Як заповнити графік відпусток на 2023 рік

Покрокова інструкція як заповнити графік відпусток на 2023 рік 

Про необхідність складання графіку відпусток йдеться у ст. 10 Закону України від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР «Про відпустки», яка застосовується і під час дії воєнного стану. Слід відзначити, що графік відпусток має бути затверджений роботодавцем та погоджений із профспілкою. Графік відпусток розроблюється як підприємствами, так і ФОП-роботодавцями.

Про граничні терміни складання графіку відпусток сказано виключно у документі ще радянських часів. Так, графік відпусток на 2023 рік має бути складений, погоджений і затверджений не пізніше 5 січня 2023 року відповідно до п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою  Державного комітету СРСР по праці і соціальним питанням від 20.07.1984 р. № 213.

На практиці доволі часто спочатку видається наказ про складання графіку відпусток, а потім вже розроблюється сам графік відпусток. У наказі про складання графіку відпусток вказується найменування підприємства – повністю та скорочено, код ЄДРПОУ, прописується великими літерами НАКАЗ, проставляється дата і місце складання, реєстраційний індекс, далі формується назва наказу – Про складання графіку відпусток на 2023 рік,  та формується констатуюча частина наказу. Далі прописується великими літерами НАКАЗУЮ і формується текст наказу. Для початку надається доручення опитати працівників щодо бажаного періоду надання їм щорічних відпусток. В умовах воєнного часу опитування може бути проведено у будь-який доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником: через Viber, електронну пошту, тощо.           

Графік відпусток  потрібно погодити  з профспілкою. Якщо на підприємстві немає профспілки, то графік відпусток погоджується з уповноваженим від трудового колективу. Про це надається доручення начальнику відділу кадрів. Також начальник відділу кадрів зобов’язується забезпечити, щоб графік відпусток затвердив директор підприємства. Затверджений графік відпусток доводиться до відома працівників під підпис, зокрема, на самому графіку відпусток, а також розміщується на дошці об’яв або корпоративному сайті. 

В шапці графіку відпусток зазначається назва підприємства, місце складання, назва документа та рік його дії. Є два способи способу затвердження графіку відпусток – особисто директором або наказом.

Якщо графік затверджується директором особисто, тоді ставиться гриф «Затверджую»,  зазначається посада, ім’я та прізвище директора, ставиться особистий підпис та дата затвердження.

На великих підприємствах, яке поділено на підрозділи, графік відпусток, як правило,  затверджується наказом з адміністративно-господарських питань. В такому випадку  ставиться гриф «Затверджено» та зазначаються реквізити наказу.

Оскільки типова форма графіку відпусток не затверджена на нормативному рівні, то  кожне підприємство самостійно розроблює форму графіку відпусток з урахуванням своїх побажань та потреб. При складанні графіку відпусток потрібно дотримуватись вимог ДСТУ 4163:2020.

В графі 1 зазначаємо номер за порядком.

В графі 2 вказуємо прізвище, ім’я, по батькові  працівника. В графік  включаються всі працівники,  у тому числі сумісники та працівники, прийняті за строковим  трудовим договором. Щодо працівників, які приймаються протягом року, підприємство самостійно приймає рішення щодо доцільності внесення змін у графік відпусток.

В графі 3 зазначається посада працівника.

В графі 4 зазначаємо вид відпустки. Під час складення і оформлення графіка слід мати на увазі, що КЗпП і Закон України від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» зобов’язують складати графік тільки щодо щорічних відпусток – основної і додаткових. Всі інші види відпусток ви маєте право  включати у графік, але не зобов’язані.

В графі 5 зазначаємо період надання відпустки. Це може бути  або конкретний період (наприклад, з 16 січня 2023 року по 29 січня 2023 року),  або місяць надання щорічних відпусток (наприклад, січень 2023 року).

У графі 6 зазначаємо кількість календарних днів відпустки. У графіку може бути передбачено поділ щорічної відпустки на частини за умови, що основна частина цієї відпустки має бути не менше 14 календарних днів.

До графіку відпусток на 2023 рік включають невикористані щорічні відпустки минулих періодів. Тобто, якщо працівник не скористався щорічними відпустками згідно із графіком відпусток на 2022 рік, то надання таких відпусток має бути відображено у графіку відпусток на 2023 рік.

У графі 7 зазначається період, за який надається щорічна відпустка. Оскільки йдеться про щорічні відпустки, то тут  зазначаємо робочий рік, за який надається щорічна відпустка.

В графі 8 працівник ставить особистий підпис, який засвідчує його ознайомлення з графіком відпусток.

У разі перенесення відпусток, про це робиться відмітка у графі 9, а у графі 10 зазначається новий період відпустки. Про випадки перенесення щорічних відпусток зазначено у ст. 11 Закону України від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР «Про відпустки». 

В Примітках може зазначатись інформація про заміну частини відпустки грошовою компенсацією, про причини, за якими працівник не зміг скористатись щорічною відпусткою,  про використання працівником лише частини запланованої відпустки.

Після табличної частини графік відпусток підписує відповідальна особа, у наведеному випадку це начальник відділу кадрів. Нижче зазначаються реквізити протоколу засідання профспілки, яким було погоджено графік відпусток на 2023 рік. 

Якщо на підприємстві немає профспілки, то графік відпусток погоджується органом або особою, уповноваженим трудовим колективом захищати права працівників.