Паперові трудові книжки-2023: як заводити і вносити записи

Якщо я відкриваю, дуже уважно читаю, ст. 24 КЗпП, що при укладанні трудового договору громадянин зобов’язаний подати трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. По всіх працівниках, які у нас прийняті з 10 червня 2021 року, трудова книжка зберігається у працівника. У ФОПів завжди трудові книжки зберігалися на руках у працівників. У юридичних осіб тільки по нових працівниках, з 10 червня 2021 року.

Внесення записів до ТК працівників, прийнятих на роботу до та після 10.06.2021р

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку, не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. І увага, якщо працівника ви прийняли на роботу ще до 10 червня 2021 року і трудову книжку продовжує зберігати підприємство, то запис до неї звісно здійснюється без жодної вимоги. Ну чому? Тому що такий висновок можна зробити з Закону №1217, з його перехідних положень. Тобто якщо я, як юрособа, продовжую зберігати трудову книжку в себе, я її продовжую оформлювати так, як і було до 10 червня 2021 року. Якщо до мене приходить новий працівник, в якого взагалі немає трудової книжки, якщо він висуває вимогу про оформлення, що це його перше місце роботи, я йому оформлюю трудову книжку. Якщо до мене приходить працівник після 10 червня 2021 року, в якого вже є трудова книжка, на його вимогу я туди вношу записи.

Стаття 48 КЗпП, вона не передбачає, у якій формі (в усній чи письмовій) має бути висловлена вимога працівника. І як варіант, якщо це оформлення трудової книжки вперше, це може бути або в заяві про прийняття на роботу, це може бути в окремій заяві, приміром: «у зв’язку з тим, що ТОВ «Альянс» є моє перше місце роботи, прошу оформити мені трудову книжку». Звісно, якщо такої вимоги не буде, то навіть якщо це перше місце роботи, ви нічого не оформлюєте.

Ситуація, коли у працівника вже є трудова книжка і туди треба внести запис. Це може бути або в заяві про прийняття. Це може бути окрема заява. Це може бути кілька окремих заяв. Ну у моєму випадку, в заяві про прийняття на роботу: «Прошу вносити до моєї трудової книжки (серія та номер) записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі». Знову ж таки, приймаючи працівника на роботу, я вже знаю, що йому потрібні всі записи. Дехто формує окремі заяви: «Прошу внести запис про прийняття», «Прошу внести запис про переведення», «Прошу внести запис про звільнення». Хтось жодних заяв не бере, мотивуючи це тим, ну якщо в мене в руках, він мені й так дав свою трудову книжку, внесіть мені запис про прийняття/звільнення, то тим самим він начебто висловив свою вимогу. Тому ви цей момент вирішуєте виключно на вашому локальному рівні. Чи будете ви десь це фіксувати письмово, чи у вас достатньо буде усно.

А можлива ж інша ситуація. Я до вас вперше прийшов на роботу, у мене трудової книжки немає. Я вам кажу: «Мені треба трудова». І кажу, кажу, «довбаю» вас, «довбаю». І ніде не зафіксована моя вимога у вигляді заяви чи в заяві про прийняття її немає. Тому звісно у випадках з працівниками, в яких взагалі немає трудової книжки, то звісно краще десь цю вимогу документально фіксувати. Чи в окремій заяві, чи в заяві про прийняття на роботу, що якщо ви дійсно моє перше місце роботи, оформіть мені, будь ласка, трудову книжку.

Внесення записів до ТК про роботу за сумісництвом

Чим регламентується на сьогоднішній момент ведення трудової книжки? Інструкція №58, в якій не змінилося нічого. Те що трудова книжка, вона ведеться за основним місцем роботи, а за сумісництвом ми записи вносимо тільки після того, як працівник звільниться з сумісництва. Тут нічого не змінилось. Якщо ось це у мене було «А» - основне, якщо у мене ось, то було «Б» - сумісництво. І основне буде вносити запис про сумісництво, і не буде запису «Прийнятий за сумісництвом». Тут нічого не змінилося за всі ці роки. Тому що запис «за сумісництвом», він вноситься окремим рядочком, після того, як це сумісництво закінчиться. І коли я з «Б» принесу копію наказу прийняття та копію наказу про сумісництво, і коли в мене ось це сумісництво закінчиться, якщо воно вам навіть треба там для медичної атестації раз на п’ять років, то все одно запис про сумісництво вноситься тільки після того, як сумісництво закінчиться. І я ось тут прийду на «А», його не «Б» вносить, його вносить «А». Нічого ж не змінилося. Після того як сумісництво закінчиться на «Б» і буде наказ про прийняття і наказ про звільнення. На цей момент зверніть увагу.