може складатися з 10, з 20 записів. Ну умовно я говорю 10-20. Тобто більше двох може бути там записів одразу. Ви можете запис призначення, переведення, звільнення, все це зробити в одному документі. Або особливо якщо це буде відпустка по догляду за дитиною до трьох років, пішли у відпустку та вийшли з відпустки. Тобто це все оцифровуємо одним XML-документом, а не двома записами на веб-порталі, тому що веб-портал кожен запис окремо, якщо ми будемо додавати через записи. Ось так коротко через XML-документ я розповіла вам як з ним працювати і що собою являє цей XML-документ. Настільки детально, наскільки це можливо в межах відведеного часу.

Друзі, наступне питання, яке я з вами проговорю, це оцифрування запису про прийняття на роботу через додатковий запис як альтернатива XML-документу. Більшість кадровиків здихнули побачивши, що XML-документ, це не єдиний варіант, це не панацея, є інший альтернативний спосіб і саме його найбільше і найчастіше будуть використовувати. Я розумію чому. Тому що XML-документ інтуїтивно важко зрозуміти більшості кадровиків, більшості бухгалтерів, які будуть займатися оцифруванням. А тим більше самим фізичним особам, які відношення до кадрової справи не мають. Дивитися ось ці вебінари, курси, у них теж немає часу. І для того щоб оцифрувати, ну наприклад, ту ж саму трудову можна оцифрувати через XML-документ, повністю розписавши паперову трудову книжку. Так, заходимо на веб-портал Пенсійного фонду, знову ж таки, я перейду в той самий розділ, нічого не змінюється, «Відомості про трудові відносини співробітника». Вводжу вихідні дані, для того щоб встановити зв'язок з даним співробітником. Якщо він у вас не перебуває у трудових відносинах, тобто не зафіксований через квартальну звітність, система і наддасть цю інформацію, що співробітник не перебуває у трудових відносинах. Додатковий запис, записи про трудову діяльність, він так і називається «Додатковий запис». Відкривається інформаційне поле, інформаційний блок ось такого характеру. Вся інформація із зірочкою є обов’язкова для внесення. І найбільше питань виникає саме з порядковим номером місця трудових відносин. Що сюди писати? Дійсно важко визначити який номер сюди писати. Тут зазначено, що порядковий номер місця трудових відносин це унікальний номер підприємства, однаковий для всіх записів паперового документу про трудові відносини по одному підприємству, незалежно від назви організації і т.д. Що під цим розуміти? Дивіться, якщо моє місце роботи для мене на сьогодні це вже четверта компанія, то усі записи по цьому місцю роботи матимуть код «4». Але як дізнатися які ви послідовно для вашого працівника? Ну найбільше простий з моєї точки зору варіант, це те щоб співробітник вам надав витяг з електронної трудової книжки або доступ до такого витягу і ви самостійно його сформуєте на веб-порталі Пенсійного фонду. Про те як це робити нещодавно на youtube-каналі KadroLand я детально розповіла. І ви відкриваєте ось цей витяг. Для прикладу я відкрила витяг одного із співробітників. І рахуєте скільки або найменувань роботодавців, але можливо воно мінялося. Найкраще це по кодах пройтися і дивитеся, це п’яте місце роботи. Відповідно усі записи за цим місцем роботи матимуть порядковий номер «5» (звільнення, призначення, переведення, категорія і т.д.). Усі записи будуть під цифрою «5» міститися. Дані про установу з якою є трудові відносини. Вказується обов’язково лише назва. Я не буду прописувати повністю назву, ви розумієте, що це все індивідуально, ви пишете відносно вашої юридичної компанії або фізичної особи -підприємця. Код не обов’язковий. Дані про установу, яка вносить запис в паперову трудову книжку. Теж не обов’язково, особливо в тому випадку, коли ми зараз оцифровуємо трудову діяльність, ми не оцифровуємо паперову трудову книжку. Ми ж з вами розрізнили, Тимур Алієв говорив про це, багато лекторів на KadroLand за це говорили. Ми маємо