Як зареєструвати наказ: правила 2023 року

Реєстраційний індекс документу

Під час реєстрації будь-якого документа йому надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення, так званий реєстраційний індекс. І елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів. Дуже по часто запитують, а індекс і номер це одне і те саме? Номер це по факту складова індексу. Є порядковий номер у межах групи документів, що реєструється, який доповнюється індексами, які застосовуються на підприємстві, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо. Звісно ви всю цю власну індексацію, а ви її маєте розробити самостійно, за вас її ніхто не розробить, ви її маєте закріпити в інструкції з діловодства, які є обов’язковим документом для кожної юридичної особи. При цьому реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо), увага, складаються з порядкового номера, не у межах дня, не у межах тижня, не у межах кварталу і не у межах пів року, а саме з порядкового номера у межах року. Бо ви часто запитуєте, а де це прописано, що воно має бути у межах року? А от це прописано у п. 5 гл. 3 Розділу ІІІ Правил №1000/5. Так от, у межах року. Це залізне правило, яке стосується абсолютно всіх. Це ну норма. Але при цьому з метою розрізнення груп, наказів (розпоряджень) з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. І система таких індексів, знову ж таки, розробляється вами самостійно і закріплюється вашою інструкцією з діловодства. При цьому складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.

Групування наказів та приклади реєстраційних індексів

Ви знаєте чудово, що у нас всі накази групуються за чотирма видами. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань тривалого строку зберігання і тимчасового строку зберігання. Звісно я собі в інструкції з діловодства визначаю як я буду, які реєстраційні індекси я їм буду надавати. Так от, якщо це основна діяльність, я б в такому випадку використовував збірник №7. Якщо можливо ви буду використовувати щось ваше, власну інтуїцію, власну думку, у вас можливо накази з основної діяльності будуть містити якісь літерні позначки. Я ніколи не ставлю в наказі з основної діяльності літерну позначку. Тобто я розумію, якщо у мене наказ просто з номером, це апріорі й так зрозуміло, що це наказ з основної діяльності. Я використовую збірник №7, тому що я його обожнюю так само як і Правила 1000/5, а там прописано, просто номер. Далі. Якщо це накази адміністративно-господарських питань – номер, похила риска, АГП. Знову ж таки, я використовую ось таке позначення в збірнику №7. У вас почасто, ви не можете між собою розрізнити чим наказ з основної діяльності відрізняється від наказу з адміністративно-господарських питань. А це принципові речі, адже вони мають різний строк зберігання. Далі. Накази з кадрових питань особового складу, вони діляться на тривалого строку зберігання (тобто 75 років) і тимчасового строку зберігання (тобто 5 років). І що до яких наказів відноситься нам визначає ст. 16 Переліку №578/5. Так ось, я для себе обрав «1/п-тр», може у вас «к-тр», може у вас там щось взагалі своє. Бо я люблю, в такому випадку, букву «п», ну наказ з персоналу. Так? Для тимчасових – «п-тм». У вас може бути все, що завгодно. Хтось там полюбляє «к-тр», хтось полюбляє «п-тр», воно абсолютно не принципово, як ви закріпите у вашій інструкції з діловодства, так воно і буде.

Реєстраційний індекс заяви

Далі, заяви. Заяви так само реєструються. При цьому, якщо у вас величезна кількість заяв і можливо, що вони реєструються в окремих журналах, ви так само можете додавати там реєстраційні індекси. Приміром, про прийняття на роботу – через похилу риску «п». Про переведення – «пп». Про звільнення – «з». Можете, якщо у вас всі заяви реєструються загалом, можете там взагалі не виокремлювати. Знову ж таки, все залежить від вашого документообігу.

Реєстрація документів в межах року

Далі. У нас є чотири групи наказів і у нас є відповідно чотири групи реєстраційних форм. Так от, в межах року у нас формуються реєстраційні журнали, картки, електронні бази. Окремо з основної діяльності наказів. Окремо з кадрових питань тривалого строку зберігання і тимчасового строку зберігання. І з адміністративно-господарських питань. Строки зберігання ви бачите на слайді. І аналогічно такі строки зберігання у журналів і такі строки зберігання у нас і у наказів. Тобто якщо у вас журнальна форма, то у нас як мінімум має бути не один, не два і не три, а чотири види журналу реєстрації наказів. З основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань тривалого строку зберігання і з кадрових питань тимчасового строку зберігання. В одне ми до купи не ліпимо, тому що у них у кожного свій строк зберігання. В них є своя фішка, пов’язана зі знищенням. В них є своя фішка, пов’язана із тим, що коли ви, приміром, ліквідуєтесь, то мені треба піти в трудовий архів і це все поздавати туди.