Закриваємо особову картку і особову справу звільненого працівника

В особовій картці передбачено окрему графу «Дата і причина звільнення (підстава)» і після внесення запису про звільнення вказуєте в наступній графі свою посаду. Тобто ви ж її заповнили, як кадровик, закрили. Підпис, ініціали, прізвище. І звісно пропонуєте працівнику поставити підпис в графі «Підпис працівника». І увага, ось той нижній підпис, він заповнюється тільки но коли звільнення.

Тепер, дуже часто у вас є така ситуація. В картці П-2 не вистачило розділу V для відпусток, бо там вже всі відпустки записуються. Що ми тоді беремо? Ми беремо, продовження робимо картки. Так от, колеги, у вас може бути основна картка і цих продовжень кілька. При цьому ми, кадровик, працівник, що звільняється підписує тільки первинну особову картку, продовження підписувати непотрібно. Продовження підписувати непотрібно.

Відмова працівника у підписанні особової картки

Працівник відмовляється підписати мені особову картку. Ну я не знаю чого його переклинило. То Мінсоцполітики колись роз’яснювало, стосовно відмови працівника ознайомлюватися під розписку в особовій картці про звільнення повідомляємо, що чинним законодавством не передбачено нормативно-правового акту, що підтверджує дії працівника чи відмову у їх вчиненні, чи незафіксованих у письмовій формі. Разом із тим, на думку Мінсоцполітики, з метою фіксації і підтвердження дій працівника посадовими особами підприємств можливе складання акту, що він не захотів розписатись в особовій картці. Ну приміром він там не погоджується з підставою звільнення. Ну різні випадки бувають.

Далі. Якщо ми трудову книжку надіслали поштою, як ми при цьому заповнимо картку П-2? Як ми закриваємо картку П-2? Звісно дата, причина звільнення піде звичайна. Підпис працівника ми не заповнюємо. А в додаткових відомостях пропишемо: трудову книжку надіслано поштою, така-то заява від такого-то числа, вона зареєстрована за таким-то номером.

Якщо працівник помер. Ми так само дату та причину звільнення пропишемо. Звісно підпис працівника ми не заповнимо. І в додаткових відомостях пропишемо, що трудову книжку передано, там приміром, вдові померлого працівника такого-то числа під розписку.

Правила зберігання карток звільнених

Ми закрили собі карточки всі звільнених працівників. І ось, всі звільнені працівники, їх картки ми в себе ще будемо зберігати два роки у відділі кадрів. Бо часто це запитання: де прописано, що воно два роки має зберігатися у відділі кадрів? Воно приписано у п. 1 гл. 4 розділу VI Правил №1000/5. Справи тривалого (особова картка в нас зберігається 75 років) строку зберігання через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву підприємства в упорядкованому стані для подальшого зберігання і користування. Тобто всі особові картки, всіх працівників, які у нас звільнені у 2022 році ще 2023, 2024 рік ми будемо зберігати у відділі кадрів. З 2025 року ми їх звісно будемо передавати до архіву підприємства, можливо до архіву на аутсорсингу. Загалом то да, вони з наступного року після звільнення мають зберігатися 75 років, з яких два роки вони по зберігаються у нас.

Далі. Особові картки звільнених розподіляйте за роками, бо ми їх потім по роках будемо передавати. В середині групи, що відповідає певному року, дотримуйтесь якогось облікового порядку. Тому ми звісно особові картки звільнених будемо зберігати окремо від тих працівників, які далі продовжують працювати.

Завершення особової справи звільненого

Тепер вже папка. Тепер вже нам треба завершити папочку. Закрити папочку. Тобто і картку ми закрили, і справу ми тепер закриваємо. У нас працівник звільняється. Звісно я долучаю до справи заяву про звільнення, копію наказу про звільнення. Адже це одні з обов’язкових 25 документів, визначених абзацом першим п. 12 гл. 2 Розділу IV Правил №1000/5. Я при цьому ці документи вношу ще до внутрішнього опису. Адже на початку особової справи в мене буде внутрішній опис.

Далі. До внутрішнього опису я складу підсумковий запис про кількість документів в особовій справі. При цьому сам аркуш внутрішнього опису я його буду рахувати окремо від інших документів справи. І підсумковий запис собі засвідчить відповідна особа.

Зберігання та архівація особових справ звільнених

Так само як і особова картка, особова справа в мене так само два роки зберігатиметься у відділі кадрів. І через два роки я її передам вже на зберігання в архів. Звісно за можливості треба зберігати особові справи осіб, що працюють і що звільнених в різних шафах. Але якщо штатна чисельність у вас незначна, кількість особових справ звільнених не велика, для зберігання особових справ звільнених виділіть якусь окрему полицю у шафі, де зберігайте їх окремо від тих, хто працює.

Далі. Тепер, що у нас відбувається? У нас два роки воно по зберігалося окремо по звільнених. Тепер мені треба його передати в архів. Мені треба сформувати вже зведену особову справу з особових справ звільнених в одному році, для яких закінчився дворічний строк зберігання в поточному діловодстві.

