Заповнюємо наказ про звільнення та копії

Інструкція як заповнити наказ про звільнення та копії

Відповідно до норми статті 47 Кодексу законів про працю в день звільнення працівника роботодавець зобов'язаний  видати йому копію наказу або розпорядження про звільнення.

Розглянемо порядок складання наказу про звільнення та його копії. 

В наказі зазначається  найменування підприємства – повністю та скорочено, код ЄДРПОУ, прописується великими літерами НАКАЗ, проставляється дата і місце складання, реєстраційний індекс. Зверніть увагу, що наказ про звільнення відноситься до наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.

Далі формується назва наказу, у наведеному прикладі  «Про звільнення за власним бажанням Марії КРАСОВСЬКОЇ».

Окремо зауважимо, що підприємство самостійно визначає – вказувати чи ні у назві наказу про звільнення ім’я і прізвище працівника, а також підставу для звільнення.

Далі прописується великими літерами НАКАЗУЮ, ставиться двокрапка і формується текст наказу.  В першому пункті наказу зазначається інформація про дату та підставу для звільнення працівника. В другому пункті наказу надається розпорядження бухгалтерії про виплату суми компенсації за відповідну кількість днів невикористаної щорічної  відпустки, за необхідності – соцвідпустки на дітей. Якщо на день звільнення працівником використано усі дні щорічної відпустки і соцвідпустки на дітей, то  пункт про компенсацію не прописується. Якщо на день звільнення у працівника є наперед використані дні щорічної відпустки, то вписується пункт про відрахування їх оплати, крім випадків, визначених у ст. 22 Закону про відпустки.  

Нижче зазначаються підстави для звільнення. У наведеному прикладі це заява працівника про звільнення за власним бажанням, вказуємо її дату і номер реєстрації. Далі йде реквізит підпис керівника підприємства.

На наказі про звільнення може проставлятися реквізит віза, якщо це передбачено Інструкцією з діловодства вашого підприємства. Адже, як визначено у Правилах № 1000/5, конкретні правила і підходи візування наказів із кадрових питань, у тому числі про звільнення, слід прописати в Інструкції з діловодства.

У разі необхідності візу проставляють нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля.

На слайді ви бачите приклад формулювання візи: назва посади, підпис, ім’я і прізвище великими літерами, дата.

З наказом потрібно ознайомити працівника під підпис, тому далі формується відмітка про ознайомлення із наказом за правилами, визначеними ДСТУ 2020.

Так, прописується «З наказом ознайомлений або ознайомлена»,  двокрапка, працівник ставить особистий підпис, зазначається власне ім’я та прізвище великими літерами, та вказується дата ознайомлення.

Також в наказі потрібно зафіксувати отримання працівником копії наказу. Його формулювання не визначено ані у ДСТУ 2020, ані у Правилах № 1000/5. Тому діємо як і при проставлянні відмітки про ознайомлення з наказом. Прописується: Копію наказу отримав або отримала, двокрапка, працівник особистим підписом підтверджує факт отримання копії наказу, зазначається власне ім’я та  прізвище працівника великими літерами та вказується дата отримання копії наказу.

Після того, як наказ про звільнення буде підписаний, він вважається  єдиним оригіналом наказу, з якого потрібно зробити копію. Відповідно до Правил № 1000/5 копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Для виготовлення копії наказу потрібно зробити ксерокопію з оригіналу наказу та засвідчити її відповідним чином.

Так, відповідно до Правил № 1000/5 копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.  При цьому напис про засвідчення копії документа повинен складатись зі слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, а також  дати засвідчення копії.  

Зверніть увагу, що Правила № 1000/5 більше не містять вимоги про проставлення  слова «Копія» в верхньому правому куті  копії наказу про звільнення. Натомість, як уже було зазначено, на копії наказу про звільнення слід проставити реквізит «Згідно з оригіналом».  

Згідно з Правилами № 1000/5 напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу, а саме:  служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо за наявності. Про те, яку саме печатку ставити на написі про засвідчення копії наказу про звільнення, потрібно прописати в Інструкції з діловодства підприємства. Якщо підприємство не використовує печатку, то напис про засвідчення копії наказу про звільнення не скріпляється печаткою.

У наведеному прикладі копію наказу засвідчує начальник відділу кадрів, яка нижче реквізиту підпис, візи у разі наявності і відміток прописує: «Згідно з оригіналом»,  вказує свою посаду,  ставить особистий підпис, прописує власне  ім’я та прізвище великими літерами та нижче зазначає дату засвідчення копії.