Аудит паперової трудової книжки: як виправити перед скануванням

Уточнення раніше поданих відомостей про трудову діяльність через веб-порталу ПФУ

Після того, як ви подаєте скан-копію паперових трудових книжок до Пенсійного фонду, то у Пенсійного фонду можуть бути зауваження, вони надходять до кабінету застрахованої особи або кабінету страхувальника, в залежності від того хто саме відправляв ці відомості на опрацювання до Пенсійного фонду. І ось ці зауваження, їх потрібно виправити. Для цього подається у нас, після виправлення подається титульна сторінка та сторінка зі змінами. Знову подавати й сканувати усю паперову трудову книжку непотрібно. Але про що я хочу тут зауважити? Бачите, Пенсійний фонд, він все одно опрацьовує, він все одно перевіряє ті скан-копії паперових трудових книжок, які ми подаємо. Він перевіряє зміст записів, які містяться у паперовій трудовій книжці. Тому перш ніж ви вирішите, що все ж таки пора подавати скан-копію паперових трудових книжок, відкрийте паперові трудові книжки своїх працівників і перевірте чи вірно у них заповнена титульна сторінка. Або минулого тижня працівниця вийшла заміж і треба виправити її прізвище у паперовій трудовій книжці. Перевірте записи. Якщо вас щось бентежить, то краще уточнити, краще підняти накази й перевірити сам наказ, перевірити факт цього запису. Тобто ви маєте провести аудит паперової трудової книжки. Не маєте, скоріше рекомендовано провести аудит паперової трудової книжки, для того, щоб коли ви передали скан-копію цієї трудової книжки, до вас не прийшли ніякі зауваження від Пенсійного фонду.

Механізми для виправлення записів на титульній сторінці ТК та записів про трудову діяльність

При цьому виправлення, можуть прийти зауваження від Пенсійного фонду і потрібно буде виправити інформацію або на титульній сторінці, або у записах про трудову діяльність. Це два різні. На сьогоднішній момент у нас діє Інструкція №58, згідно з якою ми не тільки ведемо паперову трудову книжку, а і вносимо виправлення до неї. Так ось, Інструкція №58, вона має окремий механізм для виправлення відомостей на титульній сторінці паперової трудової книжки й окремо механізм для уточнення у записах про трудову діяльність.

Почнемо із титульної сторінки паперової трудової книжки. Зміна записів в трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові, дату народження виконується власником, уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я, по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів. При цьому навіть якщо ви зараз поточний роботодавець для цього працівника. Вам потрібно внести зміни до паперової трудової книжки, її титульної сторінки. Так ось, навіть якщо подія, яка призвела до зміни на титульній сторінці, відбулася ще у попереднього роботодавця, Пенсійний фонд, як показала практика, він лояльно відноситься до того, що виправлення, виключно на титульному аркуші, на титульній сторінці паперової трудової книжки, виконує поточний роботодавець.

Яким чином внести зміни до титульної сторінки паперової трудової книжки зараза ви бачите наочно, на прикладі на слайді. Ми обережно закреслюємо або прізвище, або ім’я, по батькові, тобто все, що міститься на титульній сторінці, ми зміни вносимо за єдиним механізмом. Обережно закреслюємо невірне там прізвище чи ім’я, чи по батькові, чи дату народження, дату заповнення і зверху пишемо вірний та актуальний на цей момент здійснюємо запис чи то прізвище, чи ім’я, чи по батькові, чи дата народження. Але ось на обгортці, на обкладинці, нам потрібно пояснити чому ми внесли цей запис. Тобто пояснення також має бути. Яким чином це здійснити? Ну ми робимо, констатуємо сам власне факт того, що у нашому випадку була зміна прізвища. Ми констатуємо факт, що була зміна прізвища і викладаємо підставу. В даній ситуації це свідоцтво про шлюб. Працівниця вийшла заміж, змінила прізвище, тому і ми внесли зміни до титульної сторінки паперової трудової книжки. Далі повинен поставити свій, позначити хто саме вніс ось ці зміни. Це інспектор з кадрів. Він ставить свій підпис. Ну позначає свої ініціали та прізвище. Ну і також дата внесення таких змін також проставляється. Це один механізм.

Виправлення записів про трудову діяльність у паперовій трудовій книжці

Як я вже сказала, виправлення у записах про трудову діяльність у паперовій трудовій книжці здійснюється за іншим механізмом. Виправити записи у паперовій трудовій книжці може виключно той роботодавець, який власне і вніс цей неточний, не вірний запис про трудову діяльність. Тому ви не можете бувши поточним роботодавцем працівника, виправити запис, який здійснив там його якийсь попередній роботодавець. Цього ви зробити не можете. Проте сам механізм, якщо він зводиться до того, виправлення у відомостях про трудову діяльність у паперовій трудовій книжці зводиться до того, що вам потрібно проаналізувати, що саме у нас не точне або невірне і написати, запис номер такий-то не дійсний і проставити вірний запис або ж вірний наказ, посилання на вірний наказ, проставити вірну дату. Ви зараз бачите у нас на слайді наведений приклад коли внесено запис про прийняття, але похибка у визначенні посади. Визначено як менеджер (управитель) з персоналу, але ми знаємо, що за класифікатором професій все що у дужках або розкривається, або ми повинні були сформувати посаду менеджера з персоналу, або управителя з персоналу. Ну ми це помітили й наступним записом виправляємося. Пишемо: «Запис за №7 недійсний. Прийнятий на посаду менеджера з персоналу відділу кадрів». Тобто тепер визначили вірний запис. Ну а посилання на наказу нас залишається тим самим, оскільки у ньому похибок немає.

Наступна ситуація, це у нас невірний наказ. Тут ми бачимо, що як ми виправляємося. Ми знову ж таки пишемо: запис за номером таким-то не дійсний. Далі у нас повторюється повність запис, оскільки він вірний, але виправляється посилання на наказ, оскільки помилка саме у ньому.

Наступний варіант, це порушена нумерація. Коли у нас під номером 7 опинилося, ну так сталося, одразу два записи. Це і про прийняття і про переведення. Знову, який алгоритм? Просто пишемо: запис за номером такий-то не дійсний. І також прописуємо туж саму фразу, але уже під іншим номером, що переведений на посаду начальника відділу з кадрів. Посилання на наказ залишається таким самим. Сам запис також залишається таким самим, оскільки у нас порушена саме нумерація. А запис цей і посилання на накази здійснені вірно.