Приклад. Працівника звільнили в травні 2020 року. Особову справу завершено в діловодстві в 2020 році. 2021-2022 роки воно зберігається у відділі кадрів. І з 1 січня 2023 року, не раніше, я вже можу передавати його до архіву підприємства.

Далі. Я звісно обов’язково проводжу експертизу цінності документів. Ну це один з обов’язкових етапів під час підготовки справ на архівне зберігання. Участь в експертизі беруть працівники кадрового підрозділу і члени експертної комісії підприємства, яку ви так само маєте створити. За правилами №1000/5 у вас має бути ще одна така експертна комісія. І звісно ми дуже полюбляємо в особову справу запхнути все. От просто все, що ми вважаємо за потрібне. І копію трудової, і витяг з реєстру ЗО, і про нерозголошення персональних даних. Коротше напхати туди все. Ні. Значить дивіться. Я під час проведення виявляю документи, що не стосуються справи. Приміром, копія наказів про надання відпустки, чи при накладанні дисциплінарного стягнення, якісь пояснювальні записки, довідки, виклики навчальних закладів тощо. Коротше все зайве я звідти прибираю. Звісно якщо воно у мене попало в опис, прописую в описі, що вилучено, вилучено, вилучено. І всі металеві скріплення, що підлягають вилученню з таких справ.

Далі. Я все групую в окрему зведену справу, які звільнені в одному році. Тобто я вилучаю всі обкладинки, в які були управлені персональні справи, адже папки ж в мене були з обкладинками.

Далі. Я в середині зведеної роблю, розміщаю за алфавітом. І виокремлюю справи окремими аркушами. На кожному окремому аркуші в мене пройде прізвище, ім’я, по батькові. Я нумерую всі аркуші документів, які в мене вміщені до цієї зведеної особової справи, починаючи з одиниці, зокрема ось ці всі роздільники (аркуші-роздільники). І на обкладинці ось тієї зведеної я пишу «Особові справи працівників такого-то підприємства звільнені в 2020 році». І ось цей заголовок ще внесу до опису справ з кадрових питань, за яким я справу буду передавати з відділу кадрів до архіву.

Якщо у мене в один рік звільнялося багато працівників. Ну може ми стикнемося з цим ну в якому році? Може в цьому році було багато звільнень, в 2022 році. 2023-2024 роки. Може стинемося з чим у 2025 році. Але у нас є обмеження. За обсягом справа тривалого строку зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів, не більше 40 мм завтовшки. Тоді я роблю кілька томів з цієї справи, якщо у мене дуже багато звільнилося. І при цьому в заголовку тому вказую, приміром, «Особові справи працівників звільнених у 2020 році з літер з А по К» (з прізвищ). А другий том у мене буде «Особові справи працівників звільнених (в тому самому) 2020 році з літер з Л по Я».

Далі. Після того, як я пронумерував, або загальну (якщо в мене влізло), або окремі томи, я звісно складаю внутрішній опис вже зведеної особової справи. Вказую прізвище працівників особової справи, які зміщено до зведеної справи і відповідні номери сторінок документів у зведеній справі. І наприкінці зведеної особової справи я вміщую ще сторінку з засвідчуваним написом. Я там пишу скільки аркушів в мене підшиті до справи і окремо скільки аркушів внутрішнього опису, адже аркуші внутрішнього опису, вони нумеруватимуться окремо.

Далі. Я це все оправляю в тверду обкладинку з картону. Ось це все прошиваю на чотири проколи, нитками (дратвою). Ось ті всі скріпки викидаю (вилучаю). І у мене що може бути? Коли я прошиваю, я ж немаю торкатися тексту. Тобто щоб такого не було, що воно от зашилося ось туди у середину, потім я будуть ось то роздирати. Якщо у мене така «фішка», що у мене під час прошивання торкання тексту, мені треба трішки наростити. Трішки наростити документи. Якщо текст дуже близько до лівого краю, потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів. Бо що може у подальшому статися? Через кілька років до вас прийде працівник за якоюсь довідкою і вам треба буде щось вилучати. Не те що вилучати, діставати його особову справу «за царя Гороха» коли він був звільнений. І там починати щось роздирати, чи може йому витяг якийсь треба буде з наказу, чи може копії йому треба буде з наказу. І ви починаєте це все, а там воно вшито. Тобто коли будете прошивати, звісно щоб текст ви не прошили.

Ну і останній вже етап. Приймання-передавання кожної справи, це вже в присутності працівника кадрового підрозділу і працівник архіву вашого підприємства. Можливо це архів на аутсорсингу буде. В кожному примірнику робляться позначки про прийняття цієї чи іншої справи. В кінці кожного примірника робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані, ну і можливо справи, що відсутні. Може щось там загубилося. Ну і ставляться підписи осіб, які здавали/приймали справи.