з вами розмежувати оцифрування паперової трудової книжки і оцифрування трудової діяльності, тобто записів про трудову діяльність. Ми зараз з вами говоримо саме про другий блок. Відповідно ось ця категорія запису про паперову трудову книжку вже до нас відношення немає, тому можемо залишити повністю її незаповненою. Система прийме цей запис і не видає ніякої помилки. Тип події обираєте з переліченого переліку той, який нам підходить. В даному випадку у нас період роботи за основним місцем роботи або за сумісництвом. Зверніть увагу, що є можливість оцифрувати і зовнішнє сумісництво, і основне місце роботи. Обираємо для прикладу основне місце роботи. Далі атрибут: призначено, переведено, звільнено. У нас ми говоримо за призначення. Дату події вводите. Припустимо 10.01.2022 року. Текст запису: «Призначено за посадою бухгалтер». Тип документу-підстави не обов’язковий реквізит, однак якщо ми його виберемо, то сюди автоматично пропишиться документ-підстава, не потрібно вручну прописувати. Номер документу-підстави, припустимо 12-К/ТР. І дата документу-підстави прописуєте уже з паперового документу. Натискаю зберегти цей запис. Ось ви бачите він є, цей запис. І далі нам залишається додати підтвердження, скан-копію наказу на призначення. Часто питаю чи необхідно обов’язково подавати скан-копію підтвердження. Дійсно, колеги, необхідно. Якщо цього не зробити, запис буде відхилений. Співробітники Пенсійного фонду напишуть, що недостатньо виконано дій, потрібно додати скановану копію на підтвердження. Додаємо документ. І теж виникає питання, в якій категорії цей документ прикріплювати. І я вам скажу, це категорія перша, «Трудова книжка або документи про стаж. Саме найчастіше в ось цій категорії ми будемо підкріплювати документи. Попередньо підготовлений документ відкриваємо, прикріплюємо на веб-порталі, переглядаємо його, натискаємо на «Продовжити». І нам залишається лише натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ». Таким чином запис про оцифрування через додатковий запис буде готовим та надісланий до Пенсійного фонду. Після його успішного опрацювання ви знайдете його в категорії «Звернення». Можна по коду особи відшукати. Натикаємо «Пошук». Він опрацьовуватиметься певний період, це може бути наступний робочий день, може бути через декілька робочих днів, але не в автоматичному режимі, як ми звикли коли ми робимо певні запити до Пенсійного фонду, які опрацьовуються в автоматичному режимі і буквально в межах декількох секунд ми вже отримуємо відповіді. Друзі, по цьому блоку, по цьому кейсу, в мене все.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».

Далі. Оцифрування запису про звільнення з роботи через XML-документ. Знову XML-документ, все частіше ми до них звертаємося, та не забуваємо, що такий функціонал вже повинен нам бути звичний і ми повинні вчитися його використовувати. Аналогічно, як ми з вами робили по оцифруванню призначення через XML-документ. Знову ж таки повторюємо усі дії щодо введення даних фізичної особи на веб-портал Пенсійного фонду. Натискаємо «Продовжити». І уже звична нам кнопка «Завантажити». Попередньо підготовлений документ XML по звільненню відкриваємо. І ось ви бачите підтягнувся запис про трудову діяльність із категорією «Звільнено». Ми можемо його редагувати/вилучити або доповнити ще одним записом, вже безпосередньо на веб-порталі Пенсійного фонду. Зверніть увагу, якщо ми редагуємо цей документ. Атрибут події «Звільнено». І в нас додається, на відміну від поняття призначення, причина звільнення, яку ми обов’язково теж повинні прописати. В призначенні такої категорії немає. Яким чином це відслідковується в XML-документі? Дивіться. Відкриваю XML-документ і ви бачите ACTION_TEXT: «Звільнення з посади бухгалтера». LEAVE_REASON (причина звільнення) і тут прописується ну та причина, яка фігурувала в наказі про звільнення. Тобто додатковий атрибут з’явився у цьому XML-документі.

