Інструкція як заповнити заяву, наказ, повідомлення на отримання трудової книжки при звільненні
В день звільнення працівника власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку відповідно до п. 4.1 Інструкції № 58. Зверніть увагу, якщо працівник в день звільнення не може особисто отримати трудову книжку, то надіслати її поштою можна тільки за письмовою згодою працівника.
Розглянемо два способи надання працівником згоди на направлення трудової книжки поштою.
Перший спосіб: працівник одразу в заяві про звільнення висловлює своє бажання отримати паперову трудову книжку поштою.
В шапці заяви працівник зазначає посаду, ім’я та прізвище керівника підприємства, нижче розміщується посада, прізвище та ім’я працівника. В тексті заяви працівник вказує причину, підставу та дату звільнення, а також визначає своє бажання отримати паперову трудову книжку поштою та адресу, на яку роботодавець має переслати його паперову трудову книжку.
На підставі отриманої від працівника заяви роботодавець видає наказ про звільнення.
В наказі зазначається найменування підприємства – повністю та скорочено, код ЄДРПОУ, прописується великими літерами НАКАЗ, проставляється дата і місце складання, реєстраційний індекс, далі формується назва наказу про звільнення.
Далі прописується великими літерами НАКАЗУЮ і формується текст наказу. Зверніть увагу, що в наказі про звільнення окремим пунктом зазначається інформація про направлення трудової книжки працівника поштою на адресу, зазначену в заяві. Далі йде реквізит підпис керівника підприємства.
Розглянемо другий спосіб отримання від працівника згоди на направлення трудової книжки поштою, який безпосередньо прописаний у 4.2 Інструкції № 58. Цей спосіб застосовується тоді, коли працівник не може бути присутній у день звільнення у роботодавця і при цьому у заяві про звільнення не вказав, яким чином бажає отримати паперову трудову книжку, яка й досі зберігається на підприємстві.
Отже, роботодавець в день звільнення направляє працівнику Повідомлення з пропозицією забрати трудову книжку особисто або надати письмову згоду на направлення трудової книжки поштою.
В шапці Повідомлення вказується найменування підприємства – повністю та скорочено, місце да дата складання та реєстраційний індекс. Також потрібно зазначити ім’я та прізвище працівника, якому направляється Повідомлення та зазначається адреса Отримувача. Далі формується назва «Про необхідність отримати трудову книжку».
В першій частині Повідомлення працівнику пропонується звернутись безпосередньо до відділу кадрів для отримання своєї трудової книжки. Буде доцільним надати працівнику інформацію про адресу та часи роботи відділу кадрів підприємства.
В другій частині Повідомлення працівнику пропонується надіслати трудову книжку поштою, для чого він має надати письмову згоду на направлення трудової книжки поштою. Важливо проінформувати працівника про неможливість пересилання трудової книжки за кордон поштою.
Повідомлення підписує відповідальна особа, у наведеному випадку- це начальник відділу кадрів.
Після отримання Повідомлення працівник обирає для себе зручний спосіб отримання трудової книжки і у разі , коли він бажає отримати трудову книжку поштою, йому необхідно надіслати роботодавцю письмову заяву про направлення йому трудової книжки поштою. Така заява складається наступним чином. В шапці заяви зазначаємо посаду, ім’я та прізвище керівника підприємства, нижче вказуємо прізвище та ім’я особи, яка бажає отримати паперову трудову книжку. В тексті заяви особа дає згоду на направлення трудової книжки поштою і вказує адресу, на яку роботодавець має направити йому трудову книжку.
У разі, коли трудова книжка надсилається поштою, в Книзі обліку руху трудових книжок, у графі 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» потрібно зазначити дату вручення працівнику поштового відправлення, яка зазначена в повідомленні про вручення. Усі документи, пов’язані з пересиланням ТК поштою (заява працівника, квитанція (чек) про відправлення листа, опис вкладення, повідомлення про вручення із розпискою про отримання), зберігайте разом із Книгою обліку. Приміром, у спеціальному конверті, прикріпленому до внутрішнього боку обкладинки Книги обліку.
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».
