Паперова трудова книжка: коли віддати працівнику

Видача трудової книжки при звільненні

Ви маєте взяти за апріорі, що у день звільнення, якщо паперова трудова книжка зберігається ще у нас, ми маємо її передати працівнику. Якщо він відсутній, то головним чином, це направити йому повідомлення із проханням забрати його паперову трудову книжку.

Отже, момент перший, коли ми віддаємо паперову трудову книжку на зберігання працівникам? Коли він звільняється.

Наступна теза. Ми бачимо, що Закон №1217 диктує нам про працівника, який звільняється до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність, обов’язок встановлює для роботодавця видати належно оформлену трудову книжку працівнику у день звільнення. Тобто, що ми маємо з цієї норми? Навіть якщо на день звільнення паперова трудова книжка працівника ще не сканована, не опрацьована або сканована, але не опрацьована Пенсійним фондом, або вона там не оцифрована, в залежності від того, який спосіб передачі відомостей з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду обрали. Навіть якщо вона не сканована, не оцифрована, не передана до Пенсійного фонду, настає день звільнення, роботодавець не робить ніяких додаткових дій стосовно її уже передачі на сканування або оцифрування, він у день звільнення видає паперову трудову книжку, не залежно від того, у якій стадії знаходиться передача відомостей з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду. Тобто є обов’язок – віддаємо. Сканована, не сканована, для роботодавця це значення не має.

Видача трудової книжки без звільнення

Інший момент, коли паперову трудову книжку можна віддати на зберігання працівнику. Він стосується воєнного стану. Воєнний стан у нас діє, на жаль, а відповідно у нас діє Закон №2136 і ст. 7 визначає, що ведення книжок та архівне зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно. Тобто по суті ця норма дозволяє роботодавцю, який знаходиться в районах активних бойових дій видати паперові трудові книжки на зберігання працівнику. Тобто якщо роботодавець бачить небезпеку подальшого зберігання паперових трудових книжок саме у нього, то він може одноосібно прийняти рішення про передачу паперових трудових книжок працівникам. І на мою думку це буде вірне рішення, адже трудовий стаж є важливим для будь-якого працівника і його подальше відновлення, це доволі така, може виявитися досить складною процедурою. Тому якщо, не дай Боже, ви таке бачите, район активних бойових дій, то знайте, що у роботодавця все ж таки є право одноосібно прийняти рішення і видати паперові трудові книжки на зберігання своїм працівникам.

Законодавчі норми щодо передачі відомостей до ПФУ перед видачою ТК

І наступний, найбільш такий дискусійний момент видачі паперових трудових книжок для зберігання працівникам. Ми бачимо, Закон №1217, після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. При цьому, ви зараз бачите на слайді, до цього абзацу у нас є ще доволі такий довгенький абзац у нормі, у якому йдеться по те, що ми власне протягом п’яти років маємо відомості з паперової трудової книжки передати до Пенсійного фонду. І далі ось ця фраза: «після завершення цих робіт, наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис». І це досить дискусійна норма. Тут існує дві протилежні точки зору. І все через те, що ця норма ось так виписана: «цих робіт». Ми не розуміємо яких це робіт. «Цих робіт» мається на увазі якщо ми відсканували паперові трудові книжки своїх працівників, все, Пенсійний фонд їх опрацював, відомості з паперових трудових книжок вже потрапили до системи Пенсійного фонду, то чого ж нам їх зберігати? Ми можемо прийняти рішення про їх видачу. Ніби так, але я квапитися у такому випадку все ж таки не раджу. І все через те, що ось така прописана неоднозначна норма. Оскільки є протилежна думка і її прихильники вважають, що треба дочекатися саме 10 червня 2026 року, якщо працівник до цього моменту не звільниться, при цьому паперові трудові книжки будуть відскановані й передані до Пенсійного фонду, то у такому випадку можна видати паперову трудову книжку тільки після 10 червня 2026 року. Тобто після того, як перехідний процес з паперової на електронну трудову книжку завершиться повністю. Для того, щоб не наражати себе на якусь небезпеку, не думати про якісь наслідки, якщо ви відсканували паперові трудові книжки своїх працівників, я не раджу робити флешмоб з їх видачі одноосібно. Тобто відсканували, передали до Пенсійного фонду, опрацьовані Пенсійним фондом, безпечніше, на даний час, саме на даний момент, їх продовжувати зберігати на підприємстві.

Документальне оформлення видачі трудової книжки на прохання працівника

Але разом із тим працівник може самостійно звернутися до роботодавця з проханням видати йому паперову трудову книжку на зберігання йому. Як реагувати на такий запит (вимогу) працівника? Ми у редакції дотримуємося думки про те, що все ж таки в цьому випадку слід задовільнити вимогу працівника. При цьому якщо працівник звертається до вас з проханням видати паперову трудову книжку, ми приймаємо рішення про її видачу незалежно від того сканована вона або оцифрована. Але для цього знову ж таки для убезпечення себе і для подальшого кадрового діловодства все ж таки має бути заява від працівника. Але чесно кажучи така заява, вона, як на мене, виглядає доволі просто. Ми бачимо свого працівника, бачимо його посаду, нічим вони не відрізняються за оформленням від інших заяв. Але треба прописати працівнику «прошу видати на зберігання мою паперову трудову книжку». Ми отримали заяву. А розмірковувати чи видавати, чи ні, ну я раджу видавати, якщо ми отримали таку заяву від працівника, оскільки все ж таки паперова трудова книжка, це власність працівника. З урахування тих моментів, які у нас зараз відбуваються у Державі, то все ж таки безпечніше коли працівник самостійно несе відповідальність за збереження своєї паперової трудової книжки. Але, отримали заяву і на підставі неї ми видаємо наказ про видачу трудової книжки. Бачите, такі стандартні моменти з ДСТУ, адже все ж таки ми кажемо про кадровий документ. І власне бачимо текст самого цього наказу. Що у ньому треба прописати? Кому ми віддаємо паперову трудову книжку на зберігання ним особисто, прописуємо цю фразу. Далі під час отримання трудової книжки ознайомити, у нашому випадку Андрія Горового, під підпис у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладка до них. Виконання наказу покласти на інспектора з кадрів. І в якості підстави ми визначаємо заяву цього працівника, який звернувся до нас з проханням видати йому паперову трудову книжку для зберігання.

Для чого потрібен цей процес? Заява нам потрібна для того, щоб підтвердити про те, що ініціатива отримання паперової трудової книжки на зберігання йшла саме від працівника. На підставі цієї заяви ми видаємо наказ. І наказ нам потрібне для того, щоб внести запис у книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.