Що ж колеги, ось такими основними кейсами, призначення, звільнення, в межах цього вебінару  я проговорила. Однак залишається момент, який я теж хочу торкнутися у своєму блоці, а саме ті події і причини, які ми на сьогодні не можемо оцифрувати. Причина банальна, веб-портал Пенсійного фонду не оновлений під ці події. Можливо військовий час сприяв тому, що не вистачає ресурсів, не вистачає часу щоб довести веб-портал Пенсійного фонду до того нам необхідного формату, в якому ми могли б використати функціонал для оцифрування всіх подій. Я підготувала ось такий слайд. Тобто наше п’яте питання: події/записи, які не можна оцифрувати станом на сьогодні. Тобто ми їх будемо зобов’язані оцифрувати, однак на сьогодні, от на момент виходу нашого вебінару, у жовтні, ми не можемо його зробити безпосередньо на веб-порталі Пенсійного фонду. І я вам зараз все ніби покажу і підтверджу. Я витягнула типи подій окремо в слайд, але одразу ж вам відкрию в постанові ось ці типи подій, їх всього в нас 22. І певні з них ми можемо оцифрувати, ми про них активно говоримо, активно обговорюємо. Однак залишається певна кількість, не одна, не дві події, а досить велика кількість, які ми не можемо оцифрувати. З 22 типів подій, лише 13 на сьогодні можна оцифрувати. Як це перевірити? Заходжу на веб-портал Пенсійного фонду, просто додаю запис, незалежно від того по кому, це немає значення, і беремо тип події. І ось дивіться, я гортаю. Підрахувавши кількість, тут 13 подій, які можна оцифрувати. В нас, ми говоримо, їх 22. І ось такі події як: догляд за дитиною до досягнення нею шестирічного віку; повідомлення про присвоєння або позбавлення розряду/класу/звання; про присвоєння категорії; про складання присяги; призупинення дії трудового договору; відновлення дії трудового договору; період роботи/укладення гіг-контракту. Нажаль на сьогодні ми не можемо це оцифрувати. Тобто як би ви не намагалися це зробити, чи через XML-документ, чи через додатковий запис, функціонал відсутній. Нам потрібно відкласти ці накази, ці записи, до кращих часів. Звичайно може бути ситуація скластися таким чином, що багато співробітників у нас уже будуть звільнені і ми не можемо оцифрувати, припустимо, відкриється функціонал на веб-порталі Пенсійного фонду, однак зв'язок із такими співробітниками втратиться. Однак моя позиція і думка, про те, що такий зв'язок все ж таки буде залишатися незалежно від того квартальна звітність буде подана, не подана, звільнений співробітник, не звільнений, ми повинні будемо оцифрувати такі записи. Можливо фізична особа буде нам надавати таку можливість, ось як ми бачимо, є функціонал про дозвіл на витяг з електронної трудової книжки, так само дозвіл на оцифрування е-трудової в тому випадку, якщо людина вже звільнена, то тоді в нас ця функція залишиться і буде доступна. Ось так коротко, друзі, ми з вами проговорили про ті моменти, які є важливими на сьогодні при оцифруванні трудової діяльності, при передачі записів про трудову діяльність на веб-порталі Пенсійного фонду. Якщо коротко і тезисно резюмувати, то ви повинні чітко в себе в голові розділити передача паперової трудової книжки і записи про трудову діяльність. Ось ця межа, 10 червня 2021 року, має відношення, але чітко лише до тих, хто паперову трудову книжку передав до цієї дати. Відповідно після цього ви повинні оцифровувати лише записи про трудову діяльність. Якщо ви зовсім не займалися оцифруванням, то ви передаєте паперову трудову книжку з усіма записами станом на жовтень 2022 року, то вас оцифровувати трудову діяльність окремо не буде нічого, вона оцифрується через паперову трудову книжку. Тому можливо і виграли ті кадровики, які не передавали ще паперові трудові книжки, адже вони це все зможуть зробити один раз натиснувши, підкріпивши копію паперової трудової книжки і співробітники Пенсійного фонду ці записи рознесуть за них. Однак не знаю до якого періоду часу, це буде працювати, тому що веб-портал оновиться і я думаю аби часом нас не змусили робити ці всі записи через додатковий запис або через XML-документ, навіть оцифрування паперової трудової книжки. В чому проблема? В тому, що співробітники Пенсійного фонду додатково багато часу витрачають на ось це оцифрування, на розподіл паперової трудової книжки на окремі записи. В цьому проблема. Це велика кількість роботи, велика кількість часу, яку необхідно витратити для того щоб це все зробити.